主要表现

（1）施工现场协调会或是其他关键性会议上，没有形成会议纪要，事后无法证明会议内容。

（2）施工现场协调会或是其他关键性会议虽然记录有会议内容，但没有相关与会人员签字，无法证明会议记录的真实性。

（3）关键与会人员签字代表没有明确的授权，或者超出授权范围签字。

（4）未履行公司内部审批程序，签订对合同内容作出实质变更的会议纪要。

法律后果

（1）如果现场协调会没有会议记录，或虽有记录但未形成会议纪要，或参会人未签名，总包方可能面临原本有利己方的会议决议事后被反悔、推翻而无法执行的风险，对己有利的会议纪要成为“空头支票”。

（2）参会人员没有相关授权的，事后该签字不被相关单位认可，签字文件中的内容对相关单位不产生法律效力。

（3）会议纪要内容若涉及双方权利义务变更但又未能经过公司规定程序审批的，履约过程中容易产生争议，可能导致公司利益受损，且存在审计风险。

防范措施

（1）开会前制作签到表，签到表应反映会议主题、时间、地点，并列有单位、人员等栏目供与会人员填写。

（2）会后立即出具会议纪要并由与会人员签字确认，多页的，每页都应签字。严格审查签署会议纪要人员的授权情况，确保具有权限的参会人员对会议纪要内容确认。如果发生与会人员无法当场签字确认的情况，建议会后将会议纪要通过电子邮件等方式送达给与会人员，并同时发文告知与会人员在规定的期限内未提出异议视为认可。要注意送达凭证（签收、邮寄回单等）的收集和保管。在一些特殊情况下，可以通过录音录像的方式固定会议内容。

（3）在履约过程中，如发生涉及双方权利义务变更的情形，优先选择补充协议的形式，明确双方权利义务及责任。例如采用会议纪要形式的，应通过一定方式履行公司内部审批程序，且应在事后将其转化为补充协议。