一、公司级三大主流程
通过对几百家中国企业访谈和调研,我发现,这些企业要么没有流程,要么将流程束之高阁,甚至在企业内部已经达成了共识:企业做流程没有用,大家的执行力不足。
我并不是说企业建立了流程,流程得到了执行,就可以杜绝问题。但大量领先企业的成功实践表明:通过流程建设,可以大大降低这些问题发生的概率,如国外的IBM、国内的华为、联想集团、万科地产、深圳迈瑞科技等优秀企业。
曾经提出BPR(业务流程再造)的美国流程优化专家迈克尔•哈默,将卓越企业和普通企业对比后得出结论:对于21世纪的企业来说,流程非常关键。优秀的流程将使成功的企业与其他竞争者区分开来。
对于企业的流程建设,我们要统一规划、分步建设,如就企业产品运作而言,规划出公司级的主流程和支撑这些主流程运作的子流程:成功的企业往往有公司级的三大主流程。说它是公司级的主流程,是因为这些流程中规定了为了达到最终目标,需要各业务部门共同努力,而不仅仅是一个部门的事情。如产品开发流程,不是技术部门就能把产品开发出来的,需要市场部门、采购部门、质量部门、生产部门等协助完成。
在企业产品运作方面,公司级三大流程分别是:
(1)产品市场管理流程(MM),其目标是对市场进行分析,规划出公司要开发的产品,涉及销售部门、市场部门、服务部门、技术部门等。
(2)集成产品开发流程(IPD),其目标是快、好、省地将产品推向市场,涉及所有业务部门。
(3)集成供应链流程(ISC),其目的是快速履行合同项目,涉及销售部门、采购部门、生产部门、质量部门等。
二、如何建好三大流程
(一)流程设计要树立客户的观点
流程是为客户更好地服务而设计的,公司内部组织(部门)是因为流程而建立的。按照成功的流程做事,产生成功的结果的可能性大大增强。所以,为了指导公司内部的业务团队更好地工作,有必要设计流程。一个成功的流程是由资深顾问和企业资深业务人员共同设计而成的,集成产品开发流程是为了向客户快速、完整地交付产品,为指导企业内部业务团队(产品开发团队)工作设计的。
设计流程要站在终点的客户角度。从客户的角度看待流程目标,目标不止一个,如产品开发流程,不仅仅是为了交付一个合格的产品,而是要交付合格的产品包:不仅产品本身是合格的,还要有产品使用指导、产品说明(要在流程中设计“资料开发”的活动等),要有售后服务(要在流程设计“开发服务策略”、“开发服务方式”等)。站在公司的角度,这个产品是能宣传的(要在流程中设计“开发市场宣传资料”等)、产品是能够注册的(在流程中要设计“开发产品注册资料”等)、项目结束是能够申报专利的(在流程中要设计“开发专利交底文件”等),只有这样,产品开发流程才是完备的。
企业的实际情况是,产品开发往往只是技术人员把产品本身提交出来,其他方面并没有在产品开发项目中体现出来。
(二)流程是分阶段的
将流程分阶段设计,一是为了控制业务活动;二是对管理者来说,业务活动是透明的,要做到可视化管理。
如产品开发流程,往往会按照概念阶段、计划阶段、开发阶段、验证阶段、发布阶段进行设计。在概念阶段结束时会设计一个决策评审点,由公司的高层领导决定要不要推进这个产品开发项目。在验证阶段结束时,决定要不要向市场发布产品。因为每次通过决策走向下一个阶段,都意味着要继续投资。
另外,在每个阶段内也会设计一些技术评审点,关注技术实现成熟度,通过技术评审点设计降低返工成本,如在概念阶段设计针对市场需求的评审点,在计划阶段设计针对技术方案的评审点。
(三)要建立“端到端”的观念
设计流程时,我提倡“端到端”的设计理念。所谓“端到端”,是指为了最终的目标,要把所有的角色、所有的活动识别出来,漏掉一个角色、漏掉一个活动,都将会对目标的实现产生影响。
(四)流程中活动的颗粒度要细到可以执行
流程是分级的,给公司领导设计的流程,我称之为高端流程,有具体的阶段和主要的控制点就够了。开发人员如果只有高端流程,就是一个不可操作的流程。
我发现,一些通过ISO9000认证的企业程序文件得不到执行,其中一个原因就是没有把活动识别到可以执行的颗粒度,特别是给基层人员设计的流程,要求细到一个人一周内要完成的工作。如设计产品开发流程时,往往不是一个比较粗的“实施测试分析”活动,而是将“测试分析”细分为“制订测试方案”、“准备测试环境”、“实施测试”、“编写测试分析报告”等具体的活动,这样对开发人员才具有指导作用。
(五)和业务人员共同创作
在一些企业中,我经常发现,指导业务团队的工作流程往往是管理者,或是顾问设计出来后让员工被动执行,这样做的效果并不好,为什么呢?我进行了细致的分析,一是领导者和顾问并不了解细致运作的活动和方法,制订出来的流程和实际运作情况严重脱节;二是从心理上分析,员工认为这是站在领导者或顾问的立场上制订出来的流程,并没有站在员工的立场上,让员工甘心情愿地执行这些流程很难。
所以,在制订业务流程时,管理者和员工要共同探讨、共同设计,设计出双方认可的流程指导业务工作队伍。