开会的第一性原理

为了验证以上说法,我们从“第一性原理”的角度对此重新思考。

第一性原理因“钢铁侠”马斯克(Elon Reeve Musk)火遍全球。简单来说,第一性原理是任何一个事物/系统/理论中最本源的知识,是其中最基础、最坚硬、最不可简化的东西。比如说,欧几里得几何学的五大公设是它的第一性原理,如果要颠覆欧几里得几何学,只需颠覆其五大公设即可,于是,非欧几何出现了。

越是理性的事物/系统/理论,越会运行在一条或几条基本原理上。数学原理、物理学原理和化学原理就是这样的“一组”基本原理,制造业的多数第一性原理都出自于其中。第一性原理的最佳思考方式就是用数学、物理学或化学原理的角度出发,从本质开始抽丝剥茧,层层累加。

将会议进行拆分,我们可以得到其中的基本元素——感觉、知觉、短时记忆、思维和想象,其衍生因素包括声音、文字、表情、知识点、心理特点、生理特点、认知结构、群体氛围等等,这些因素组合后形成了表达、理解、沟通、再表达、再理解……,以上内容均属于认知有效性范畴之内,在认知有效性的基础上才会有认知交锋、认知改变、认知融合以及随之而来的协作行为。由此,“三一会议法”的第一性原理可以描述为“参会者的认知有效性是会议效率的来源”。

我们采用苏格拉底谈话法12,运用演绎逻辑进行验证。

- 问题一:(话外音)开会的目的和本质是什么?从这个角度看,会议效率与参会者的认知有效性有多大的关系?

开会的目的是为了达成协作,而达成协作的必由之路是沟通,深度沟通必然带来深度协作。因此,会议的本质13是增强沟通深度,参会者的认知有效性对此有最直接的作用——沟通过程中表达方的认知完整度、表达准确度和接收方的认知完整度、理解准确度。从这个角度看,会议效率来源于参会者的认知有效性。

- 问题二:(话外音)在企业实践中,参会者是否难以深度沟通?

人类的认知过程艰难、认知能力天生受限,加之需要语言媒介与外部沟通,造成了企业组织中人与人深度沟通难度非常大。举个简单的例子,当会议人数超过8人时,与会人的名字我们都不见得能随意(不假思索)地叫出来,何况在复杂的认知交锋、认知改变、认知融合的情况下,我们难以期望参会者能进行深入沟通。在企业实践中,管理者如果拥有一定的经验就会知道,沟通顺畅、与他人达成共识是一件美好而又极为困难的事情。

- 问题三:(话外音)以上说法有依据吗?依据来源可靠吗?

以上说法的依据来自五个方面。第一是脑科学中的意识发生研究,指出人类的认知是一个非常复杂的过程;第二是哲学家罗素(Bertrand Arthur William Russell)对人类的感性、知性和理性进行了清楚的剖析,指出人类认知世界的局限性;第三,现实之中无处不在的误解、偏见、壁垒……导致人与人之间沟通交流障碍极大。第四,交流双方的语言能力不佳和理解能力有限会大幅度降低会议效率,在现实中有无数的例证。第五,在人类所有的实践领域中,知识的复杂性都与日俱增,导致认知的难度进一步加大。以上依据来源均相当可靠。

- 问题四:(话外音)别人对此会有什么想法?

Q:企业中有一部分不需要太多认知互动(认知交锋、认知改变、认知融合)的会议,如果“三一会议法”致力于提高人类在会议中的认知有效性、增强沟通深度,那么这部分会议如何解释?

A:大部分信息传达会议不需要认知互动,提升认知对提高会议效率帮助有限。但是,这类会议往往不需要当面会议沟通,通过资料群发、无线广播等媒介也可以实现目的。

Q:是否目的单一的会议比目的多元的会议效率要高?

A:完全同意。目的单一必然使与会者更容易理解会议要求,也能够集中注意力、有利于有效表达,必然会提高会议效率。

Q:在目的单一的情况下,会议议题是否也应该单一,使得会议效率进一步提高?一次会议只讨论一个议题是否会提高会议效率?

A:部分同意。就会议本身而言,议题单一会使得认知难度降低、认知有效性提高,必定会使会议效率更高。但现实中凑齐与会人员并不容易,有时需要在一个集中时间段讨论多个议题,。

- 问题五:(话外音)如果错了,后果是什么?如果后果很严重要不要再想想?

后果不严重,每家企业都可以进行尝试。即使和企业现实的匹配度不高也不要紧,错误本身也是认知的演进过程。

- 问题六:(话外音)最开始的意见对吗?是否要调整?

应该不需要调整,经过思考可以再延展。

- 问题七:(话外音)再琢磨琢磨?

……

能够提高认知有效性的办法都有助于提高会议效率,本书中的“三一会议法”完全建立在对此的认知上。书中的方法,包括设置召集人、主持人和记录人、设定主题引导发言、会议室内设置议程电子提示等等都是为了提高参会者的认知有效性,可以说,本书的全部内容是围绕提高参会者认知有效性撰写的。