在今天的企业环境中,会议主持人的作用被大大低估了!
试想一下,你对会议主持人的印象是什么?
是否只是在会议开始的时候,主持一个破冰环节确保每个人都被介绍过;或者是在会议中间串一下场,避免没人说话比较尴尬;或者是按照议程要求,一条一条地向下念……一个刚入职的新人如果形象好、口才不错就可以让他(她)客串一把了。
“三一会议法”多数会议中职责最重的就是主持人,他(她)是会议的推进者,主持人要做的事情是创造一个独立王国,在王国中,主持人占据超然的地位并以此推进会议进程。主持人参与组织会议和负责主持推进会议,其具体职责包括以下九点:
1. 与会议召集人配合,在明确会议目标的前提下,深入思考议题和议程的合理性,并确定议程和发言模式。
2. 确保会议准时开始,按照会议议程进行。期间严格把控会议时间和进度,避免会议的拖沓和冗长,并按时结束会议。
3. 控制“立场强硬的人”、“话多的人”、“声音大的人”发言时长。
4. 明确可以强调自身观点但不允许对他人进行人身攻击。
5. 讨论偏题时,要将它引导回原本的议题,让参会者随时意识到“现在应该讨论什么”。
6. 营造讨论气氛,让所有参会者都参与发言。
7. 控制会议秩序,避免过度争吵或其他原因导致的会议失控。
8. 与会议记录人配合,对讨论的结果及时进行汇总,形成会议集体纪要。
9. 与会议召集人配合,做好会议总结,并对后续工作进行提示。
谈到这里仍然不够深入。关于主持人的知识已经逐渐成为职场人耳熟能详的常识,但即便如此,在现实企业会议中,多数企业仍然未能执行导致会议效率低下(知道和行动之间有着深深的鸿沟)。所以需要进一步梳理会议主持人应该怎么做,提高企业中的会议效率,让会议主持人成为企业发展的加分项。