绿城工厂在2013年的目标是要达成合规。内控文件完成以后,他们是怎么一步步来实施的?
在2013年5月底,绿城工厂已经识别了89个在当年结束前达到合规的SOX内控点,这样总部本年末才能向美国证监会作相关的保证申报。
这意味着绿城工厂要是完不成,那么总部也无法向美国证监会进行相关的保证申报。这无疑会对企业的运营造成很大影响。这真是牵一发而动全身。
所以绿城工厂在SOX方面的任务还是非常繁重的,不但花巨资请安永过来,在具体运营上也是花了大量的人力和物力。
有部分人员已经参与过相关的内容设计和实施讨论,而相关的内控点也在被测试。有一些人已经被选为测试员,参加过相关培训,正协助测试工作,而未来也会有更多的人参与SOX的合规工作。
这还不算完,为了让整个工厂的人了解卡特彼勒的SOX合规工作及每个人所担当的角色,他们会安排更多的沟通和培训。
2013年6月17日,卡特彼勒内控部门(CACT)的到来让很多人把心都提到了嗓子眼里。
这属于自查,他们来的目的主要是评估绿城工厂的企业风险,监察各个部门是否能通过有效的内控手段规避风险。CACT的人访谈了一部分内控负责人和流程负责人,通过他们了解绿城工厂的内控设计和执行情况。
卡特彼勒有强的SOX合规文化,而且体现于每一项业务工作,让绿城工厂形成同样的SOX合规文化是他们的目标。
只有把工作做好了才能去骄傲,企业在这方面没必要谦虚。企业得靠吹,但需要吹嘘的实力和本事。而且,企业不能糊弄,只有你不去糊弄别人,别人才不会糊弄你。这些,在SOX上体现的很确切。
到了8月17日,绿城工厂的SOX取得了阶段性成果,已经实施了85个SOX要求的内控点及17个卡特彼勒内部要求内控点和相关流程。这些内控点和标准流程构成了绿城工厂总体内控环境的基础。另外有一点要说的是,这17个内控点是在SOX要求之外的,是卡兄根据自身情况制订的,这也说明了卡特彼勒的内控水平要高于SOX的标准。
接下来的工作就是要持续维护已经实施的内控点和标准流程,让它们支持绿城工厂不断变化的业务需要,并保证绿城工厂的合规。
我们来看下这些内控点是如何被保证实施的。
根据卡特彼勒内控认证方针的要求,所有内控点除了内控点负责人的签字确认以外,凡有人员参与该内控点及相关流程工作的部门主管也需要在控制文档(CPD)上签字,然后需要由流程负责人加签,最后还需要由分管的业务经理签字确认。
为什么需要由这么多人签字确认?
很明显,这不是签着玩的,签完字表明对这些文件的熟知和认可,在具体工作中也需要遵循这些文件。我们总希望让领导签字,但是卡兄尽可能让业务相关的人员都在上面签字。最终目的是要确保所有参与内控工作的关键人员都充分了解并认同相关的内控点,标准流程及责任。