第四节信息收集方法:研讨共创法

如果说访谈法耗时耗力,收集到的内容较多,还需要二次聚焦确认,那么采用研讨共创会的方法则可以避免以上的问题,更加便捷高效的提取胜任项并取得共识。研讨共创法是一种借鉴行动学习的理念,基于引导技术,由专业的引导师带领相关人员在较短的时间内,通常是1-2天,集合参与人的智慧,完成胜任力模型的构建并达成共识。

一场成功的胜任力模型研讨共创会,需要在开始前完成“三定规划”,即定人群、定资料和定流程,其他例如会议通知、场地布置等通用常规的准备不再此处赘述。

定人群的要求。虽然不同类型的研讨会对参加人要求不同,例如侧重演绎分析则主要是高层专家参加,侧重总结归纳则主要邀请在岗人员参加。但研讨会通常是各类人群共同参与,群策群力达成共识,因此大致要遵守一个“333”原则:岗位上的绩优代表占1/3左右,岗位上级及高管占1/3左右,人力资源部门人员和外部专家(协作部门人员)占1/3左右,总人数控制在35人左右,三类人群打散均匀划分为3-4组。

定资料的要求。如果企业内有相关的人才标准及其应用的沉淀,那此部分内容可相关简单容易,如果是第一次引入,则需要参会人提前熟悉一些资料,以便提前有所准备。资料的内容主要围绕在胜任力模型的概念和应用、行业内外标杆公司的胜任力模型,有时候也可以请参会人提前就建模岗位提炼自己认为的胜任力模型,提前思考准备,会议高效输入。

在定资料的环节,如果能有行业内标杆咨询公司建模所使用的各类胜任力卡片做支撑,将使研讨会的召开取得事半功倍的效果,这类卡片不仅涵盖了常见的能力词条,还包括典型的行为特征表现,取得此类卡片可以联系咨询公司合作建模,或者通过行业专家等渠道取得。

定流程的要求。流程结构是共创研讨会是否成功的核心关键,要实现层层拆解,抽丝剥茧,豁然开朗的效果,要遵循基本的逻辑:从目标出发,以终为始,聚焦岗位的任务场景,例如管理岗,可以围绕管理战略、管理任务、管理团队、管理关系和管理自我五个维度展开,如果是专业岗位,则围绕其任务场景开展即可。之后再探寻岗位履职过程中可能存在的挑战或者痛点,进一步梳理岗位任职者解决问题所需要具备的能力素质要求,最终穷尽行为特征。

图4-5 胜任力建模研讨共识会“三定规划”图

进行建模研讨共创会,除了提前三定以外,在会议进行中,会用到诸多的引导技术,例如团队共创、团队列名法、头脑风暴法、世界咖啡,收敛决策模型等等。这些技术的灵活组合应用不仅需要提前根据研讨结构完成匹配设计,还需要有一名经验丰富的促动师,确保研讨会引导过程的顺利进行,最终取得良好的结果。关于引导技术,不在此处详细介绍,需要读者研读其他资料进行学习掌握。

胜任力建模研讨共创会详细执行步骤及注意事项如下表所示:


表4-7 胜任力建模研讨共创会流程步骤

研讨会环节

详细步骤

引导技术

具体做法内容及注意事项

开场

1、开场——暖场破冰活动

——

短平快的破冰小活动,时间控制在10-15分钟左右,需要全员参与,且全身动起来,目的是打开参与者的状态,快速带入,打破沉默,为后续活动奠定基础。

建模导入

2、高层讲话,简单陈述胜任力建模的背景和目的

3、引导师简要介绍胜任力模型的概念和作用,胜任力模型对参与人带来的价值,研讨会的流程方法介绍,产出结果的澄清等

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高层讲话表示重视和期望,同时高层可作为观察员加入到会议中,对参与人也是一种监督和鼓励。

引导师导入基础概念,澄清方法论,答疑解惑,进入正题做最后的准备。

聚焦目标任务

4、XX岗位核心的工作目标结果是什么?用什么来衡量呢?

5、XX岗位核心的工作场景/任务有哪些?

头脑风暴法

卡片式头脑风暴法

关于目标和衡量结果,如果公司有成型的资料,可以现场呈现作为指引,各小组快速讨论,并进行呈现,快速聚焦。

共识任务场景,各小组书写,讨论并呈现,引导师合并同类项进行呈现,全体成员利用点投法确定关键任务场景

探寻关键挑战

6、为了更好的完成这些任务,会遇到的困难,面临的实际挑战有哪些呢?

卡片式头脑风暴法

依然采用书写式头脑风暴法,具体如下:

​ 小组每人半张A4纸,每人先写一条挑战,横着写,写作范式“如何+(场景)+动词+宾语”,例如:如何(高压业务量下)鼓舞小组士气?

​ 每人写完一条之后,按照顺时针旋转,在轮换到的纸上继续书写下一条,重复可不写,没有思路可不写,然后传递给下一个人,传递1轮或者1.5轮结束(1.5分钟*X人)。

​ 组长带领在A1大白纸上共识小组的成果,马克笔书写,每个人都要发言,勾选自己A4纸上的内容是否完全呈现。

​ 各个小组分享,每组10分钟,合并同类项,全体成员每人X票,进行投票,单个痛点挑战不超过3票,最终聚焦前X个。

(续上表)

研讨会环节

详细步骤

引导技术

具体做法内容及注意事项

梳理能力素质

7、每个小组认领若干个挑战,要应对挑战/痛点,管理者应该具备哪些能力或者素质呢?

备注:①挑战根据上一步的数量,各个小组均匀领取;②能力或素质要尽可能具体,尽量不要出现类似“问题解决能力”、“团队管理能力”,太过笼统。

团队列名法

团队共创法

​ 每人独立(不交流)思考并写下您认为“能力/素质”要求是什么,一卡一观点,每人至少贡献3条,卡片横着写,用马克笔,A4的1/4大小,务必具体无歧义,不要笼统,例如:计划拆解能力,耗时15-20分钟左右。

​ 45分钟-小组整体移步研讨墙,小组长带领所有成员依次轮流分享,小组对内容进行澄清,按照能力项竖列粘贴,剔除重复,全部上墙。

​ 45分钟-每列提炼中心词,四字或者六字短语,张贴在每列的最上方,同时全体审阅内容和分组,是否有疑问或者不妥需要澄清。

​ 投票产生一致认同的胜任能力和素质要求

行为特征聚焦

8、每个小组认领若干个能力素质项,思考某个人如果胜任这个能力项,他在日常工作中会有哪些匹配达标的行为特征的体现?

卡片式头脑风暴法

世界咖啡

使用卡片式头脑风暴法小组内部提炼和聚焦行为特征,之后使用“世界咖啡”的方法进一步激发和补充。

​ 每组留下讲授人和记录人,进行澄清和记录。

​ 其他小组成员,按照顺时针在小组间进行轮换,每组的讲授人需要向轮换来的小组成员介绍自己的内容和背后的思考,新的小组成员进行提问,交流,补充,记录人进行记录。每组约10-15分钟。

​ 依次进行,直到本组成员回到本组,讲授人和记录人将收集到的新信息小组内分享,最终进行补充校准,形成最后结果。

​ 各个小组分享自己能力素质项对应的达标行为特征,每组10分钟。

最终校准共识

9、最终呈现并共识

——

一方面将所有研讨取得的成果进行最终的整体呈现,现场进行最终的校准;另一方面组织方要提前准备几个模型的样式,可以很快的进行内容的嵌套,以便会上就呈现形式也进行初步共识。