将一场会议拆分为两场,将收获更高的会议效率。
有的企业将专题讨论会和决策讨论会连在一起开,议程上显示一般是先讨论之后立即决策,这样做多数情况下会议效率并不高。对于重要的决策,最好安排两次会议。第一次会议是标准的专题讨论会,以形成解决方案为目的,在这个过程中,参会者可以开动脑筋,寻找各种各样的解决方案。比如说用头脑风暴的会议模式,可以从不同的角度提出各自意见,形成多个各有特色的备选方案。第二次会议是标准的决策会,以选择某一个解决方案为目的。在这个过程中,参会者可以完美避开专题讨论会中的情境,尽可能理性地选择标准、进行决策。
全球第二大糖果公司吉百利(Cadbury)和一批西方企业发现,将讨论会和决策会分开能产生更高质量的决策,他们认为,将会议拆分能够防止参会者过早过快地达成并不可靠的共识。
讨论会+决策会只是复合会议中的一种,还有下情上达会+讨论会、专题讨论会+务虚讨论会、下情上达会+总结分享会等等。如果企业的会议效率不高,首先应该想一想,是否可以将会议拆分?