流程范围决定了需要投入的时间和精力，决定了项目的难度和风险等级。同时，范围也决定了这个分项目组的工作安排，包括招募、计划和执行的所有细节。

流程的范围一般与纳入共享服务中心的业务内容直接相关，下面我们就如何确定纳入共享服务中心的工作内容相关的原则和一般性做法做介绍。

下面是适合纳入共享的流程特征：

（1）大量的交易性工作：这里要从频率和数量角度看，比如每天规律性发生的，或者每次都涉及所有或者大部分员工的工作。

（2）事务性工作：是指简单易操作，不要太动脑的工作，这样的工作对新手习得的门槛很低，可以很快培训上岗。

（3）易于标准化/集中化：有点像工厂的标准工作步骤，差异化很小，或者从时间和地域角度看，这些工作易扎堆出现。

（4）定义清楚且有记录：变化的参数很少，很容易讲清楚，容易记录，这些记录对决策很大的意义和帮助。

（5）合规导向：因为法律和规定没有谈判和灵活的空间，所以这些动作一定会定期发生，有时量还很大，比如社保缴纳等。

（6）有机会自动化：未来的自动化将大大节约人的时间，比如电子签，审批在系统的流转等将大大解放HR。

（7）对BP、CoE或者业务管理者有价值的杂事：有些工作属于“三不管”，但给BP等的工作带来很多鸡肋，所以比较好的处理是由SSC将它服务化，但是这需要评估价值、成本与风险。

（8）易于量化和衡量：未来的SSC需要跟客户签订服务协议，所以这些服务需要被量化、被衡量。但是不能为了量化而量化，最大化承接服务，解放BP、CoE和业务管理者才是关键。

（9）对技术高度依赖的：技术的某些能力是人做不到的，或者做了没有任何优势，我们要充分利用系统、人工智能和大数据。

我们可以看出，传统的HR工作其实有超过80%的工作可以被服务化，由共享服务中心集中处理。

梳理以下可以被共享的服务清单，对于规划共享服务的HR团队来说，是一个重要参考。

（1）人事管理或者叫员工服务。

​ 入职：包括员工入职前的信息录入、入职通知、入职手续、新员工入职培训和后勤等相关工作。

​ 转正：员工试用期的工作除了上级和BP关心和参与的工作外，试用期的服务如福利、转正提醒和安排等。

​ 异动：员工转岗、调岗的各种手续办理，以及由于转岗产生的假期、薪酬、工龄及福利等相关服务的沟通和办理。

​ 离职：离职手续及相关工作的办理，具体根据各个公司的政策和做法执行。

​ 劳动合同/协议（电子）：有些地方可以签订电子合同，合同到期续前及其提醒等工作，还有对合同内容的解答等。

​ 人事档案（电子）：现在大部分公司开始建立电子档案，可能在不同阶段需要录入和维护等，主数据的维护、报告等。

​ 考勤：记录、监督、计算、核实等，还涉及工作时间、排班和假期管理等。

​ 休假：根据休假政策，记录、维护、计算核实等，还要对相关政策和流程解释和回答员工提问等。

​ 奖惩：做好相关工作的核实、记录、计算等工作。

​ 电话离职面谈：根据员工的重要性和发生的频率，SSC需要承接这部分工作并做好统计、反馈和改进建议等。

​ 定期对数据质量和合规合法等进行自检，定期为业务和BP提供决策数据报告等。

（2）招聘服务。

​ 招聘岗位需求沟通确认：明确需要找的人的特点和要求，需要跟BP或者业务需求方沟通确定人才画像。

​ 应聘者简历筛选：从海量的简历库里匹配适合的简历和候选人，需要对渠道、平台和内外部人才库了解并合作。

​ 应聘者信息管理：梳理有效的候选人名单和有效信息的加工，为后期的面试做精准的准备。

​ 初选电话面试：电话排查基本信息，对候选人有基本判断，最大化实现电话面试可以实现的判断目标。

​ 面试安排和参与：电话面试后安排见面或者安排业务的电话面试，做好相应记录，包括多轮面试的安排和参与。

​ Offer的发放：面试通过后确认Offer的条件和内容，与用人部门沟通，与候选人沟通并发放录用通知。

​ 背景调查：安排自己或者被调公司对候选人做被调。

​ 招聘授权：有些公司招聘服务包含高管以外的所有招聘对象的招聘服务工作，从简历到Offer，BP和业务高管只需要在必要的时候参与和决策就可以。

​ 配合CoE和BP：配合相关的政策和项目的设计、计划工作，减少设计后期执行的不落地情况的发生。

（3）培训管理。

​ 培训需求管理：通知、统计全年的培训需求并制订全年培训计划，并对计划做确认和沟通，让计划尽量准确可控。

​ 培训后勤管理：所有的培训后勤管理，包括场地、茶歇、通知、现场服务等。

​ 人才测评/评估：对培训的效果评估，对老师的评价，报告整理和反馈给CoE，或者BP。

​ 供应商的日常管理：包括外部培训公司、外部专家或者酒店等服务管理。

​ 培训记录和报告：培训的系统录入、报告的制定及预算的分摊等管理工作。

​ 协助方案设计：配合BP和CoE对培养项目设计和规划提供信息支持和反馈。

（4）薪酬福利。

​ 薪酬数据管理：收集和核实考勤和假期等于工资核算相关的信息并确认。

​ 薪酬核算：根据政策规则核算各种工资、奖金、福利及分红等跟钱有关的核算。

​ 薪酬发放：与财务和银行合作确保员工薪酬可以按时发放。

​ 社保管理和福利发放：社保缴纳、报告和相关福利的发放管理等。

​ 薪酬福利报告：定期或者根据管理的决策需要做标准分析报告。

​ 配合规则制定：薪酬政策制定相关活动，对操作的熟悉度的要求比较高，必要时参与政策、流程和项目方案的制定。

（5）员工咨询与自助服务管理。

​ 员工门户管理：充分利用这个员工信息门户，发布政策信息及通知，用大数据收集员工关系的话题及改进管理。

​ 咨询与服务（热线电话、邮件……）：接受员工各种渠道获得的问题和反馈，及时回复。热线电话开始的时候会比较忙。

​ FAQ：将员工经常出现的问题总结归纳变成FAQ，让员工通过自助查询的方式了解答案，提高沟通效率。

​ 经理自助：培训和管理管理者自助服务系统，让他们养成自助服务的习惯，可以大大减轻HR的日常工作负担。

​ 员工自助：培训和培养员工自助服务意识和技能。

（6）HRIT系统管理与数据分析。

​ HR系统应用：日常系统应用方面的维护与管理。

​ IT项目管理：业务型HR建设，需要IT系统的配合，未上系统的公司需要上系统。

​ 提供分析报告给人力资源部门、各级管理者、高管等。

​ 主动的数据分析和挖掘，为决策提供支持。

​ 优化SSC运营：组织流程等的优化是无时无刻发生的，需要系统配合这些改进项目。

（7）其他服务。

​ 除了以上工作可以共享服务外，还有海外派遣工作，包括回国和出国的外派人员的所有后勤事务性工作。

​ 员工绩效管理中的所有表格表单和信息传递的工作，以及报表等的共享。

​ 员工关系的处理中有不少沟通的计划和安排，员工投诉的信息收集与跟进、法律法规相关信息的整理和沟通根据等。

​ 员工工伤和员工健康管理：信息的收集、整理和跟进，员工讲课、讲座的安排和资料的准备等。

​ 员工沟通和文化建设：协助CoE和BP落实具体的沟通计划和执行细节，比如定期的总经理与员工的沟通会的安排与跟进，公司文化活动的组织和跟进。

清单可以帮助我们更容易确定SSC服务的范围，结合搭建的计划，就可以指导如何规划和投入相应的时间和精力。然后是流程梳理的项目组建立，工作基本流程是：

（1）根据流程的范围和目标，明确需要的内部流程专家SME的能力画像。核心条件有三个：一是所在领域里专业口碑好；二是对项目的学习和参与意愿度高，愿意帮助别人成长；三是有时间或上级愿意给他拨出时间参与项目。

（2）招募合适人选组成项目组，大的变革项目会有一个负责流程的负责人，需要在每个大流程成立项目组，确定小组长与核心骨干。招募工作一般需要与地方HR负责人项目组开会讨论通过。所以，在开会前需要提交该项目的所有关键信息、要求和候选人名单。调整后的名单经过决议就可以实施了。

（3）​ 项目组建立后的第一件事是集中开会，将整个项目的背景、需求、方法论、组织架构及角色人物都明确下来，这样才可以安排具体工作。

（4）​ 在项目组带领下，制订流程梳理项目计划和时间表，确定角色任务和阶段性目标，同时明确所需的资源和决策要求。

根据以上服务范围和组建原则，图9-2是某公司的流程项目组的架构。

图9-2 某公司的流程项目组的架构

以上组织由三层组成，第一层是这个板块的项目负责人（项目经理）；第二层是组建的各个分支的项目小组，有大有小，具体根据流程的多少及复杂程度来定；第三层是小组成员，每个具体领域都需要找到符合以上三个核心条件的人选。