用好主持人、减少干预

重新模拟一下前文的那个案例,某公司生产部经理和他的六个核心下属开会,不同的是,他们多了一个主持人。

-​ 主持人(刘):按照约定。今天我是会议主持。提先说两句,今天的会议只有30分钟,用头脑风暴的发言方式进行讨论。今天我特意请来小吴作会议记录,会议结束前5分钟我们会再过一遍会议记录,确保没有问题。好,请邹经理对今天的会议主题做一个引导发言。

-​ 邹(生产部经理):谢谢小刘!XX总前天告诉我,今年形势不好,公司整体利润下滑严重,要求咱们部门在未来三个月内降低15%的费用,而且需要写到季度工作计划里面去。我们必须得在下周一上班前拿出一个方案,所以今天的会议主题是:下季度需要降低15%的费用,我们应该怎么做……今天的会议是头脑风暴准备会,先搜集大家的意见,周四下午2:00我们开正式的讨论会。

-​ 主持人:好,邹经理的主题表达得清晰吗,大家有什么意见?

-​ 邱:是产品降本15%?还是整个部门的费用支出降低15%?还是什么其他意思,有点搞不明白?

-​ 邹:怪我!是我说的不清楚,应该是除了主体构件之外,其他成本支出降低15%,包括配件成本和部门费用。

-​ 任:那么,是在保证产量的前提下吗?

-​ 邹:是的,准确来说是“在保证产量的前提下,整体配件成本和部门费用降低15%”。

-​ 主持人:在议题明确的情况下,大家用头脑风暴的方式开始讨论,过程中大家不要插话、不要评价别人的提议,每人发言不要太长、不要跑题。请大家开始提建议。

-​ 任:第三条生产线总是停工,如果减少停工时间,产能就能增加,这样一来周末就不用加班了,加班费应该能省不少。

-​ 主持人:具体怎么做呢?

-​ 李(抢着说):检修频率从每周一检变成每三天一检,提前准备好备用件就行了!

-​ 主持人:请不要打断,请小任接着说。

-​ 任:就是小李说的方法!

-​ 主持人:好,下一个。

-​ 李:这个方法不但可以用在第三条生产线,其他两条也可以采用。

-​ 主持人:好的,下一个。

-​ 邱:原定下个月有五个新员工要入职,是否可以暂缓入职。

-​ 主持人:好,继续。

-​ 任:M产品配件可以用K厂的,价钱低了30%呢!K厂的东西的确没经过批量验证,但我觉得可以为此多做一个疲劳测试,是否能够减少未来出问题的可能?

-​ 赵:……

-​ ……

30分钟下来,与会者提出十二条建议,又根据建议的有效性和可行程度进行排序,最终选定了五条建议。参会者中的五个人一人领了一条建议回去做研究,承诺周三晚上将相关材料发到工作群里,周四下午2:00正式还是原班人马进行讨论——这样一来,邹经理只是提前进行会议策划,让主持人主导会议,就使得工作变得有序很多,即使是部门费用下调这样的主题也没有损伤大家的积极性。