企业中有着大量目的不明、名称混乱的会议。这些会议往往因为相对简单、时间不长，多数不严格按照会议规范进行。比如说，领导突然召集大家开个短会，说说最近的一个信息或者彼此近来的工作情况，时间也就30分钟。这类会议大量存在，有的企业多些、有的企业少些，其中部分是为了满足管理者彰显自我的欲望而召开。

管理者往往喜欢开会而不自知——召开会议、传达信息、当众讲话是上位者彰显权威的最佳载体。有时候明明没什么要紧事，也要把下属都召集起来，通过每个人轮流汇报发言来了解最近大家干了什么，然后领导再来一段长长的发言，讲到每个下属都目光迷茫为止——事实上，如果要了解某位下属的工作情况，最佳媒介无过于一对一会议；如果要传递信息，用今天的科技手段，在工作群里直接写一段更加清晰明了。

要系统性解决目的不明会议的问题，必须要遏制住管理者开会的欲望，具体有两个可以长期坚持的做法。

第一，持续不断地提醒管理者“不要为自我满足而开会”。直至它变成企业文化的一部分。具体而言，对一家随意开会情况非常严重的企业来说，成本低廉且容易实施的方法是办公环境招贴。例如，在管理者的办公室内贴上“不要随意开会”、“开会目的需清晰”、“不要为自我满足而开会”等，或在办公区贴上大字“不开无效会议”等等。

招贴只是表面工作，接下来一方面通过核心领导层不断重复明确“不开无效会议”的说法，另一方面在制度上、流程上做一些规定。例如，临时会议也需要走流程，明确会议目的和议程，而且会议目的还不能仅填写“汇报工作”或者“例会”敷衍了事——通过不断坚持，将“不开无效会议”的理念融入企业文化之中。

第二，持续加强会议成本意识。有严重会议问题的企业，多半是因为没人在乎成本这件事情。要知道与会者的时间成本是非常昂贵的。会议成本不但要包括工资、福利等成本，还要计算劳动价值成本、中断日常工作成本和人力机会成本（即某人如果不开会，会给企业带来多大的收益）。日本有家企业叫太阳株式会社，有一个关于会议成本的计算方法——会议成本是平均工资的三倍乘以二，然后乘以开会人数，再乘以会议时间。为什么是工资的三倍呢？是因为工作劳动价值远高于平均工资；为什么要乘以二？因为参加会议要中断一些经常性的活动，损失要以两倍来计算。也就是平均工资乘以六乘以人数和会议时间。算一笔账，如果按照与会者平均工资一小时一百块钱算，召集一个十人参加的两小时会议，会议成本将高达一万两千元。

所以，在召开一个会议之前，必须要明确以下问题：

-​ 开这个会要达成什么目的？是不是值得花一万两千块钱来开会？如果不值得，有没有其他方式来达成目标？比如说在钉钉里建个群，在群里发公告、提出问题然后进行讨论，这样成本就降下来了（如果一周少开一次这样的会，那么每月就可以节省近5万元）。

-​ 该会议是不是能缩小会议范围？三四个人开个小会行不行？

为加强会议成本意识，减少会议所带来的浪费，可以通过软件工具进行设计提醒，即会议召集人在明确会议参与人和时长后，会自动出现专门提醒告诉召集人，该会议的成本是多少。