3~8人的会议

“三一会议法”认为,企业中的多数会议,包括汇报会、专题讨论会、决策讨论会、务虚讨论会、“裸心会”、针对个人的“鱼缸会议”,3~8人是最佳会议规模。

在这个规模下,讨论问题能够讨论得非常透彻,也减少了某人被忽视的现象发生,参会者更容易投入会议,注意力也更加集中,提高参与群体的认知有效性。格鲁夫强调,决策会的参会人数上限就是8人,否则无法做出好的决策。当然,8个人不应该是绝对的上限,经典电影《十二怒汉》18告诉我们,12个人也能做出比较好的决策。但必须承认,效率最高的各类会议人数就是3~8人。

劳伦斯·普特南(Lawrence Putnam)致力于研究工作时间和效率的问题,为了找到团队规模的“最佳平衡点”,他选取了491个中型项目进行深入研究,结果显示,同样的工作量,3-7个人的团队需要的时间只有9-20个人团队所需时间的25%!其原因主要是两点,首先是大团队中的新成员需要培训使其能够跟上其他成员的速度,更重要的是团队成员增加后,沟通渠道就会增加,当团队超过8个人之后,大脑无法应对太多的沟通渠道。总之,最佳团队规模应该维持在7±2人,宜少不宜多。19

这是人类生理和心理特点决定的组织规律。从成功的企业来看,美国戈尔公司(Gore & Associates, Inc.)将员工划为多个工作小组,每个小组人数都在个位数;谷歌公司(Google Inc.)团队的平均人数是9人;美国企业租车公司(Enterprise Rent-A-Car)每家分店不超过8名员工。

企业实践中,3~8人的会议容易召集,也容易开成非正式会议——招呼一声几个人就凑在一起开会,没有事先定好的主题和议程,也没有主持人和记录人,大家聊到哪儿算哪儿。这是3~8人会议最主要的问题。

大多数会议只要达到或超过3人,就应该用“三一会议法”介入以提高会议效率。即使是3个人开半个小时的小会,如果要深入讨论问题,也一样应该有主题、有议程、有人主持和记录(可以自然轮换、自我记录)。如果其中两人就某议题争执,第三人就应该履行主持人职责,制止人身攻击或适时拉回话题。如果有6、7个参会人参与讨论,则必须有比较明确的主持人和记录人。