决策会的前期准备2:七步成诗

复杂问题的决策讨论会可以前置专题讨论会,以得到多个不同的解决方案作为会议材料,并要求参会者会前认真阅读这些方案,对方案有了初步意见后再上会讨论。

管理者对这些方案的初步意见往往来自于直觉。人的直觉源于经验和经历,有时候直觉非常准确、能够直击事物本质。但在以知识工作者为主的复杂任务环境中,偏爱单一逻辑、偏爱短期因果论的直觉系统并不准确40,它很容易受外在环境和个人感受影响而产生错误指向。

对于重大决策,企业可以采用希腊哲学家苏格拉底的谈话法作为工具把参与决策者的直觉向理性方向引导,用它作为决策会参与者的会前准备。具体来说,可以用七个步骤梳理参会者参与决策的初步意见:

- 第一步:参与决策者形成对决策的初步意见,并在纸上写出来。

- 第二步:(话外音)为什么我会这么想?

- 第三步:(话外音)我的依据是什么?依据来源可靠吗?

- 第四步:(话外音)别人对此会有什么想法?

- 第五步:(话外音)如果我错了,后果是什么?如果后果很严重我要不要再想想?

- 第六步:(话外音)我最开始的意见对吗?是否要调整?

- 第七步:(话外音)从这个过程中我能悟到什么?

这套方法可以称之为自我问答“七步成诗”,凡重要决策都可以采用(日常决策采用这种方式会比较繁琐,难以坚持)。使用填写电子表格的方式或者在白纸上打印以上问题并推动参会者书面回答,促使参会者理性思考自身的想法。

对于重要决策,用制度化的方式要求参会者在会前完成“七步成诗”,并形成材料发给与会众人。让所有参会者在开会前就了解到相关信息,包括了解其他人对决策事项的具体认知。这样的决策会议非常高效,可以在短时间内达成共识或做出抉择。对于“Yes or No情境”决策会,参会者甚至可以用极简的语言(如“附议”)直接通过/否定某方案即可形成决议。

此外,我们做任何决策,都需要问自己一句:“然后呢?”要知道,我们生活在一个错综复杂、相互联系的世界里,你永远不可能只做一件事!很多难题的解决方案有可能带来更大的麻烦(本书不具体举例,可在网络上查询相关案例)。企业中许多问题之间互相关联、环环相扣,好的决策必须要思考“二阶后果”41。