表2-4关于提升现场认真倾听与反馈的行为改变

现在我们来看现象⑤参会人员过多，或者关键参会人员不在，因为缺乏相关性，会议氛围常常容易遇冷。我曾经在辅导企业的时候见过这样一种场面，一个月度经营分析会的会议地点设在董事长办公室，打开门后乌泱乌泱地坐了一大帮子人，有的甚至连桌角边都够不着，只能抱着材料和电脑放在腿上做些记录，到处都是人，夏天的办公室里弥漫着燥热的感觉。神奇的是，这么重要且高频的会议，参会人之间理应非常熟悉，但有的人之间甚至都相互叫不出名字。在开会的时候，说到某个主题，最高决策人就点名回答，比如销售部负责人你来说说，然后销售部负责人说完后全场就寂静了，这么多人的会议室，静得一根针掉在地上都能听见。大家都很默契地等待下一个点名，甚至都低下头，害怕与董事长的对视而被点名，像极了小时候上课被老师点名回答问题。有时候董事长点名后，被点名的下属或者同事会站起来补充，说某某人因为什么事未能参会，他们来代表参会，大家对此也是早已习惯，也没有任何奇怪的目光投射和表情变化。

会议进行到半程的时候，因为屋子小，人太多，会议室非常燥热，但会议氛围却是冰冷的，只能依稀听到董事长的点名和某个人的回答，彼此之间很难产生讨论，偶尔也是几个联合创始人提问进行确认之类的，更别说基于不同角度产生的事实补充了。

在会议结束后，我们辅导老师和董事长交流，问道为什么会邀请这么多人员参会，他说：“因为有时候如果问到特别小的细节，那些部门负责人未必清楚，于是他们会带一两个总监或者高级经理参会，这样回去也好将会议的决策落实。另外，业务那边的人比较忙，常常在外出差，就会找相关协同的人帮忙参会，会后同步信息。为了保证讨论到某个主题时，有相关的信息输入，一来二去每次会议的人就显得特别多，但都是为了保证决策传达到位。”

这种情况在企业是不是特别常见，但往往是参会的人员太多，反而起不到想要的作用。我们以为人多就能补充足够的信息和相互传达更到位，但往往会议中的职级跨越过大，人员熟悉度不高，反而造成互动不起来的情况。一般多人的会都会变成传达会、通知会等，而会议成本却过高，会议产出与成本却完全不成正比。

毕竟在5个人的会上发言和在15个人的会上发言需要的勇气和面临的复杂情况是完全不一样的。大多数被指派替代参会的人，可能仅和其中的一两句话相关，但却在这个会议室里却浪费大半天，走也不是，不走也不是，于是只能靠开小差来打发时间。这样的会议产出与成本明显是不符合常理的，但很多人确实没有意识到这两点。

在这里我也有3个优化方向供大家参考。第一，所有的规律性会议提前一个季度甚至是一年预定好。请会议主持人提前一年在大家的日历上进行预约日程，避免和其他会议或者出差等安排冲突，减少关键人员不参会导致有些细节不清晰的情况出现。当然这也要求组织有提前一年预留好规律性会议时间的组织能力，当我们把各种会议的时间都在日历规划好，明年一年的工作安排也就大体有个视觉化的呈现了。图2-11是我在领教商学堂工作时所整理的年度会议规划。往往组织管理能力比较强的公司像阿里巴巴、华为、美的等都会提前一年安排好关键会议的时间，确定好下一年的管理节奏。

（本图来源于在领教商学堂工作时期所绘制）

图2-10 年度会议规划

第二，会前议程和每一个议题需要准备的材料请在会前通知说明，每位参会人提前准备好。参会人员不能偷懒，用带两个相关同事备着以防被提问来减轻自己的工作内容和压力。要知道作为项目负责人或者部门负责人全面深入地了解这些事情，本就是他们的职责，这也是洞察他们平时工作质量的好场景。作为参会人员，提前整理主题相关信息资料也是本应做的事情。而过多不相关人员的参与，不仅仅是对会议氛围的重大影响，也是对人力资源的巨大浪费。因为当会议的大多数议程和他们平时的工作没有太大关系，他们又不能现场处理其他工作时，这对他们来说是一种煎熬。如果有非常复杂的事情，一定要带相关人员参会时，可以在相关议程的时间段请他们参加，而不是全程陪伴参与，这样既保证了会议的高效，也保证了大家工作时间的高效使用！

试想，如果我们在会议上讨论某个议题上，需要你的同事展示这部分的数据，但他没有提前准备，花了3分钟寻找数据、下载，然后打开，密密麻麻一堆数据，这时候现场整理肯定来不及，现场分析也没有具体头绪，放掉这个主题，会议又失去了原本的目标，不看会议数据直接决策又担心是不是最后决策不够精准与合理。

这个动作听着简单也很容易理解，但要在会议中做到，每次会议坚持做到， 参会人员全部坚持做到确实非常难，需要培养组织相关的会议意识，确保高效开会、高效工作。

第三，请假的制度要完善。很多时候，我们认为自己发了议程给相关人员，在办公软件的议程上也已经通知了相关人员，甚至有可能对方也在钉钉、飞书等办公软件上也选择了确认参会就万事无忧了。但是在会议开始前一刻，我们常常会发现有些关键人员迟迟未到，匆匆忙忙给对方打电话一直未接甚至常常被对方直接挂断，然后回复一个信息说“我在客户这边，会议不能参加了，抱歉啊！”相信大家也遇到过类似情况，其中相当一部分原因就是我们对会议的严肃性、认真性不够重视。因为在过去的会议或者在其他的会议中，我们都是这么做的。如果有些关键人员不来参会，而我们在会议中讨论问题可能他又掌握独家信息，这可不是件好事。

我曾经遇到一个董事长助理跟我说：“欣怡，我们没有这个问题，因为每次会议前我都会反复打电话给这些人确认他们一定会来，有时候他们跟我说来不了，我还会帮他们协调相关的事情，确保出席。”从工作内容的完成度来说，我不得不承认这是一位非常优秀的助理，但这样的结果就是我们的助理和会议组织人员太累了，一旦出现她不组织这个会议，换了其他人组织，这个会议还是会遇到类似的情况，还有就是只有她组织的会议能保证关键人员准时出席，组织内的其他会议则靠运气。所以，我还是建议我们在组织的流程制度建设上来解决这个问题，比如某电子商务公司的会议就要求所有人请假提前一周说明情况，并且一定是和出席会议的最高决策人请假，同步抄送给主持人。我们把这个权限交给对会议产出最终负责的最高决策人，请他来定夺即可。如若确有重要的事情突发不方便协调时间，会议主持人和会议最高决策人也要提前和对方沟通，交流相关信息和个人建议与反馈，在会议上帮他做信息的补充说明，从而传递给其余参会人。

图2-11 应对参会人员过多，或者关键参会人员不在