正在我写到这一节的时候,我在一个化工企业经理人的微信公众号看到一篇文章,我在里面摘录了一段。
制造企业的通病是压力都给了学历能力较低的生产车间。
采购说:“买过来的原料就不合格,我有什么办法?”
研发说:“不合格!不能用!配方就是这么敏感!”
销售说:“我们要高标准的原料,否则客户投诉。”
品质说:“让供应商赶紧给原因,反正不关我的事。”
工艺说:“我找研发看下问题,配方不是我弄的,我也不太懂。”
生产不能说什么了,要站出来解决问题,交付不了少不了挨板子。
下游承压效应指业务流上游环节工作不到位,埋下潜在问题因子,到了下游环节问题爆发,于是解决问题的压力主要落在了下游部门身上,并且往往需要下游部门去“央求”上游部门参与解决问题。上面引用的这段就是一个生动的案例。其实就像一条河流的污染,上游不断地往河里排放污染品,在上游问题还不严重,但到了下游河流的污染就变得触目惊心,于是处理污染的压力就都落在了下游。
企业作为一个整体,当问题出现的时候第一要务是解决问题,这个时候“你的或我的”不再重要,谁距离“火灾现场”近,谁救火的责任就大。如果只是偶尔出现这种问题,这个逻辑当然是有道理的。但是企业中这类问题往往是重复性出现的,如果每次是“救火”优先,“救火”完毕也不分析问题,不再追责,那么就相当于事实性地确立了一种规则——上游的错,下游来买单。不用去白纸黑字声明这个规则,只要如此重复操作几次,各部门自会领悟到这个规则。基于这种规则,各个部门自会基于现实利害计算不断调整、优化自己的对策,形成一种劣汰博弈局面。上游会更加漫不经心,因为没有被追责;下游会开始对问题本身应付,并寻找机会把上游部门也拉下水,或者“死猪不怕开水烫”,麻木对待。久之,这种效应不仅会大幅降低业务交付的品质和效率,还会形成一种非常不健康的文化氛围,对于管理而言,这是一种可怕的现象,但它在企业中普遍存在。我认为下游承压效应的存在是因为管理上的苟且、短视、唯结果论,以及粗糙的、过度人治的运作机制。
下游承压效应的实质是责权利错位了,责权利错位了,分工耦合就更无保障,应对它的思路是切实理清职责。我说的不是去为各个相关部门制作一个职责清单,那东西用处不大,而是要通过更严密的流程(含有精细化的标准化)设计动态约定各个部门在业务流不同位置的角色与责任。请记住一个经验性定律:管理机制不怕出问题,就怕出了问题无法追责,如果出了问题就能清晰分辨责任、评估责任,也就不会或很少出问题了!
倒追效应则是下游承压效应中包含的一种现象。
正常逻辑下,一个企业内部的业务流程应该是推式的,即上一个环节工作完成后,主动推送给下游环节,这样可以做到各环节之间的搁置时间是最短的,是一种确保最高效率的方式。相反,如果流程是拉式的,就相当于上游环节把工作做好了,放在一边,等下游环节主动来接,很显然下游环节的人员不能时时守在上游环节盯着何时做好,这样中间的搁置时间长短就没有了保障。倒追效应就是指违反了正常的流程推式原则,要处于业务流下游环节反过来催促上游环节完成工作。比如销售部门接到客户订单后不及时传递给计划部门,需要计划部门反过来去催销售部门尽快下单;开会时,已经明确了会议开始时间,但是与会人员不关心,非要依靠会议组织者一个一个去喊,才能到会场;供应商货都送到了,PO还没有处理,仓库部门再倒追采购部门抓紧处理PO。
现实工作中并不是绝对不允许倒追现象,下游保持对上游的主动性会更好地促进业务的顺利进展,一定程度上从文化氛围上甚至应该提倡这种相互补位的精神。问题在于,倒追效应不应成为一种主逻辑,即认为下游部门天然就有责任去倒追,如果因为没有倒追,影响了工作进度,上下游部门会各挨五十大板。事实上这种情况是常见的,比如开会时与会人员没有及时到全,会议组织者承担的责任甚至比与会人员都要大;销售人员可能提前就知道订单要变更了,但没有及时通知计划人员,变更带来了损失。一方面销售人员没有主动说要打板子;另一方面计划人员没有主动去问,也要打板子。
倒追效应的诱因和应对方式同下游效应是一样的,不再赘述,只重复强调一点:合理的流程驱动方式应该是推式的。