第四节规则清晰,风险可控

流程的核心内容有两部分:一部分是基于风险的管控,确保流程目标的达成;另一部分是业务最佳实践的固化,确保流程的效率。这个标准涉及两方面的内容:一是规则是否清晰的梳理出来,并不断的优化?二是是否识别关键风险并建立有效的管控措施。

你是否有这样的体会,流程设计完成之后,流程团队严格按照流程执行,但最终从流程运行结果来看,也许与之前没有太大的改变,效率没有明显的提升,该犯的错照样犯,还是不可控。

一位客户研发负责人管着几百人的研发团队,但他仍然在负责公司关键的研发项目,担任项目经理、技术专家,仍然承担了很多设计文档的审核工作。我问他为何不授权,把自己解放出来,让自己有更多的时间去关注研发平台能力建设、研发团队能力开发、基于未来的技术创新等。他告诉我,虽然大家都按IPD流程跑,但他不盯紧一点,各类问题不时爆发,后果不可控,他放心不下。

问题背后的本质很简单:该企业的经验未转化成规则,未识别关键控制点并建立有效的管控措施。

一个好的流程设计就要达成这样的目标:降低对人的依赖度,依靠人,但不依赖人。如果能够做到,公司发展就更加稳健、可持续。对于成熟业务,管理者可以放心交给团队,交给流程制度,可以放心睡大觉,而将精力用于面向未来、面向竞争、面向创新的战略布局与核心能力建设上。

麦当劳一再降低员工的薪资,依然还有很多人蜂拥而至。这中间有很多是打工赚零钱的学生,以及下岗人员。有人会说,麦当劳这样干,你也可以这样干,你也可以雇用大量赚零钱的学生,或者以承担社会责任的名义雇用大量的下岗工人,然而绝大多数管理者清楚地明白,过分降低薪资的后果就是没人做事,请思考麦当劳公司为什么能,而我们公司不能?

以我的经验,企业普遍流程设计缺乏规则,写得太空了,很多时候只解决了跨岗位流转的问题,对于如何流转的经验没有转化成规则,导致流程没有力量。

在伦敦上学的外国学生,对英国“方脑袋”最大的体会是:学校里从来没有人管你,但谁也不敢犯错,所有规定完备,必须按照既有规则办,除非你不想毕业,或者是聪明到超过规定的制定者。不过,后者基本很难做到,因为英国人最擅长制定规则。

管控到位的流程是可以摆脱对人的依赖的,是可以托住业务流程质量的底线的,执行人员虽然有差异,但最终的质量大差不差。好比体系与机制相对健全的美国,不论总统是什么出身、能力如何、经验如何,最终国家治理都不会太差,保证处在一个相对较高的水平。

我们要看流程设计是否识别了流程运行过程中的关键风险点,是否基于关键风险点确定了流程的KCP(关键控制点),并在KCP中建立了有效的控制措施。

典型的风险有财务内控风险、质量风险、信息安全风险、环境风险、数据风险等。基本集成了各类管理体系的管控要求。

关键风险的识别质量同样是需要时间迭代的,是需要企业有很强的复盘总结能力。业务一个周期一个周期地跑,就会积累很多的数据与经验,各类风险与问题就会充分地暴露出来,对于发生频率高、后果影响大、发现/识别难度大的风险,要不断地识别出来,这些风险是具象的、场景化的,背后都有具体的案例支撑。对这些典型案例深度复盘,就能够找到有效的管控措施。

大家都知道,波音公司基本能够做到同样的原因引起的空难事故不会再发生,他们是如何做到的?其实也不复杂。每次空难发生后,会尽可能地找到黑匣子,然后做深度的复盘与总结,问题发生的根因是什么?在流程的哪个环节发生的?下次如何才能有效地规避?形成相关的工作标准,比如设计标准、物料选型标准、测试标准、检验标准、工艺标准等,这些标准是后续流程执行人员必须遵从的。由于这是关键控制点,流程活动完成后,要设计评审/检查点,在对应的评审/检查checklist中,要增加对是否执行上述标准的检查。这样就完成了一个闭环,有标准规范保证你不重复入坑,有检查来防止你不执行标准,构建了双重保险,再犯同样错误的概率就低了。

对于风险识别与KCP识别,最好是基于端到端流程拉通进行。流程KCP的建立要做到少而精,不能够遍地开花。如果太多了,K(Key)就失去意义了,就不关键了。

对于风险的识别要具体、明确,最好是有数据与事实支撑,不能够描述得过于空泛、抽象,像正确的废话,没有行动导向。

对于KCP的风险控制措施要做到面向关键风险的控制,有明确的规定动作、标准与要求,标准与要求是管控措施的灵魂。

读者可以拿此标准去对公司流程文件做一个验证:

​ 流程中识别了关键控制点吗?

​ 流程活动说明中有对应防范或控制风险的管控标准或要求吗?

​ 管控标准或要求可执行吗?是否能够被大多数流程执行人员理解并掌握?