在我们日常工作中，大家都知道的，做数据管理用Excel软件，做日常文档管理用Word软件，做会议展示内容用PPT软件。

任何基础工作基本上都要通过这三个软件来展示我们的工作内容。在日常工作中，如果你不会做图表，客户可能认为你不专业。

当你讲课时展示的PPT水平还是剪贴画水平，而客户老板又是一个对PPT有很高的要求的人时，那么你就惨了，因为客户通过PPT展示就知道你的水平了。

说到Word，很多人用Word软件就只会打字，不会排版，不会插入图片，不会导入目录等。你不会将里面文字依据需要变成竖向排版的，突然有一页要变成横向的，就不会操作了。其实企业里面很多管理人员遇到Word问题，都会百度查询，现在网络上一些课程或者教程都非常不错，学习渠道很多。

这三个软件每个软件的功能那么多，到底该学习哪些重点功能呢？我相信每个人都有这样的疑惑，软件中那么多功能，难道每个都需要学会吗？不是的。

对做工厂管理的人来说，一些常用的功能还是要精通的。

Excel：你必须要学会两个内容，一个是图表，另一个是函数。

有人说图表还不简单吗？不简单，我说的不仅仅是日常我们看到的柱状图、饼图等，而是一些复杂的数据分析。比如通过不同销售员的月度销售数据得出其所占月度销售额的比例，依据销售员姓名自动进行切换销售数据。我曾经做过一次，不简单，非常不简单。

我们说到Excel要学会图表和函数的问题。目前应用比较多的就是这六个方面的函数：日期函数、查找函数、地址函数、统计函数、逻辑函数和文本函数。

网络上面的一些案例，都是非常不错的，大家按照网络上的一些方式方法进行练习即可。处理一些Excel数据的时候，你如果懂得函数应用，会简单很多。所以，我希望大家一天学习1个函数，用2~3个月的时间学完，之后做一些案例，讲解给其他人听，巩固自己的知识内容。

表格里展示的都是一些单一的函数应用，很多时候需要函数套函数的。曾经做过一个项目，就是用Excel来计算考勤和计件工资等数据，一共好像30多个表格，最后通过函数链接起来。当时搞得我都头大了，不过做完成后，也学到了很多。

对于管理人员来说，函数和图表是我们做工作必须要学会并且掌握的内容。

Word主要学习什么呢？布局和排版。

学习怎么插入目录，怎么快速进行标题设置，图片和文字怎么进行排版的问题。Word中展示最专业的就是排版了。所以，建议大家好好学习一下Word排版技能。

PPT：主要学习如何用PPT制作方案和课件。

如何做好课件，这个内容就很多了。PPT的课程网上也有很多，有心人会寻找学习渠道的。

很多人都经常使用PPT，也会用PPT做方案，但是为什么有的人做的方案别人就不想看一眼，而有的人做的方案，堪称完美呢？这就是PPT的功效。

学习PPT，我们要学号这五点：颜色搭配、排版、逻辑、大纲、内容。

颜色：做PPT，必须要有美感。可能有人会说，每个人的美感都不一样，什么是漂亮呢，什么是丑呢，我觉得大众的眼光是雪亮的。客户的认同是最佳的赞同。苹果手机设计的美观吧，手机里面App页面展示的美观吧。美观的第一个要素就是颜色。怎么去运用颜色？做PPT的时候，颜色要用PPT母版的颜色或者相近色即可，不要多于2种主颜色。比如一个展示的PPT，红色是主色调，PPT中尽量展示红色的内容即可，用灰色做铺衬。关于颜色搭配的PPT课程内容，网上有很多，建议大家可以多学习一下。

排版：PPT和Word不一样，Word可以展示文字，PPT就不一定了，做方案展示的时候可以多一些文字，做课件的时候，就不一定要很多的文字，所以，排版就很重要。母版怎么去呈现，目录页怎么呈现，页面中的文字怎么去呈现等都需要排版。

逻辑：逻辑内容是一个文字与文字之间的关系内容，这个观点与另外的观点是对立关系还是递进关系？不同的逻辑关系用不同的图案进行展示， PPT的smartart中都有，比如金字塔、递进，流程、循环、层次结构等。

大纲：做PPT，你需要先把大纲做好，很多人做PPT，直接就开始做，如果你做十几二十页还好，如果做100页，你就知道麻烦了，所以在做PPT之前，必须要先做好大纲。做大纲最好的工具就是思维导图，通过思维导图的方式来展示整个PPT要展示的内容，每个章节要呈现的内容。

内容：PPT母版很重要，颜色很重要，逻辑很重要，大纲也有重要，但更重要的是内容，如果你没有内容，再完美的外表都支撑不了。所以你需要对内容进行不断的提炼，展示你自己的观点。

内容为王，然后通过颜色、排版、逻辑、大纲来展示，这样才是一个好的PPT。

综上所述，Excel、PPT、Word这三个软件，大家需要去好好学习并且练习。任何基础工作都离不开这三个软件，对这三个软件的运用熟练程度也决定了我们工作的效率。