在开展企业制度体系建设时，需要提前做好企业文件体系架构规划，确保企业文件得到合理的分层、分类，彼此之间边界与接口清晰，并针对不同的文件类型采取对应的管理方式。

在确定企业内部管理术语与定义时，个人建议优先引用国际标准，如ISO、APQC、SCOR等，其次引用企业管理相关国家标准，或者标杆企业（如华为、美的、万科、阿里巴巴等）的内部标准。如果以上都无法满足，最后才选择自己做相关术语的定义。不去重复发明轮子，这样操作既省时又高效。

例如ISO9000对管理体系的定义：组织建立方针和目标，以及实现这些目标的过程的相互关联或相互作用的一组要素；对文件的定义为：信息及其载体，例如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准；对规范的定义为：阐明要求的文件；对质量手册的定义为：组织的质量管理体系的规范；对记录的定义为：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。这些定义准确、简洁又通用。

通常来说，会将企业文件按稳定性高低及时效性长短分成两大类。一类是稳定性相对高，时效性相对长的体系文件；另一类是稳定性相对低，时效性相对短的公文。

体系文件定义为：规定组织业务运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、程序性的和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求和职责权限，具有相对的稳定性与较长的时效性。

根据关注点不同又可以将体系文件分为：流程类文件与制度类文件。流程文件经常被称为流程，包括流程说明文件、操作指导书、表格/模板、checklist等。制度类文件包括制度、管理规范、管理细则等。

流程类文件是关注业务过程比较具体的事物，用章义伍老师的话说，流程是导航仪。流程类文件更多的是定义流程具体的活动，关注输入、输出、谁来做、如何做，确保产出的一致性，不受操作人员的态度、能力、知识差异的影响。

制度类文件关注的是相对虚的内容，章义伍老师称之为摄像头。制度类文件是用来约束行为的，关注的是行为规则，能做什么，不能做什么，关注结果的评价与考核。

流程与制度的对比分析如表2-11所示。

表2-11 流程与制度的对比分析

制度管理是企业发展初期采取的一种相对粗放的管理模式，内容大而全，有流程、制度条款、标准、表格模板等，但逻辑不够清晰，往往只有编制的人自己才看得懂，需要做制度解释。

随着企业发展与规模壮大，文件管理越来越精细化，制度类文件、流程类文件、标准类文件各自独立出来，完成各自的使命，在各自领域做到专业化。

随着管理体系与机制的健全与成熟，制度类文件趋于少而精，流程类文件、标准类文件则越精细、越完善越好，代表了流程能力的强大。

公文定义为：组织内部使用的处理公务的文件，包括通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定、会议纪要等，公文具有时效性短、强制性、正式性的特点。

根据百度百科的定义，国务院办公厅将公文分成：

​ 命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员

​ 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

​ 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

​ 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

​ 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

​ 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

​ 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

​ 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

​ 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

​ 批复：适用于答复下级机关的请示事项。

​ 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

​ 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

​ 纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

​ 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

​ 公报：适用于公布重要决定或重大事项。

企业可根据实际情况选择内部公文的种类，并定义其内容。