三、三级流程设计模板

这个模板是从企业实践中打磨出来的,和四级流程千姿百态不同,三级流程的形状基本一致,主要区别在主责岗位。模板的核心结构和填写要求如下:

(一)基础信息栏

  • 流程编号与名称:把模板里的代号换成之前梳理的编号,比如采购管理是 19 号,就写 “19 采购管理流程图;物流是 20 号,就写 “20 物流管理流程图
  • 拟制、审核、审批与日期:拟制人负责出初稿,审核由流程授权岗位(负责这项管理工作的岗位)负责,审批是集体审批,日期填审批通过的日期,意味着流程经过培训后可试行。

(二)核心岗位栏(纵向分五列)

  1. 授权岗位:主要是总经理或董事长。涉及招聘总经理、财务总监、法务总监,以及财务管理、审计管理、监察管理、法务管理、安全管理(法人代表对安全事故负首要责任)时,授权岗位要写董事长、总经理;其他常规流程,授权岗位写总经理即可。
  2. 管理岗位与主持岗位:管理岗位是负责这项管理工作的部门负责人,比如销售管理流程的管理岗位是销售部经理(或销售总监、销售部长);主持岗位是具体推进工作的岗位,小企业可能管理岗位和主持岗位是同一个(比如销售部经理既管又做),大企业可能是销售总监(管理岗位)下面的销售部综合经理(主持岗位)。
  3. 重要配合岗位:是协同工作的关键岗位,比如安全管理流程的重要配合岗位是各单位负责人、各厂厂长、各单位安全主管;设备管理流程的重要配合岗位是设备工程师、设备维修工、设备操作工。
  4. 次要配合岗位:是参与协同的其他内部岗位,比如安全管理的次要配合岗位是各主管、各员工;销售管理的次要配合岗位是生产部员工、技术部员工。
  5. 其他配合岗位(外部):包括外来人员、外部合作方、政府主管部门等,比如安全管理的其他配合岗位是外协人员、外来人员、政府安全机构主管;设备管理的其他配合岗位是设备供应商、维修商、特种设备主管部门。

(三)流程内容栏(横向按工作逻辑排列)

  • 流程目标(六边形框):每个三级流程的目标不同,比如销售管理是提高销售管理水平,提高市场占有率;采购管理是提高采购管理水平,满足生产经营所需;设备管理是提高设备管理水平,保障生产顺利进行;质量管理是提高质量管理水平,提高客户满意度
  • 主责工作栏(矩形框):在管理岗位和主持岗位下方填写主责工作,每个框可填 1-2 项,按逻辑顺序排列。比如销售管理的主责工作是组织销售管理制度拟定与贯彻执行”“组织客户需求调研管理”“组织市场调查管理”“组织客户拜访管理”“组织客户订单签约管理”“组织客户订单发货管理”“组织售后服务管理”“组织客户档案管理
  • 配合工作栏(矩形框):在各配合岗位下方填写对应配合工作,比如销售管理中,生产部配合确认产品交付周期,技术部配合提供产品技术参数,客户配合反馈需求与使用意见
  • 改善与闭环栏:所有配合岗位的最下方框统一填提出改善建议;主持岗位下方填汇总反馈意见,提出改善方案;管理岗位下方填完善方案,上报董事长 / 总经理审阅批示”“组织贯彻执行新制度 / 标准 / 流程;流程末尾的椭圆框填流程目的,和开头的流程目标首尾呼应,比如销售管理的流程目的是提高了销售管理水平,提高了市场占有率(用完成时态)。

 

这个模板用微数软件可以绘制,《从零开始学做流程管理》第 115 页也有完整模板,只要熟悉管理工作,按模板填内容,画三级流程会很简单。