流程文件评审最忌讳的是照着流程文件从前到后评审,这对于评审组来说是极其痛苦的,很难让大家找到评审的获得感,次数一多,部门负责人就会找各种理由推脱或派其他人参加。流程文件评审要重点突出,围绕以下三个方面进行:
(一)关键点
对于新建的流程,评审的重点是:流程的目的、流程绩效指标、流程图、涉及角色及职责,以及关键节点的说明。如果是全新的业务,要重点关注是否借鉴了外部标杆;如果是已有业务隐性流程显性化,则要重点说明是否将内部最佳实践进行了固化。
对于再设计的流程,评审重点是变化点,与之前的版本有哪些变化点,这些变化点解决了什么问题,带来了什么改善与价值。
(二)风险点
流程设计存在什么风险?对于这些风险,我们的评估结论及应对措施是什么?比如我们在设计流程中发现漏洞,但暂时没有好的办法管控,通常会将这个风险点列入审计checklist中,作为后续审计的必审事项。
(三)分歧点
流程涉及的相关部门对于流程文件的分歧点是什么?不同方案的优劣分析结果是什么?流程设计团队的建议是什么?
企业现实业务中,分歧点最多的是职责定义,有利可图的活大家抢着干,脏活累活则拼命推给别人。对于缺乏协同文化的公司而言,这种情况往往会让流程部门很难受,很多时候很难从逻辑上说服,一个双方都不愿意承接的工作,到底交给谁更合适?我的建议是,如果逻辑上说不清楚,或者说服的成本过高,就交给决策者快速地拍板定案。所以,流程管理部门要敢于将问题升级,否则这样的问题就永远得不到彻底地解决。
这不禁让我想起多年前听到的一个故事。在某公司发生了制造部与采购部的扯皮事件,双方都认为某项工作不是自己的职责范围,应当由对方承担。双方大致表达意见之后,立刻回到办公位上找文件,后来采购同事找到文件证明该工作由制造部承担。生产部门人员看到文件后二话不说,就回去干活了。
组织需要这样的执行力,有的时候成功一半讲逻辑,另一半是不讲逻辑的,就是这种霸蛮的执行力与服从力。