9.2.3 经销商基本资料管理

1.经销商基本资料的建立

（1）填写《经销商基本资料表》。

如果制造商与经销商达成一致，组长要填写《经销商基本资料表》（表9-1），将开户相关文件带回营业所审批，审批程序请参阅《经销商基本资料建立流程》。

表9-1  经销商基本资料表

表单填写说明书如表9-2所示。

（2）经销商基本资料的建立

① 遴选经销商：组长根据公司遴选经销商的指导原则，在辖区内选择合适的经销商并记录开户相关信息。

② 填写《经销商基本资料表》：各营业所增加新的经销商时，组长填写《经销商基本资料表》，若为需要铁路运输的经销商开户，组长还要向所长提交《铁运基本资料表》。填表时请参看《经销商基本资料表》填写说明书。

③ 所长审核：组长将上述资料连同三证影印件一并交由所长审核。所长重点审核经销商的类型、经销商的经营方式及产品售价等内容。

④ 核对、输入资料：所长审核签字后，营业部物流科主管核查三证及《经销商基本资料表》，并将资料输入R/3系统。

⑤ 打印：物流科主管将输入电脑的资料打印出来，交由组长复核。

⑥ 复核：组长对打印出来的资料进行复核，查看打印资料的内容是否与原始资料一致。

⑦ 存档：物流科主管将准确无误的资料与原始的《经销商基本资料表》及三证一并存档。

⑧ 核准：营业部主管在R/3系统中执行批准动作，然后系统会自动将资料提交给总经理，总经理再对这些材料进行核准。

⑨ 总经理核准。

⑩ 将经销商的资料下载到EM系统中（EM是一种客户管理软件系统。广州名道顾问公司可为客户定制这样的系统）：总经理对经销商资料进行核准后，根节点操作员将经销商的资料下载到EM系统，这时该经销商才能进行交易。

2.经销商基本资料的变更

（1）填写异动单：经销商的送货地址、税号等基本资料改变时，组长要填写《经销商基本资料异动单》，并将之与原先的《经销商基本资料表》一并交由所长审核（组长修订，所长审核）。

① 如果经销商的送货地址、负责人、经销商名称、发票税务等与债权有关的重要资料有所变化， 业代应将经销商书面确认资料和《经销商基本资料异动单》等资料一并交给所长。

② 如果经销商的基本资料有变动，而这些资料（价格、税号等）的变动又会影响发票的开立，那么业代必须注明资料修改的原因及对已开发票、未开发票的处理办法。如果变动的资料涉及经销商的三证，那么经销商就要重新提供三证影印件。

（2）审核：所长审核签字后，如果变动的资料涉及财务作业，应将资料交由财务会计部主管签字。

（3）将核对后的资料输入R3系统：完成上述工作后，营业部物流科主管负责在R3系统中对异动内容进行更改。

（4）复核：物流主管将更改后的经销商基本资料打印出来交由业代复核，业代主要查看输入系统的内容与异动单内容是否一致。物流主管将更改后的经销商基本资料存档并填写《内容变更记录表》。

（5）核准：如果异动内容未超出营业部主管的核决权限，那么可在R/3系统中更改资料。如果异动内容超出营业部主管的核决权限，那么系统会自动将异动内容交由总经理核准。

① 营业部主管审批权限：凡型态未改变的经销商的基本资料发生异动时，营业部主管直接签核即可。

② 如果经销商形态有异动，那么必须提报总经理，由总经理核准。

（6）将经销商资料下载到EM系统：经销商资料经营业部主管或总经理核准后，由根节点操作员将其同步到EM系统，这时方可与该经销商进行交易。

3.清户

（1）若公司现有的经销商因某种原因不能达到公司对经销商的要求，组长可提报清户签呈，签呈中应注明：

① 清户原因。

② 经销商余额。

③ 余额的处理方式。

④ 附件：对账单。

（2）营业所营销会计审核

① 如果经销商与公司之间存在债务问题，可暂不清户。通知所长及业代向经销商催款，待欠款还清后，再重新申请清户。

② 如果经销商与公司之间无债务问题，那么营销会计可打印出对账单，根据对账作业流程，交由业代和经销商签收并确认。

（3）《清户签呈》的审批。

① 所长签核。

② 营业部主管签核。

③ 财会部主管签核。

④ 总经理核准。

（4）对经销商余额的处理。

① 经销商要求以现金的形式返回余额，则营销会计要做会计分录。

1）余额  借：应收账款/ 149000000（依经销商）

贷：银行存款/ 11*** *** **（存款金额）

2）冲回不再发放的返利TP1

借：预提费用-促销费/ 2280032000

贷：销售费用-促销费-通路-返利/ 632000900    

② 经销商要求排货返回余额，则依《产成品受订、出货作业办法》办理出货。

（5）清户之系统处理。

① 待余额处理完毕后，营业部物流科主管在系统中进行清户作业，并通知EM系统。

②《清户签呈》存于营业部物流科。物流科主管填写《内容变更登记表》并存档。

（6）对超过一年未与之交易的经销商，系统会自动产生经销商明细，每季由营业部物流科负责打印，然后将打印出的经销商明细提交给各所长及营业部主管。

4.附件

（1）经销商基本资料建立流程（附件一）。

（2）经销商基本资料变更流程（附件二）。

（3）经销商清户流程（附件三）。

5.相关文件及表单（编号）

（1）经销商基本资料异动单。

（2）经销商资料目录。

（3）月经销商统计分析表。