在一些公司里最常发生的事情是，当业务人员离职，新业务人员到岗后，想要了解接手客户的情况，去营管那里查询，可能除了销售数据能够查出来，其余一无所获。

去客户那里了解，都是一面之词，也无法求证。

业务人员对客户进行管理需要有客户的各种信息支持，尤其是集中在客户以往的业绩数据、费用数据、发生的很多好与不好的事件、往来正式文件、历史合同及其条款等。

一、建立档案

建立档案，要从以下几个方面入手：

（1客户的基本情况：公司规模、主营品牌、仓库、车辆、业务人员配备、组织架构、法人及管理层状况（年龄、性格、生日、喜好等）、办公场所、注册资金等基本情况。

（2客户与公司的详细交易条款摘录，交易条款的历史变化情况。

（3年月度历史交易额、分产品的销售数据、库存及发货数据。

（4客户的临期货处理、客诉等的专项问题报告情况。

（5客户与公司发生的纠纷报告。

（6公司与客户发生的良性事件。

（7客户经营的大事件记录。

（8客户的促销历史：月度及大型专题活动。

二、档案信息整理

一定要将客户档案整理成标准格式，不可以只能做成WORD文档，不利于查阅和使用。

档案一定要专人负责固定的业务及其客户，以利于及时搜集和录入信息。

这些信息一部分存在于合同内，一部分存在于公司的数据系统中。

当合同签订完毕后，立即要求将合同信息录入客户档案。

经营性数据存在于数据系统和业务人员的月度报告内，规定在固定时限内，将这些信息录入档案。

发生的大事件，很多都存在于申请和处理报告中，这些申请和报告都会经过营管部人员，将这些信息及时整理附在档案中。

还有很多比较重要的事件，基本上都会在会议上讨论，会议上做好记录，并进行结果追踪，也可在会议纪要上搜寻，录入档案。

档案除了做成电子档案，同时存储纸质档案。

档案信息可以做密级设定。

三、档案信息使用

建立档案是为了让业务人员用于工作。

档案信息原则上只允许提供给负责本客户的业务人员使用，不得提供给非负责业务员，除非得到业务主管部门负责人的书面授权。

一般档案信息调用，业务人员打申请，主管签字之后，营管部便可提供。

保密性信息，必须在得到相应级别人员签字授权后，方提供使用。