开会是老板层面推进工作的重要手段之一。一项工作，从筹划讨论、安排部署、跟踪检查、总结讲评等等，每个环节都少不了会议，而且这种会议几乎都是重要会议。总助作为老板的助手，一年要经办的重要会议肯定不少，由此可见，如何高效办会对于总助来说是何等重要。

我刚开始接手总助工作的时候，一天下来，至少有3个会议或以上是要求我参加的。在参与会议的过程中我观察了一下，发现有以下几个问题：1、“陪绑会”现象严重，参会人员大部分是关联性不强的，只是有其中一个点会跟他有关系；2、会议过程中，与会人员精神不集中，具体表现为使用电脑与手机的人员占80%；3、会议议题不明确，会议议程不受控，会议超时严重；4、会议讨论的问题点不聚焦，到会议结束，80%问题没有结论等等。

针对这些问题，我第一个推出的是会议管理制度。为了更好的推行这个制度以及给高层管理人员一个感官刺激，我做了一个数据。对公司的例会、相应的参与人员、会议时间做了收集汇总，根据参会人员的工资计算得出月度的会议成本。结果这个数据一发出去，引起了高层管理人员的惊讶：“一个事业部、一个月的会议成本竟然高达到2000万”。这个数据大大的刺激了管理人员，随之而来的就是一个高效的会议管理整顿，效果明显。

主要采取了“关键会议”管理的方法，会议前制定会议议程、时间精确到分钟；会议主持人要具备掌控会议进程与会议氛围的能力；每一个会议后一定要有所输出，输出会议决议并对决议制定完成时间与责任人；提高会议效率，所有参会人员必须把电脑、手机等统一放置在指定区域，会议期间不处理非紧急事物；会议参会人员的选定要遵守“议题与之有50%以上的相关性”原则。具体实施方式如下：

首先采取“先入为主”的方式，每月固定一天为“经营管理会”，无论那天是什么日子，照常进行；根据公司当前的发展情况，把经营管理会的议程固定下来，每一个环节的时间都做一个规定，会议组织者和发言、汇报者按规定的时间准备材料；会议议题必须围绕主要内容做延伸和扩散，但必须在可控的时间内出决议或确定方向或制定措施。

会议时间的把控是会议中最难的一个环节，这对会议的前期组织、准备以及会议过程中的主持人要求非常之高，在每次会议之前我都会提前10天发出会议议程，同时与参会者互动、确认给予的会议时间是否足够。至于我如何给予会议时间呢？我会根据至少三次以上的会议时间经验来计算其所需的一个时间预测，此时为什么要跟与会者互动时间呢？因为经营管理是个天天都发生变化的过程，每月的情况是不同的。互动还有一个好处，时间是其汇报人自己确定的，“承诺就要做到”就是非常有制约性的了。会议中，可以允许有正负时间偏差，也是提前告知与互动，然后严格按照此进行，很多会议主持人都会任由其领导们在讲，事实上主持人在会议中就是最大的“官”，如若主持人不干预，会议真的是会失控的。

“没有规矩不成方圆”，把一些无可避免的，需请假的情况列明并按要求实施请假管理。这样下来，高层管理者不会因为时间相冲突而不能在一起开企业经营管理会，也不会因为议程的不明而导致会议时长不可控，更不会因为会议无人管控导致无效果。

总之，从会议数量、参会人员、会议时间、会议过程、会议输出、措施跟踪等方面对降低会议成本做出了全方位规定，进而提升了会议效率，也促进了公司管理层的高效意识。