a) 拟订来宾考察接待计划的资料准备:
i. 来宾规模、单位性质、来宾人数、男女比例;
ii. 考察范围、考察重点、考察方式、考察时间;
iii. 来宾负责人职务、姓名、其他来宾职务、姓名;
iv. 来宾行程单或考察函;
v. 接待要求、接待规格;
vi. 企业接待负责人及接待人员;
vii. 企业以前同规格接待方案……
b) 来宾考察接待计划的拟订与审核审批方法:
i. 办公室主任或公关经理或行政人事经理(下同)与考察单位联络人沟通接待事宜;
ii. 请示企业接待负责人接待要求及注意事项;
iii. 拟订来宾考察接待计划草案;
iv. 直接主管审阅接待计划草案;
v. 必要时召开接待专题会议,征求接待人员意见;
vi. 根据讨论反馈意见再次修改完善来宾考察接待计划;
vii. 主管负责人或分管副总经理签字上报;
viii. 总经理审批;
ix. 通过后在公司内部工作群公布。
附:来宾考察接待计划参考案例
2019年12月某省教育系统来宾考察公司接待计划
拟订:王巧娇 审核:
序号 | 任务名称 | 完成措施或关键节点 | 达成目的或完成量化指标 | 责任人 | 参与人或协作人 | 起止时间 | 奖惩约定 | 完成情况 |
1 | 掌握基本信息 | 明确来宾身份、往返时间、人数、目的及注意事项,通知其他同事提前做好准备工作 | 信息准确,通知到位 | XX | 总经理 各主管 | 8 | ||
2 | 接待准备 | 了解来访期间的天气情况,安排行程、参访路线,根据标准预定餐厅、酒店,制订接待计划,采购会议需要品,布置会场,检查准备工作 | 计划审批通过后,抄送各部门主管 | XX | XX 各主管酒店主管 | 9- 10 | ||
3 | 服务宾客 | 寒暄欢迎,接待引见董事长,介绍公司企业文化及愿景规划,陪同参访、交流互动,做好期间茶水、用餐服务,拟会议纪要 | 宣传公司,采纳来宾指导意见或达成合作意向 | XX | 总经理产品总监、设计经理 | 15 | ||
4 | 欢送宾客 | 安排车辆,欢送宾客上车,感谢来访 | 接待顺利 来宾高兴而来满意而归 | XX | XX | 15 |