为了开好讨论会,格鲁夫推荐了一个方法叫“同级群体加一”34,即在讨论的团队群体上再加上一个人,这个人最好不是直接的老板,但级别要比参会的其他人高一点。整体会议过程可以由这个人来负起“引导的责任”——也就是说,这个人不表达观点,只引导讨论。
这个人就是主持人。
企业中的现实问题是主持人级别比较低。一些会议参会人员中“立场强硬的人”、“话多的人”、“声音大的人”比较多,这些人往往是职位较高的人或者资深人士,主持人在公司职位序列中人微言轻,不敢打断这些人士的发言,造成会议时间失控和议程失控。除非领导(一把手、高管或者部门负责人)直接当主持人情况会好一些,但是,这是专题讨论会的大忌——因为开专题讨论会的目的是面临复杂问题,需要员工深度参与会议进程、共同探索解决方案,如果领导当主持人,无法做到中立也无法营造平等互动的氛围,直接降低参会人的认知有效性,员工的主动心态被压抑。
主持人要为会议过程负责,必须要能控制住会议进程,也就是说,他(她)的话必须有人听。例如,主持人必须要在会议上制止他人的不当发言:
- 张主任,先别打断小周的发言,让他讲完您再说。
- 李工,你的发言超过3分钟了,让别人也讲两句。
- 提醒一下,我们讨论的主题是“……”,而不是“……”,廖经理请回到主题上来。
- ……
因此,主持人在会议中必须要有独特的地位!
“三一会议法”的宗旨是“会议室内外是两个世界、需遵守不同的规则”——只有参会者接受并遵循这条规则,专题讨论会和诸多会议的具体方法才能展布开来。在企业中,主持人这个岗位应该具备公信力和相应权力,企业有必要在职位体系中设立“会议主持人”这样的岗位(要有相关的培训支撑),进行兼职(大型企业甚至可以设立专职岗位)培养,并发放专门的津贴。
领导发言是专题研讨会中很令人头疼的问题。许多企业领导的自信心和表达欲相当强烈,会议发言滔滔不绝。议程中明明要求每人发言不得超过3分钟,某位领导发言洋洋洒洒、严重超时,却没人敢打断他。有的领导在会议中不能接受不同的意见,一旦有人意见不一致,轻则对此不屑一顾、进行人身攻击,重则暴跳如雷、咆哮会议室。而且,领导一旦在讨论会中过早发言,就有有很多参会者跟风,使会议讨论的结果变质。
如何在讨论会上减少领导发言是很现实的问题。即使会议主持人有责有权,但毕竟身在企业之中,如果企业文化不够开放,主持人决不敢贸然打断领导发言或者制止领导批评其他发言人。主持人有一个小技巧,就是会前和参会领导沟通,要求讨论的过程中领导不发言或晚一点发言。准备推广 “三一会议法”的企业可以设置相关制度,强制规定领导人在专题讨论会的讨论进程中不得发言,只有在讨论最开始引导发言或者讨论结束后总结时,根据议程安排由主持人决定是否邀请领导发言。