总助在工作上，除了协助老板“排忧解难”外，更需要主动优化跟老板相关的操作流程和简化老板的工作模式，让老板用最直接、最方便的方式随时随地了解公司的实时信息与数据。这需要总助多关注跟老板相关的流程操作以及老板日常获取信息与数据的方式，评估和判断这些操作是否给老板造成负担，是否会占用老板大量时间，是否能实时给老板提供准确的数据。因为任何一个环节掉链子都会直接影响老板对公司业绩的判断以及方向的把握，总助必须组织职能部门去给老板创造一个便捷的信息获取平台。

财务数据是老板每天都要关注的，公司的营收数据、库存数据、资金数据等都是老板重点关注的内容，这些数据是最能直接体现公司运营情况的。如：我们公司在发展不断壮大的情况下，数据系统也一直在选择升级，从原来的K3到国产ERP再到国际顶级SAP的系统，一直都在做升级、迭代。在最后的SAP系统上，针对老板所关注的数据，我特意组织程序部门编程设计《营收一览表》，里面揽括了老板每天都要关注的数据类别，把这个获取方式直接在其手机和电脑桌面上设置快捷查询键，只要自己一双击，自动可以打开查看实时数据。

除了对老板最关注的财务数据做便捷的获取方式外，我还会把每个阶段作为老板重点关注的公司大项目和管理重点创建便捷的信息获取平台。比如，对于正在进行的公司大项目，为了让老板随时知晓项目进度以及其中的问题和困难，在OA平台上创建了一个“项目进度管理平台”。约定信息管理平台发布的内容以及统一更新的时间节点，也设置了项目决策与待沟通确定问题发布区，专门设置了相应的意见表达区，以方便老板在这个平台上随时获取重大项目的实施进度与问题，必要时可通过这个平台向项目发出指示与决策。

对于一些重要的管理问题，除了是给老板建立一个信息获取平台外，我还利用这个平台做公司文化宣传和回顾公司的“昨日”，打造“历史上的今天”平台，铭记历史，才能更好地前进。比如安全经营板块，是作为化工企业时刻要崩紧的管理范畴。我向信息安全管理部门提出要求，创建一个辐射全公司的共享平台，设置各部门定期上交“作业区”、知识分享区、安全行为观察区、历史上的今天安全事件回顾、员工意见反馈区等。不管是作为职能部门还是监管部门，都能在同一平台上按约定规则操作，这样既可以对责任部门起到监管作用，还可以让老板实时看到各责任部门对安全的行动，时刻对关乎集团生存的安全加以关注和发出指令。

建立这些便捷的信息获取平台，其实也是在提升公司信息安全管理的一个模式，因为它使很多线下的工作变成了线上，多了信息的保存、传承渠道，减少了“说说就当汇报”的口头形式，也为以后的相关信息查询留下依据。在这个不断完善信息平台的过程中，有很多看上去应该上信息管理部或其它职能部门该去想、该去规划的事，很多时候会存在局限性，因为他们只关注部门内的需求，我作为总助之所以要去规划或提要求，是因为我会以公司的视角、老板的角度去评估平台的模块或内容，让平台既符合我们的业务发展需求，也给老板获取公司内的信息能便捷和及时。只有这样，公司各个方面的管理动态才能实时地得到老板的关注，让老板在公司的一些重大决策和发展方向上做出更精准的指示，公司的经营业绩才能保持持续增长，为业务持续性打下更坚实的基础。