世界在变，人在变，事物也在变。项目推进过程中，随着参与的人越来越多，项目的需求也越来越明确，原来规划的项目范围绝大多数时候都会出现变化。项目内外部环境在变，如何有效地跟踪变更，并让变更落地到最终的项目实施中，确保项目目标的达成，变更的记录和跟踪尤为关键。

归根到底，变更是针对原来各方达成的共识需要做出调整，重新达成共识的过程中，不可避免地会有多方的冲突。有一说一，及时有效地做好变更记录，会为变更的决策和管理打好基础，有效推动多方快速达成共识。

【案例】

8A公司在电商业务系统升级项目正在全力推进。项目会带来公司多个部门的业务流程变革，市场部门、运营部门和电商部门是影响最大的几个部门。系统如何能够有效支撑好电商业务运营，在各个部门间讨论非常热烈。每次项目双周会，各个部门的负责人都会花很多时间进行讨论。

在一次电商系统红包营销专题沟通会上，市场代表雨晴首先发言：“我们市场部门做活动，要评估营销效果，只能看到多少人激活红包，指导营销活动消耗的成本，不能做全面的统计分析，也不能对未来的营销规划提供指导。我们每年营销费用不小，我不能接受。为什么现在还没有规划？”电商代表钱瑞随后说道：“在需求评审阶段，市场和电商部门对红包的发放专门有过沟通，考虑各种营销活动都有不同的规则，红包发放只会在营销活动预算范围内，这些都是固有的营销支出，当前阶段统计不是高优先级，暂时不在短期内规划。后续整体的营销分析，再单独规划。”雨晴并不能接受电商部门的意见，说道：“虽然前期有过共识，公司当前注重精细化运营，营销活动分析需要尽快规划。”

钱瑞和雨晴双方的意见不一，需要尽快推动达成共识，涉及整体项目范围变化，罗宾拿出了前期营销需求评审会议的会议纪要。在会议纪要中，明确说明了营销活动的统计分析功能在当前阶段暂时不实施，未来做相应的规划。

沟通会上，雨晴建议提交变更申请，在下周的变更评审会，全面评估营销活动分析需求的变更，决策是否执行变更。

罗宾从项目开始，就非常注重变更的管理和跟进。罗宾在前期制订项目管理计划时，就制订了较为全面的变更管理计划。确定了变更请求的审批和采纳流程，变更由项目团队申请，变更申请后，通过变更委员会审批。一周后，变更评审会议如期召开。会前罗宾提前准备了前期对营销活动分析需求的整体分析材料，变更管理委员会上财务、运营、市场、电商负责人，整体评估了营销活动分析需求的影响和风险。现阶段营销活动的整体分析需求还需要多个部门全面梳理业务流程。现有系统已有一部分的基础分析功能，能够支持基本的分析。从成本和进度整体考虑，系统营销活动分析的整体分析的变更，风险太高。否决了变更申请，还是维持了原来的计划，当前阶段暂不实施，留待未来再做相应规划。

变更评审会议后，罗宾在会议纪要中，记录了此次变更评审会的评审结果，以及列明了一些需要各个部门跟进的待办事项。会议纪要通过电子邮件发出，供后续持续跟进。

【案例分析】

变更管理的原则是项目基准化、变更管理过程规范化。留记录、开好会、抓风险，变更管理事半功倍。

（1）变更的书面记录是基础

在遇到变更时，很多时候我们在快速沟通得到结论后，马上执行变更。这种方式高效，但是在面对复杂场景和变更频繁时，会遇到很多挑战，可能完成了变更工作，但并不会得到认可。变更有标准的流程，我们必须要记住一点：所有的变更请求都必须以书面形式记录，并纳入我们项目的变更管理。书面的记录是有效变更的基础，会议的纪要，进展汇报等多方决策的内容，通过电子邮件的方式，与相关方确认。有记录，有过程，变更才能更可控。

（2）高效会议决策是关键，不能忽视会议的重要性

大多数时候变更管理难，是因为变更的结论没办法在项目的相关方间达成共识。核心相关方对项目的影响力会各有不同，以及他们受到项目的影响也会各有不同，所以对变更的态度可能会有较大的偏差。会议是能够在变更前、变更中、变更后有效的达成共识一种方式。会议前，提前准备好变更的内容，包含变更的背景、原因、变更的影响、变更执行方案、当前进展、可能带来的风险、风险的应对计划等。让参会的相关方看到变更的全貌，能够有助于推动变更的决策，以及使后续变更有效落地。

（3）项目风险点重点关注

一旦认为变更有流程后，我们容易简单粗暴地执行流程。其实这中间最不应该忽视的一点是风险。按照变更流程执行过程中，绝不能忽视变更风险的识别、风险的评估和风险的应对计划制订。在风险触发时，相应的应对计划的执行，能够降低变更带来的负面影响。关于风险的管理，我们会在风险的主题中做更全面的探讨。