反思反馈会的中期进程1:“裸心会”

“裸心会”应该怎么开呢?

最简单的“裸心会”是“酒后吐真言”——这也是酒桌文化盛行的原因之一——酒精的作用能让人袒露心扉。但这种方法有很多限制条件,包括人选、时机和地点等等,而且效果完全不可控。

正式“裸心会”过程中主持人(可以与召集人合一)的角色相当重要,即使在会前准备时已经建立了很好的会议氛围,并且参会者也非常投入,但由于“裸心会”需要走进被反馈者的内心深处,需要“直面惨淡的人生、正视淋漓的鲜血”,主持人应时刻保持警觉,始终牢记保护被反馈者心理上的安全感,必须要始终控场,并选择合适的措辞和语气对参会人进行沟通引导。

“裸心会”的中期进程没有一定之规,大致可以按照如下流程进行:

第一步,通过引导发言谈主题和议程

-​ 主持人做引导发言,明确本次“裸心会”的主题。

-​ 如果本次“裸心会”目的性很强,需要谈出关键问题点。

-​ 明确下一步的具体议程。

第二步,批评和自我批评。

-​ 被反馈人围绕问题点自我批评。

-​ 参会者轮流发言,围绕问题点对被反馈人进行反馈。注意,此时被反馈人不得发言进行申辩和反驳。即在批评和自我批评的会议过程中,被反馈人除自我批评这个环节外,不得发言。

为了反馈能够更加深入,可以通过结构化思维工具85给被反馈者打分。例如,作为“优秀管理者”需要六项特质,包括使命感、责任心、敬业度、领导力、学习力和韧性,参会者可以基于这六项特质给反馈者打分。主持人可以根据打分情况现场提问,比如说,“XXX你在领导力方面给XXX只打了2分,请问是为什么?最好有实际工作的例证作支撑!”

为了更好地使用结构化思维工具,可以采用预定发言模式,请一些资深员工(或外部专家)参会,由他(她)讲解结构化思维工具的使用方法。这样做有助于拓展讨论的深度。

第三步,人员轮换。

-​ 按照会议安排,被反馈人轮换。

-​ 循环批评和自我批评过程。

第四步,被反馈人发言

-​ 被反馈人进行发言,内容主要是谈参会感受,不要就反馈内容进行申辩、澄清(如果有明显误解可以简要说明),尤其不允许反驳。

-​ 明确限时,一般不超过3分钟。

第五步,总结和集体纪要。

-​ 记录人上台,进行集体纪要展示。

-​ 主持人简短总结,如有必要,明确整改时间和要求。

以上流程之外,有几个点需要会议主持人注意。首先,还是要强调批评和自我批评这个环节中时刻控场的必要性,尤其是控制好相关情绪表达:

-​ 被反馈者自我批评时,要围绕主题适度引导和挖掘。

-​ 发言者情绪激动,要适时引导,并用中肯、不带情绪的语气重复发言者的话语。

-​ 发言者表达不清晰时,要适时插话,协助整理话语逻辑。

其次,主持人要适度提醒参会者在别人发言时不要插话、也不要评价别人的发言,要耐下心来倾听他人的想法和思考。再次是发言目标要集中,不能偏离主题太多。“裸心会”有特殊性,即对事又对人,其内容相对宽泛,即使事先框定了主题也会动辄偏离,主持人要随时将发言人拉回主题范畴内。