“一对一会议”的前期准备:下属主导会议

“一对一会议”是三一会议法强有力的补充。

它只有两个角色——上级和下属,或者可以理解为伙伴A和伙伴B。一对一会议机制运行得最好的英特尔公司,是由下属主动约上司的时间,并且大多数会议准备都是由下属完成,包括前次会议回顾、本次会议主题、会议纲要、会议材料等等。同时,要求下属主导一对一会议,对本次一对一要讨论什么、不讨论什么、先讨论什么、后讨论什么都做好计划。当然,作为上司也需要提前思考讨论的焦点问题。总之,“一对一会议”有着独特的召开模式,它是下属的会议而非上司的会议。从这一点看,它和大多数管理者心中的会议模式都不相符。

下属需要准备哪些话题呢?除了固定时间节点的“绩效目标制订”之类的预定议题外,下属自己定即可(上司也可以提建议),只要是工作范围内的话题都可以作为议题,比如说职业发展、培训需求、项目关键节点、具体工作难题等等。甚至于非工作范畴的议题,如果它对工作结果产生影响,也可以在“一对一会议”中听取上司意见或者寻求上司帮助,比如说家庭困难、身体问题等等。

在具体实操的过程中,有以下三点需要上司和下属共同注意:

1、“一对一会议”很重要,绝大多数情况下,不要更改预定时间或取消“一对一会议”。

2、为“一对一会议”准备一个双方确认的主题,多数时间应围绕主题沟通(可以是多个主题,一般来说主题越少,讨论的效果越好)。

3、多数情况下,下属不但是问题提出者,也应该是解决方案提出者。

会议空间的选择很有意思。一定不要选择在上司的办公室,可以是下属的办公室、可以是公共会议室甚至是公司外面的咖啡馆。

“一对一”会议的优先级非常高,在开会期间,手机绝对静音,期间也绝不要使用电子产品。即使有急事需要中断会议,也必须要征求对方的同意,并约定好继续的时间。