第八节场景八:内部审核

三个月试运行的时间很快过去,A企业的贯标工作即将迎来首次内部审核。小周作为A公司的ISO9001内审员参加过企业的内部审核培训,对内部审核的方法有所了解。两化融合管理体系的内部审核与其他管理体系的内部审核有什么异同点呢?

点评:

正如前文所述,管理体系都注重PDCA的过程方法和系统管理思维。对整个管理体系如此,对具体每个环节的工作也是如此。根据我们的贯标辅导经验,内部审核工作要做如下安排:

(1)组织保障。

管理职责是两化融合管理体系的第一个管理域。不管做什么事情,首先要有人来做,组织保障很重要。根据我们的贯标辅导经验,企业应该成立内审小组,由管理者代表牵头,确定内审小组组长和内审人员,并以公司通告的形式加以明确。内审小组成员可以从各部门抽调,也可以由贯标工作小组成员担任。

(2)内审员培训。

对成立的内审小组成员进行内部审核方式方法的培训,这部分工作一般由贯标辅导机构组织开展。两化融合内部审核的方法与质量管理体系类似,可以互相借鉴。

(3)内审计划。

要形成详细的内部审核计划,涉及内审范围、内审依据、内审目的、内审频次等内容。同时需要制定详细的内审实施计划,明确内审员与需要审核部门的对应关系,要遵守交叉审核的原则,即审核员不能审核本部门的两化融合工作。要明确审核的时间、地点等内容。

(4)内审检查表。

制定详细的内审检查表。两化融合实施涉及的范围广、部门多,每个部门在两化融合实施过程中承担的工作也不同,不宜用一套统一的内审检查表进行审核,建议根据各部门的业务编制针对性强的内审检查表。

在实践中,内审检查表编制的内容须反复和审核员及受审核部门确认,在双方/三方都确认无误,并且对于内容细节都无疑问的情况下,才能更好地实施。

(5)实施内审。

内审员根据内审检查表对审核部门进行审核。重点检查两化融合管理体系的执行情况,检查相关人员对体系条款的掌握程度,对体系文件的执行情况,记录资料的保留是否符合文件要求,格式是否规范,内容是否完整。内审员应把各部门的实际情况仔细记录下来,形成原始的审核记录。

(6)不符合项。

对于各部门执行过程中存在的问题,内审员要开具不符合报告,指出不符合问题违反的条款内容。根据不符合的程度,判断是严重不符合还是一般不符合。受审核部门要对提出的不符合项进行原因分析,同时提出整改和解决方案,包括解决的时间、措施等。内审员在整改要求时间内对审核部门的整改情况进行跟踪验证,确保不符合项目的整改到位。

(7)内审报告。

内审员将内审情况提供给内审小组组长,由内审小组组长出具内审报告,对此次内部审核工作进行整体总结与汇报。内审报告应发送给企业的最高管理者和管理者代表、相关部门负责人等,督促不符合项目的整改落实。

赵部长和小周在贯标辅导机构的帮助下,历时两周,完成了A公司两化融合贯标的首次内部审核工作,并将相关的作业文档进行存档整理。