对不合格品应该从其产生一直到处理完成为止的整个过程进行记录，清楚地表明不合格品的产生原因、评审、处理和改善后效果等内容，以便分析和改进。进行不合格品记录时要掌握以下内容：

（一）选择不合格品记录方式

进行不合格品记录的表格类型有：

（1）品质检验记录表格，如《IQC来货检验报告》《PQC巡检表》《产品检验单》等。

（2）品质评审与处置记录，如《IQC退货报告》《品质鉴定单》《不合格品报告》《特采申请/报告》《物料/产品报废申请表》等。

（3）品质改善报告，如《品质纠正与预防措施》。

（4）各类品质分析报表，如《生产部___月份品质状况分析报告》。

（二）确定不合格品质的记录内容

对不合格品的记录是为了方便以后的品质追溯，以及为工厂品质改善提供原始资料。所以，对不合格品的记录应包括以下内容：

（1）不合格品的名称、规格、颜色、编号。

（2）不合格品产生的订（工）单号、生产日期、部门。

（3）不合格品数量占总产量比率。

（4）不合格品的缺陷描述。

（5）相关部门对不合格品的评审结论。

（6）不合格品的处置意见和实施结果的详细情况。

（7）针对不合格现象的纠正与预防措施及实施效果。

总之，对不合格品的产生到处理的全过程进行记录，既是规范品质管理要求，又可以为企业提供完整的资料，为企业分析和改善产品品质提供保证。