在医药代表的培训课堂上，经常会谈到一个案例：《一位美国医药代表典型的一天》。

上午8：00我们如约来到纽约医学院附属医院。罗伯特开车已经在停车场等候我们了。罗伯特·赛亚是公司一位资深的医药代表，他从事医药代表的职业已经17年了，他曾在格兰素5年、辉瑞6年，由于业绩优秀，5年前被我们公司负责纽约地区的经理高薪挖来负责曼哈顿区的医院销售。

罗伯特先打开笔记本电脑主动向我们介绍他一天的工作计划，他先对近期的目标做了简要说明，告诉我们今天的拜访目标包括日常的医生面对面拜访和一次骨科产品演讲。他向我们逐一介绍上午、下午分别预约拜访的12位医生和一位药师。每个人都有不同的拜访目的，有一位初次合作的新来的年轻医生，他要向他介绍产品的用法；而另一位是合作几年的医生，他要介绍最近一次学术会议的相关文献。我们注意到每位医生的预约时间他都做了特别的标注。中午的骨科会议特别重要，他解释昨天已经为中午参加会议的医生准备了汉堡快餐，电脑中的幻灯片也已经准备好了。

罗伯特接着从车的后备箱中取出了他的拜访公文包。打开后里面是十几个贴着不同医生名字的文件夹，他解释这是为每一个医生准备放文件资料用的。又核对一遍无误后，抬手看表8：20。第一位预约的内科医生苏珊的拜访时间是8：30，于是我们随同他来到苏珊所在的门诊办公室，罗伯特开始了今天的第一次拜访。由于美国的医生重视时间，通常拜访的时间不会超过10分钟，罗伯特的拜访也技巧纯熟、简明扼要，我们清楚地看到他自如地开场，运用聆听的技巧，专业地展示资料，很快和医生达成共识，简直就是一次漂亮的专业拜访示范。接下来是其他医生，期间10：00拜访一位药师，了解药品的供应状况。上午11：20，罗伯特一共拜访了五位医生，一位药师。接着他带我们来到位于住院部骨科示教室准备中午的演讲。11：40叫好的外卖汉堡送到了，参加会议的医生一共有10位，看起来这些医生与罗伯特非常熟悉，随便坐下一边吃午餐，一边听罗伯特介绍新的产品内容。10分钟的演讲结束后，医生们开始提问，罗伯特显然准备得很充分，一一解答。讨论了大约10分钟，科主任宣布会议结束。罗伯特感谢大家后收拾好电脑样品等告辞。简单的午餐后接下来是其余7位医生的拜访，和上午一样，一切井然有序。

下午5：20，结束了一天工作，罗伯特和我们回到了停车场他的车上，他一边像我们总结一天的收获，一边又打开电脑，将得到的信息输入电脑，15分钟后一份当天的拜访报告完成了，通过连接手机的网络，罗伯特把这份报告用E-mail发给了总部。他告诉我们，如果总裁想了解他今天的拜访情形，现在就可以知道了。

看到罗伯特认真地工作，我们好奇地问他为什么没有做主管，他说不是每个人都适合做管理，而且他的经理的收入还不如他高，因为他的业绩总是在全公司的TOP10，我们问他可不可以透露每年的收入到底有多少，他笑着说美国人不喜欢别人问这类个人问题。

通过罗伯特的一天，我们可以看到美国的医药代表如何进行有效的时间管理。中国的医药代表今天在专业化推广拜访中的工作与欧美的代表并没有太大的不同，但我们仍然可以看到一些差距，表现在专业化的程度与客户管理的合理性等方面。

因此，我们建议医药代表的时间管理需要注意以下方面：

（1）时间投入重点

对医药代表时间管理的重点在于把时间花在能够帮助我们成功的事情上，柏拉图的二八定律告诉我们，20%的事情决定80%的结果。20%相当于所有时间中那些重要的少数，很多人所以不成功就在于不能找出哪些才是最重要的20%。对药品专业化推广而言，20%最重要的医院产生了80%的业绩贡献，而在这些医院中20%的医生的处方选择又是最大的业绩贡献来源。

选出谁是潜力最大的医院或药店，选出谁是潜力最大的医生，在潜力最大的医院或药店投入更多的时间，对高潜力医生投入更多的时间，这就是医药代表的时间管理的基本要点。

（2）制定月拜访计划表

有的制药企业的管理者特别重视每周的工作计划，要求代表每个周末上交下周的工作计划，他们的理由是医院市场的情况变化很快，随时根据最新的情形制定相应的工作方案会有助于合理安排工作，避免盲目投入。听起来这样的管理方法很有道理，但如果深入思考就会发现问题。

首先，医药代表的工作周期是按月划分的，月初到月末的30天为一个循环，期间无论发生什么情况，医药代表都必须完成对所负责区域的一次完整覆盖。如果忽视月工作计划的严格制定，就会造成医药代表对全部区域的管理，其结果多半代表每周会陷于处理那些因局部市场（相对于其全部区域而言）的紧急又重要的事情，每周的计划都可能与原先预计的不同，每周都仿佛在“救火”。

其次，每周制定新计划反映出旧管理模式的一个常见问题，就是管理者由于担心医药代表不成熟，而不能做到有效授权。这样的经理其实也缺乏新的时间管理技能训练，试想如果代表从来都没有机会进行按着一个月的周期制定计划的训练，管理他们的经理恐怕也不能按月实施工作计划。依次顺推，缺乏有效的月计划就不会有有效的季度（或周期）计划。这样怎能保证公司的策略能够统一执行呢？

最后，管理者的理由如果是当前的市场变化快所以应随时调整工作计划，那么试想什么时候市场环境的变化不快呢？可能是存在管理者缺乏洞察市场变化的本质规律的能力，无法预见到市场发展变化的大趋势而做出宏观的长远发展的规划。工作计划的变化大说明整体计划性不强。比如不专业的“带金销售”的管理者，面对国家政策法规的严格执行，如果不从根本上改变销售推广策略，恐怕每周计划都不足以应对市场的具体情况，今天这家医院严打，明天那家医院整顿，他们要做的恐怕就是每日工作计划了，根本不需要周或月计划（当然专业的代表也必须做日计划，但两者的内容完全不同）。

所以，优秀的医药代表时间管理应该从每月工作计划的制定开始。下面我们来介绍制定月工作计划中的拜访计划的具体方法。

第一步：制定月初/月中/月底的工作计划。

首先，月拜访计划中医药代表要决定投入每家医院或药店的天数。以常规药品的拜访为例，不同潜力的医院可按照就诊患者的数量和医院平均治疗费用分为四类。AAA级医院两者均高应高频拜访；AA级医院平均治疗费用高但患者人数少，应中等频率拜访；A、B、C级医院患者人数多但平均治疗费用低，宜低频率拜访；至于两者都低的医院则应尽量不花费拜访时间。具体时间分配可根据公司产品的特点参考表8-3制定。

表8-3 不同潜力医院的拜访时间

第二步：医药代表需确定当月工作天数。

根据管理的目标医院的数量，医药代表就可以推算出每个月覆盖全部区域所需工作天数，以每工作日8小时计算，医药代表每个月工作按照22个工作日计算，很难想象他会很好地完成目标。就像保险推销员从来不会把工作时间限定在正常的工作日一样，往往在客户休息日时的家访才更有效，据粗略估计，一般优秀的医药代表每月平均的工作时间在40个工作日左右。如果你把医药代表在夜间、周末医生方便接待的时间的拜访考虑进去，不难得出这样的结论。

第三步：决定时间分配方案。

如果按照每天平均拜访15位医生计算，就可以确定当月预计拜访次数。医药代表平均月拜访次数至少在350次。然后，医药代表需要根据所辖医院的具体情况，决定时间分配的增减之处，这样就制定出了一份较为合理的月拜访计划。每周的拜访计划已经包含在内，月拜访计划一旦制定就不要轻易更改。因为任何更改都会影响到代表对具体的目标医生的拜访频率的变化，这将直接影响最终推广目标的达成。

（3）制定日拜访计划表

实施月拜访计划的关键在于医药代表每一天的工作安排是否合理。所以，医药代表需要认真仔细地制定每日的拜访计划。

第一步：计划拜访哪家医院或药店?

日计划中可能包括几家目标医院或者药店，所以组合拜访计划时必须考虑每家医院或药店的具体工作计划，以及合理的拜访路线，分配给每家医院或药店的实际时间。

第二步：确定计划拜访医生的数量。

医药代表每日拜访的医生不应少于行业平均数：即15人/天。由于医生可能的变化因素，要真正达到15人/天的拜访目标，医药代表必须预算20~25名医生。

第三步：确定计划拜访哪几位医生？

每日的拜访计划应该提前至少一天完成。事先查阅客户拜访记录，根据客户遇到的具体问题进行拜访准备。有的公司分部办事处主任要求医药代表每天早上8：00先到办事处开晨会，听取医药代表当天的工作安排，准备拜访医生的资料、物品，9：00出发去医院或药店。这是一种非常低效的管理方法，一天中最宝贵的时间——8：00-10：00几乎完全浪费了。这种工作方法可能都存在缺乏客户拜访纪录的缺陷。可以想象，医药代表这种临时仓促的准备在拜访医生时会遇到什么问题，推广结果可想而知。

第四步：确定拜访医生最佳的拜访时间、地点。

这看起来是个简单的问题，但医药代表不太容易回答。通常很多常规产品，如口服抗生素、非甾体消炎镇痛药的医药代表会认为门诊的潜力最大，于是都会选择医生出门诊的时间拜访。这就难免影响医生的正常接诊工作，尤其在一些大型三甲医院的门诊，患者通常要等候很长时间挂号就医，不同药厂的医药代表中间插入介绍自己的产品势必侵占了患者的时间。更有甚者，一些医药代表大模大样地坐在候诊大厅的候诊椅上等待医生的接见，全然不顾身边的患者可能无处立身。严格意义上讲，这种行为已经构成了对患者权利的侵犯，干扰了医院的正常诊疗秩序，对此医院挂出“工作时间医药代表谢绝入内”的牌子。我们不赞成医药代表在医生忙碌的门诊时间拜访客户，也因为这时的拜访质量也是最不理想的。

最佳的拜访时间应根据医生的工作安排而定，一般医生都会有业务学习、没有病人等候处理的时间，可能在每天交班后，或者常规值班时，或者在实验室进行科研时。在这些时间拜访医生既不会影响他们的工作，又可以在轻松的气氛下获得最好的沟通效果。

第五步：检查上次拜访的情况，设定本次拜访目的。

专业的产品拜访的成功与否关键在于目的是否明确，一次“你好……谢谢支持……希望更多使用……”之类的社交性拜访基本上是无效的，既浪费双方的时间，又不能达到预期效果。在准备拜访目标时应首先参考前一次医生提出的问题，然后准备最少三个目的，以应对医生随着加深对产品理解可能提出的新问题。这样你的拜访才有可能实现既定目标。

（4）拜访前准备

借鉴欧美医药代表的工作经验，对每日的产品拜访医药代表尚需注意以下细节：

重点客户预约拜访。贸然拜访工作繁忙的重点医生，如科室主任，会干扰客户的工作计划，你认为紧急的事务对客户并不重要，容易招致反感，给客户留下浪费别人时间的不良印象。

计划好介绍主要产品和搭车产品的重点和次序。一些医药代表同时负责几个产品，每次拜访都试图全面介绍，但通常10分钟的拜访时间非常有限，结果几个产品都讲到了，医生可能一个重要的特点都没记住。

明确对每位医生拜访的目标和介绍产品的目标。每位客户对产品的需求和理解程度都不同，医药代表只是做到带着十几份一样的资料一一介绍，就想说服不同的医生接受自己的产品是不可能的。只有做到在客户服务里专门介绍的个体化服务，把每一位医生都区别对待，才会获得客户的认同。

认真准备拜访所需资料及物品。对拜访包内资料按照拜访医生归类，建议医药代表也能像罗伯特一样为每一位客户都准备一个专用的文件夹。如果医生看到你的文件夹上有他的名字，就会知道你对他的重视，也会尊重你的工作了。

确定拜访的目标医生数量。目前在国内一些专业化药品推广公司中对医药代表拜访医生的要求在200人左右。据调查，非专业销售（带金销售）的代表则不超过100人，多数在50人左右。要知道“带金销售”由于违反国家的政策法规，其操作都要在特殊的时间、地点，而且多数都是一对一的方式完成，销售代表的工作难度比起专业化的医药代表更大，与其合作的客户有属于少数看重经济利益的医生，自然代表管理的客户不多。而专业化的医药代表因为没有这些禁忌，长期树立的公司形象又被多数医生接受，医药代表能够通过专业的推广方式覆盖更多的客户。

（5）如何增加面对面拜访频率

​ 合理安排路在途时间。

​ 事先电话约定拜访时间。

​ 确定让客户需要时能找到你。

​ 拜访结束时约定下次拜访时间。

​ 在客户较空闲时拜访，在等待时安排其他事务。

​ 分享同事的经验。

​ 保持事先计划的良好习惯。

在时间管理问题上，记住：越复杂的情况，越应简单化，抛弃你的负担，从而简化你的时间。当然，管理时间最重要的一句话别忘了：与其管理时间，不如管理自己。