还有一个明显的会议问题是会议时间长：

-​ 讨论某问题时引出其他问题，发言人讨论得热火朝天却离题万里，会议耗时很长主题却涉及得很少。

-​ 一些形式主义的会议，下面睡倒一大片，发言人仍然淡定地读着稿子照本宣科。

-​ 领导侃侃而谈、一次发言一个小时，下属双眼迷离、频频点头。

-​ ……

在缩短会议时长方面，上情下达会议相对简单，只需要上级领导每次开会发言注意限定时长即可。需要系统性思考的主要是专题讨论会和决策讨论会，如何缩短这两类会议的会议时间，有五点建议可供参考：

1、目的纯粹一些

会议时间长并没有什么问题，一个专题讨论会开3、4个小时甚至更长都没有任何问题（务虚讨论会更长，需要半天以上才会有效果），关键在于会议目的是否明确以及是否有较好的效果。

参会者觉得会议时间长的原因往往是会议目的复合。比如说，有的会议把务虚会和问题讨论会复合在一起，不但问题讨论不清楚，时间也不自觉地被拉长了；还有的会议把汇报会和决策讨论会搅和在一起，有时候决策没达成，时间却白白浪费了；最多的情况是专题讨论会和汇报会放到一起，时间很长，问题却讨论得不清不楚，领导不满意、参会者也觉得效率低下。

因此，会议目的最好单纯一些，这是会议省时的良方。

2、做引导发言

多数企业的会议不做引导发言，往往是主持人说一声会议开始，接下来如果有议程就直奔主题。看起来效率高，实则不然。一般来说，会议召集人和主持人对会议目标比较清楚，但会议参与人对会议目标只是有一个笼统的认知，不够深入，这会影响后续发言的质量，也可能使后续的讨论陷入拖沓混乱的情况。

因此，在每一个议题之前做3~10分钟的引导发言能够提高会议效率。引导发言的核心内容是要告诉与会者该议题需要达成的目标是什么，这样做可以非常明确地让参会人知道其发言的关注点，减少发言时间同时使会议能达成最终结果。一般来说，引导发言由会议召集人、主持人或由提前约好的某位专家来做。

3、主持人发挥作用

在会议中，最让人深恶痛绝地是某些人滔滔不绝却言不及义，最让人无可奈何地是领导讲话的时间太长却没人敢拦。

这就需要主持人在议程设置和现场把控上下功夫。议程设置可以包括三个模块，其一是预定发言模块，由对议题最熟悉、最专业的参会者发言，每人提前准备并限定发言时间；其二是自由讨论模块，大家自由发言，现场由主持人掌控，具体规则可以包括发言先举手、每个人限定几分钟以内，跑题及时纠偏等等；其三是领导在会议结束后总结，也要限定时间，如10分钟，到时间准时结束。

4、善用会议资料

很多会议都没有文字资料，即使有也是PPT打印版，让不了解前因后果、逻辑关系的人看起来一头雾水。亚马逊公司在会议管理中极为重视word版会议资料的撰写和使用，这对达成会议成果、节省会议时间很有帮助。如果会前有较好的会议资料，同时要求所有参会人阅读或撰写相关会议资料，将大大提升会议效率。

5、严格会议管理

会议管理的严格程度对缩短开会时间也有很大影响。万达集团董事长王健林在《万达哲学》一书中写到：

“一个万达广场建设周期是两年左右的话,从开工到开业的全部周期会分成400个计划节点。所有计划节点编入信息系统,如果工作按计划节点正常进行,系统亮绿灯。某项工作没有按节点完成,系统就开始亮黄灯,黄灯持续一周工作进程还没有跟上,黄灯就会变成红灯,相关负责人就要受处罚了。一年出现多次延误,有人就要被换掉了。”105

这是典型的源于泰勒制的计划管理文化，万达的计划管理文化对于会议时间管理有极大影响——万达开会迟到会被重罚，会议有严格的开会时间和散会时间，每个人的发言都有时间要求，主持人在每人发言到预定的最后一分钟时，会做出提醒。

反之，很多企业开会时，很多人习惯性迟到，甚至一把手带头迟到。发言时也不遵循会议议程的指引，随心所欲，造成很多时间浪费。可以思考一下，你所在企业的会议时间浪费主要是因为什么，以上五个点中的某一点有所改观是否会给现状带来大的改变，如果是这样的话，就应该系统性执行（笃行不怠、长期坚持）。这是普通企业向优秀企业跃升的关键点。