尽职调查的过程是一个资料不断取得和保管的过程,注意对相关资料的取得和保管之技巧尤为重要,相关注意事项主要包括如下方面:
(1)尽职调查所取得的应是原件、正本,不是原件的或原件不便保留在律师卷中的,应及时将彩印件、复印件、传真件、副本、节录本与原件、正本核验,并由提供人在复印件、传真件(非热敏传真纸)、副本、节录本上签字或盖章,或以其他方式确认,以证明彩印件、复印件、副本、传真件、节录本与原件、正本相一致。
(2)建立尽调文件的交接清单,要求明确提供人的真实性承诺,并严格落实签收工作,严格遵守交接要求,并保管好所收到的文件、资料、证明、图片等,建立并严格遵守借阅、复制规定。
(3)律师对所提供的文件、资料、证明等的确认应注意:
由谁提供,来源要明确具体。
形成方式和过程要求提供者给予明确说明。
签发或签署的时间是否清楚。
以何种载体存在或保存应明确。
是否获得确认要注明。
内容和形式要求提供者给予明确说明。
资料之间的内在联系要特别说明。
资料要证明的事实应该明确、具体、翔实。
(4)对以电子文本、电子邮件等形式由律师提供的文件、资料、证明等,律师必须进行备份归档,并应当转换成纸面形式,由提供人或相关人员签字或盖章确认。