许多企业会议上,记录人是一个隐身人,从头到尾都看不见他(她),似乎记录人没有站在台前的必要。
“三一会议法”要求记录人在多数会议的议程结束后站到台前,与主持人配合,将自己的记录公之于众,并征求参会者对此的意见。具体形式是将会议纪要写在白板上,或者直接用电脑将会议记录投屏到会议屏幕上,参会人一条一条地确认。多数情况下,会议主持人在会议结束前10分钟(根据会议时长、复杂程度确定,也可以是5分钟、3分钟)配合会议纪录人这么做,让参会者当场提问并确认,内容主要包括以下几项:
- 会议中大家达成的共识
- 会议中达成的解决方案
- 会议中达成下一步工作的事项、负责人和完成时间。
会议结束后这份集体纪要会立即同步发送给参会者,这就是“三一会议法”的会议简报模式,通过及时地写我所做、做我所写、记我所做、透明通报,实现会议的效率提升。“三一会议法”的会议简报模式要求会议记录人在会议结束之前唱主角,带领参会者共同梳理会议成果。
在会议流程中,将记录人设置为企业会议制度的一部分是一件有意义的事情,但它同时也需要适应过程。建议团队领导兼职会议记录人,认真履行记录人的职责,试着开几次会之后,就会对记录人这个角色有感觉,相关制度和流程才能顺利实施。
对于记录人而言,总结分享会比较特别。在总结分享会上,记录人要和大家共享自己记录的成果,主要是提案人讲述中的精华和主持人点评中的精华,并得到提案人和主持人的认可。同时,还需要向参会者承诺在会后撰写分享案例。总结分享会后,记录人还要撰写分享案例,在撰写案例时记录人如同一名记者,根据需要了解的内容采访与案例相关的各色人等,最终完成一份可供留存参考的企业最佳实践(惨痛教训)案例。