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刘承元
召开部门述职和质询会的目的是为了及时总结和反省部门过去一个月的工作，并及时把建议反馈到今后的工作中去。从理论上讲，每月一号是召开部门述职和质询会的最好时期。考虑到整理数据和会议结果需要一些时间，企业可以把召开述职和质询会的时间定在每个月5号前后，各部门负责人必须事先做好充分准备，养成良好的习惯。不能因为有关部门的拖拉而无原则地推迟或取消述职会。
表3-4是召开部门述职和质询会的一个通知，通知发布之前，会议负责人要事先与各有关人员就具体的时间安排进行协调。
表3-4 20××年度5月部门述职和质询会通知
我部与各方协调一致，拟按以下计划日程召开5月份的部门述职和质询会。 会议时间：20××年6月5日、6日 会议地点：公司第1会议室 公司代表：董事长、总经理、企业管理部总监、张秘书
注意事项： 1.请述职部门负责人留出时间，不安排外出或休假。如遇紧急情况，需事先向企业管理部报告，以便调整时间。 2.请述职部门准备好上月月度实施报告（A4纸两张以内），复印6份。其他资料无需复印，不分发。 3.原则上各部门由经理本人参加会议，如果不能参加，经理需事先告知企业管理部，并安排主管级别以上的员工参加。 联络人：企业规划部张秘书（分机168） |
（1）述职和质询会的内容。
述职和质询会包括两部分内容。
部门述职内容：对计划执行情况的总结、对结果的自我评价、对不足的反省及对未来工作的承诺。总结汇报的方法原则上没有限制，但是在实际运营过程中，最简单的也是最有效的办法是直接通过《方针目标实施结果报告书》进行说明。
质询交流内容：高层对部门工作进行评价，与会者就工作中存在的问题或解决问题遇到的困难等展开讨论（有重要的指导意义），以及高层对部门下一步的工作提出要求、并承诺提供（精神和资源）支持等内容。
（2）与会人员。
公司经营层、述职部门负责人、述职部门骨干员工及其他特别约请的相关部门业务代表。
（3）述职和质询会的形式。
公司的方针计划宣讲会可以采用员工大会的形式，采用这种形式的目的是让员工了解公司的经营战略、经营目标及经营管理者的承诺和实现目标的坚定意志。
成功的述职和质询会，最好采用开小会的形式。会议以述职、质询、交流及辅导等形式进行，有时候可以参照“脑力激荡法”的形式进行。
（4）述职和质询会的作用。
述职和质询会的作用如下：
部门可以向企业高层展示部门改善成果。
企业高层可以了解部门目标计划的实施状况。
可以就部门计划实施中的问题或存在的困难展开讨论，探讨解决问题的方法。
对做得好的予以肯定，对做得不好的予以督促。
高层对与会者进行指导和培训。
（5）部门述职和质询会运营技巧。
运营部门述职和质询会的技巧或注意事项如下：
除部门第一负责人外，部门与会者还应该包括部门其他主要人员，如经理助手和业务骨干。让这些员工参加述职和质询会，不仅可以听到各种意见，而且可以达到培训接班人的目的。
创造轻松、平等的交流氛围，必要时可以将交流发展成为头脑风暴，让与会者在会上进行充分的讨论，以便提出更多建设性的建议和办法。
部门负责人要坚持多肯定，多引导，少指责，少批评的基本姿态。
设法了解部门工作的真实状况及部门人员的真实想法，并对部门提供必要的支持，帮助协调各部门之间的关系。
耐心地倾听，不要轻易打断部门人员的讲话，即便是部门的辩解，企业负责人也应该认真倾听。
……
总之，企业高层要成为企业的教练，运用积极提问法（开放式设问），引导与会者思考，让员工自己找到答案并作出工作承诺。这样做的效果最好，不要简单地提出强制性的要求。
(6)质询会备忘录。
质询会上的“Q&A”（“question and answering”的简称）通常是十分有效的沟通方式，这种沟通方式有助于各部门下一步的工作上取得共识。高层的点评和总结性发言应该作为记录和总结的重点，并以“备忘录”的形式留存，分发给各部门。会议召集部门还可以据此督促各部门落实会议上就工作改善任务等所达成的共识。如表3-5所示。
表3-5 ××企业月度质询会备忘录
20××年××月述职和质询会纪要 致各部门员工： 感谢各部门员工参加本次述职和质询会。 现将会议纪要发给你们，请各部门员工找出纪要中与本部门有关的内容，并按纪要中的要求落实相关工作。 经营革新部 20××年××月××日 | |
部 门 | 高层点评 |
注塑部 | 1以“设备稼动率”和“人均附加价值”作为管理指标并进行统计是一大进步，值得肯定。 2不足之处：上个月出了一次安全事故，换气扇叶片脱落伤人……在一个月内进行安全防护改造。 3品质问题要从自身找原因，增强自省意识，从成形材料、成形条件、空气、水分等方面分析出现问题的原因。 4要逐步成为独立运行的公司，成型加工部门首先要了解行情，了解其他成型加工企业情况（注塑加工价格等），这件事情春节前要完成。 5间接人员太多，如何精简？下周提出一个方案。 |
组装部 | 1采用细胞生产法装配生产线的尝试很好，即使初期效率不高，也不要轻易放弃。 2成品部门要设定多能工培养目标：要求员工每半年增加一项技能，两年内半数员工成为五星级员工。必要的话，人力资源部可以在薪酬制度上予以配合。 310月可能会增产，在此之前要尽快提高生产效率。 4对工程不良率的反省，只提了“加强培训”，缺少具体的解决办法，还需进一步研究防呆措施。 5下次开会时把何××主管带上。 |
实装部 | 1和上个月相比，本月的报告质量有所提高，阐述的问题更有针对性，而且有事实作支撑。 产品品质的直通率才70%，太低了，这样我们怎样和对手竞争？建议设立一个专题进行改善。 2生产线改善的途径是实施“In Line”管理，这样既减少了不必要的搬送，又可以节省至少20%的场地。接下来的三个月要逐步实施“In Line”管理。 3增加一个统计数据：设备可动率和设备稼动率（在工程技术课上进行统计）。 |
生产管理部 | 1部门工作没有按照QCDSM进行总结，目标不明确，没有把握部门工作的焦点所在。 2部门管理者要学会运用数据或趋势图来说明计划的实施状况，而不只是用文字。 3管理者还要学会从趋势图中看问题。如产品的库存天数。公司要求的库存天数是15天，而现在产品的平均库存天数是21天，那么这时你要研究哪些品种的库存天数符合公司的要求，哪些不符合；哪些供应商的物料符合要求，哪些不符合等，找到问题之后才能实施改善。 4生产管理部门是物流和信息流的控制中枢，但是该部门的管理水平已经落后与现场部门了。 5生产管理部门的负责人不妨和现场部门的经理交流一下，学习和借鉴他们的成功做法，重新做一份报告。 |
… | …… |
从表3-5可以看出，这家企业的经营者具备相当高的管理水平，他的点评务实、到位，不仅可以推动部门工作向前推进，还对部门管理者进行了很好的培训和教育。
(7)质询会上的约定事项课题化。
除了发布以上会议纪要之外，企业还可以让质询会组织部门对质询会上的有关约定事项进行课题化处理，及时提交并跟进责任部门进行改善。这样做要比仅仅发布一份会议纪要好得多，有利于问题的及时解决。
