.会议主持人行为准则一:思考准则
一个会议需要取得成功,需要主持人做大量的工作,具体到进行议程设计、进行发言模式设计、作讨论前的议题引导、利用会议工具、桌椅摆放方式等等—— “我怎样才能把这些议题说得简洁明确”、“我应该如何调适会场气氛”、“会议桌椅如何摆放便于议题讨论”、“是否每人发言时屏幕有时钟跳动”……
要想把这些工作完成好,是对一个职场人组织能力、协调能力、表达能力、专业能力的综合考验,因此,主持人必须要善于思考、持续学习才能满足岗位要求。
会议主持人行为准则二:超然准则
现实生活中每个人都难以做到“超然”,总会选边站。原因在于每个人都处在现实力场之中,各种各样的事务纠葛、利益纠葛、感情纠葛萦绕左右。而“超然”的目的是实现公平,要求主持人不偏向任何一方、任何一人。这是主持人的行为准则,丝毫不能动摇。
虽然很难达到,但由于“一个宗旨”的存在,给了主持人超然物外的机会。
会议主持人要记住,虽然他(她)也对议题有表达的资格/欲望,但他(她)不能在会议中表达自己的观点,否则必然会影响公平原则。处于超然的最好办法就是不要发表自身对议题的看法(基于客观现实的事实判断是可以说的,但相对主观的价值判断不要说),而是把关注点集中在提高会议的讨论质量上。
会议主持人行为准则三:礼节准则
主持人要对与会者清楚阐述自己的角色和会议规则,其中有几个礼节准则需要主持人在会议一开始就告知参会人员:
- 尊重主持人。在会议室中应听从主持人的安排。
- 发言礼节。参会人得到主持人允许后方可发言(与发言模式有关,此处指自由讨论发言模式下。头脑风暴发言、轮流发言和预定发言模式不在此列)。先举手者优先,未发言者优先于已发过言者。此外,主持人应尽量让意见相左的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。
- 讨论礼节。对事不对人。讨论应该就事论事,不得对他人进行人身攻击,包括质疑他人动机、习惯或偏好。如果有人身攻击主持人将立即禁止。
- 争辩礼节。讨论时尽量面向主持人。在《罗伯特议事规则》中,要求参会者如果不同意另一人的意见,在反驳时要面对主持人,参会者之间不能直接争辩,这是预防争论升级的好办法。不过,在实际操作中这点不符合大多数人的习惯,难以做到。因此讨论时双方可以面对面争辩,但主持人将把控双方的争辩过程,一旦有升级的可能立即终止讨论。
- 倾听礼节。在某参会人发言时,只要符合相关规则,参会者和主持人都不应该打断其发言,而应该认真倾听。