​ 背景

在公司的日常信息传递过程中，邮件是一个较为常用的信息交流工具。有时邮件经常发送给某些固定的群体，为了使用方便，避免重复录入固定人员，而将一部分人的邮箱地址捆绑在一个群组（xx.list）里，当需要发送某固定群体时，只需要输入一个邮箱地址，群组内的所有收件人即可收到信息，此为群组邮箱。

近来公司高层反馈群组邮箱的管理较为混乱，缺乏统一管控，导致部分未授权人员隐藏在某些群组邮箱中，并接收到了不该接收的公司部分保密邮件。

为识别群组邮箱人员的合理性及加强群组邮箱管理的保密性，公司高层要求重新梳理此业务。如何利用端到端的流程视角来梳理群组邮箱业务中的效率与风险，便成为本次流程人员需考虑的一个重要方面。

​ 流程现状与核心问题

（1）流程现状

通过调研发现，目前公司的群组邮箱业务只有申请流程，而对后续的日常执行及管理等都是缺失的，未形成PDCA的闭环管理。

OA系统中的群组邮箱申请流程如图5-25所示：

图5-25 OA系统中群组邮箱申请流程

同时，近半年来，群组邮箱的总数量从750+急剧升至1100+，增长率高达48%，增长势头强劲，在管理效率提升的同时也潜伏着风险。

（2）存在的问题

①未建立全生命周期管理机制。目前制度文件及OA系统中只对群组邮箱的申请进行了规范，但未涵盖日常维护及后续作废要求，缺乏端到端的流程思维。

②风险防范意识较差。群组邮箱申请较为随意，任何人都可以申请建立，没有专门对接人员或门槛限制，导致数量迅速增长，滋生风险。

③缺乏统一管控部门。在申请流程中只需要申请人主管同意即可，IT管理员虽审核群组人员数量是否达标，但目前实际执行是形同虚设。

④日常维护不及时。随着公司组织架构变更、人员频繁调岗、新人不断加入等因素变化，加上各群组邮箱管理员维护不及时，导致群组邮箱内的人员匹配性失真，容易出现泄密。

​ 优化思路与方案

（1）优化思路

运用端到端的流程思维，搭建群组邮箱的全生命周期管理机制，明确统一管控部门，完善文件及OA系统设置。

（2）优化方案

①群组邮箱分类分级。原则上公司只允许建立领导群组、部门群组、专业线群组及临时项目群组四类，且按照公司架构层级最多建立四级，如事业群-事业部-中心-部级，再细化的组织部门原则上不允许设群组邮箱。

②统一归口管理。由于公司人力资源相关部门掌握着各部门的人员进出及等级评定，因此将各部门HRBP定为群组邮箱的统一管理部门（图5-26），其中公司职能部门的群组邮箱由总部HR负责统一管理，BG/BU的群组邮箱由各BG/BU的HRBP负责管理，并进行定期公示，方便内部沟通交流使用。

③建全生命周期管理机制。

建立： 优化后的流程

维护：HRBP需根据组织架构调整及人员变动情况及时更新群组邮箱用户列表，并将信息告知各群组邮箱管理员进行人员调整，避免未授权人员获得保密邮件内容；

废止：日常如发生群组邮箱到期或不再使用的情况，各部门邮箱管理员需及时通知HRBP，HRBP同时将废止的群组邮箱提报至IT部门执行作废。同时，IT部门也每半年主动开展一次全公司范围的群组邮箱梳理行动，让群组邮箱发挥最大的使用价值。

图5-26优化后的群组邮箱申请流程

​ 优化效果

①防范了泄密风险。通过群组邮箱的统一归口管理，使群组邮箱的管理更加有序化，有效避免了未授权人员接收到泄密信息的可能性。

②降低成本。通过本次集中梳理优化，共删减了约400个无效群组邮箱，按照一年50元/个服务费计算，为公司节省直接成本近2万元。

③搭建了群组邮箱从建立、维护到废止的全生命周期管理机制，并通过公司或部门范围公示，方便大家查找及使用。

对其他企业的启发点/亮点：

（1）搭建业务规则时，充分利用流程端到端的思维进行思考，形成完整的PDCA循环；

（2）不仅要学会简化提升流程效率，更要懂得增加流程节点的意义，平衡效率与风险；

（3）当业务处于无序状态时，学会利用分类分级原则，建立有序的“规则”。这个规则在其供应商及客户分类管理中也可以得到充分应用。