四、让干系人积极参与项目过程,提高项目成功率

在对干系人排序完成之后,我们需要让干系人积极参与项目,我们需要积极地倾听每位干系人对项目的期望和需求。把我们项目的价值主张传递给每一位干系人,让他知道我们的项目意义。除此之外,在干系人参与整个项目的过程中,我们需要跟干系人进行沟通,沟通类型和沟通方法也很重要。

与干系人的沟通可以通过书面或口头方式进行,可以是正式的,也可以是非正式的。我们依据项目特点,找到了我们将要经历的几个典型的沟通场景,把他列在我们的沟通类型中。如表2-10所示。

表2-10 沟通类型(来自PMBOK第七版)

这个表格作为我们团队的基于沟通准则。

沟通方法包括推式沟通、拉式沟通和交互式沟通,那我们究竟用什么沟通方式比较好呢?我们决定先来了解这三种沟通方式的差别再做判断:

(1)推式沟通。这是一种单向同步的沟通,常用于同步信息,比如启动会议就是推动沟通,在启动会议之前,所有事情都已经定好,启动会上不做讨论,只做知会。另外,通常我们的会议纪要也是推式沟通,不需要再进行讨论,发邮件的目的只是通知大家。

(2)拉式沟通。拉式沟通就是主动寻求一些解决方案的信息。例如,我们把项目立项文件、流程文档都放在公司内网的网盘中,然后把这些网盘的地址放在我们项目的群公告里面,在需要的时候方便大家查找。

(3)交互式沟通。我们的每日站会就是一个很好的交互沟通的案例,大家彼此沟通进展。另外,需求的沟通和一些方案的讨论也是交互式沟通,这种沟通最充分,我们团队使用最多的就是这种沟通方式。但是这种沟通还是有缺点的,比如讨论时间过长导致沟通效率不高,所以陈恭对于这种交互式沟通的控场就变得很有必要。

所以,对于不同的沟通对象,我们可以采用不同的沟通方式,我们把我们干系人的沟通方式列了一遍,方便用不同的沟通方式触达不同的干系人。如表2-11所示。

表2-11 不同的沟通对象的沟通方式

序号

主要项目干系人

在项目中的角色

支持/影响程度

管理建议

沟通方式

1

张大牛

项目发起人

影响力大且支持度高

需要持续保持其对项目的支持

参与项目启动会

定期发送项目状态报告

参与项目成果演示会

2

马丁

咨询顾问

影响力大且支持度高

需要持续保持其对项目的支持

参与项目内部会议

面对面沟通和指导

3

陈恭

项目经理

影响力大且支持度高

需要持续保持其对项目的支持

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

4

大鹏

产品经理

影响力大且支持度高

需要持续保持其对项目的支持

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

5

刘大虎

用户

影响力大而反对度高的

要加强沟通,积极沟通,降低反对的声音

邀请参加项目成果演示会议

邀请用户体验产品

6

关二爷

监管机构对接人

影响力大而反对度高的

要加强沟通,积极沟通,降低反对的声音

定期发送项目情况

积极关注与配合监控政策

7

于倩

开发骨干

影响力弱而支持度高

加强团队间的沟通

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

8

木宇

测试骨干

影响力弱而支持度高

加强团队间的沟通

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

9

春哥

运营骨干

影响力弱而支持度高

加强团队间的沟通

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

10

王二萌

商品供应商

影响力弱而支持度高

加强团队间的沟通

参与项目内部会议

参与每日例会

面对面沟通

这样,我们的干系人登记册就丰满了起来,对于每位干系人,我们应该怎么沟通想必大家也心中有数了。