在对干系人排序完成之后,我们需要让干系人积极参与项目,我们需要积极地倾听每位干系人对项目的期望和需求。把我们项目的价值主张传递给每一位干系人,让他知道我们的项目意义。除此之外,在干系人参与整个项目的过程中,我们需要跟干系人进行沟通,沟通类型和沟通方法也很重要。
与干系人的沟通可以通过书面或口头方式进行,可以是正式的,也可以是非正式的。我们依据项目特点,找到了我们将要经历的几个典型的沟通场景,把他列在我们的沟通类型中。如表2-10所示。
表2-10 沟通类型(来自PMBOK第七版)
这个表格作为我们团队的基于沟通准则。
沟通方法包括推式沟通、拉式沟通和交互式沟通,那我们究竟用什么沟通方式比较好呢?我们决定先来了解这三种沟通方式的差别再做判断:
(1)推式沟通。这是一种单向同步的沟通,常用于同步信息,比如启动会议就是推动沟通,在启动会议之前,所有事情都已经定好,启动会上不做讨论,只做知会。另外,通常我们的会议纪要也是推式沟通,不需要再进行讨论,发邮件的目的只是通知大家。
(2)拉式沟通。拉式沟通就是主动寻求一些解决方案的信息。例如,我们把项目立项文件、流程文档都放在公司内网的网盘中,然后把这些网盘的地址放在我们项目的群公告里面,在需要的时候方便大家查找。
(3)交互式沟通。我们的每日站会就是一个很好的交互沟通的案例,大家彼此沟通进展。另外,需求的沟通和一些方案的讨论也是交互式沟通,这种沟通最充分,我们团队使用最多的就是这种沟通方式。但是这种沟通还是有缺点的,比如讨论时间过长导致沟通效率不高,所以陈恭对于这种交互式沟通的控场就变得很有必要。
所以,对于不同的沟通对象,我们可以采用不同的沟通方式,我们把我们干系人的沟通方式列了一遍,方便用不同的沟通方式触达不同的干系人。如表2-11所示。
表2-11 不同的沟通对象的沟通方式
序号 | 主要项目干系人 | 在项目中的角色 | 支持/影响程度 | 管理建议 | 沟通方式 |
1 | 张大牛 | 项目发起人 | 影响力大且支持度高 | 需要持续保持其对项目的支持 | 参与项目启动会 定期发送项目状态报告 参与项目成果演示会 |
2 | 马丁 | 咨询顾问 | 影响力大且支持度高 | 需要持续保持其对项目的支持 | 参与项目内部会议 面对面沟通和指导 |
3 | 陈恭 | 项目经理 | 影响力大且支持度高 | 需要持续保持其对项目的支持 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
4 | 大鹏 | 产品经理 | 影响力大且支持度高 | 需要持续保持其对项目的支持 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
5 | 刘大虎 | 用户 | 影响力大而反对度高的 | 要加强沟通,积极沟通,降低反对的声音 | 邀请参加项目成果演示会议 邀请用户体验产品 |
6 | 关二爷 | 监管机构对接人 | 影响力大而反对度高的 | 要加强沟通,积极沟通,降低反对的声音 | 定期发送项目情况 积极关注与配合监控政策 |
7 | 于倩 | 开发骨干 | 影响力弱而支持度高 | 加强团队间的沟通 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
8 | 木宇 | 测试骨干 | 影响力弱而支持度高 | 加强团队间的沟通 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
9 | 春哥 | 运营骨干 | 影响力弱而支持度高 | 加强团队间的沟通 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
10 | 王二萌 | 商品供应商 | 影响力弱而支持度高 | 加强团队间的沟通 | 参与项目内部会议 参与每日例会 面对面沟通 |
这样,我们的干系人登记册就丰满了起来,对于每位干系人,我们应该怎么沟通想必大家也心中有数了。