前一节讲到,正是快节律时代对跨功能部门的协同提出更高要求,才出现供应链观念,仅仅有观念,仅仅在组织上设立供应链部门是不够的,关键是要切实实现跨功能部门的协同,如何实现?答案是集成!那么什么是集成呢?
若只讲从信息流、物流、资金流角度进行三流集成,或讲组织、流程、信息化一体化集成,也是正确的,但都属于从外部形态上解释“集成”,未尽“集成”二字之精微,必须以专业化分工传统为参照才能把“集成”的实质意义讲清楚。管理是一门实践科学,只有识之深切,才能行之笃实,用之灵活;否则免不了照猫画虎、东施效颦。
在慢节律时代,传统的专业化分工模式做出了巨大贡献,也基本能满足市场的需要,那么为什么逐步过渡到快节律时代以后,原来的那套做法就不灵了?为什么就对跨功能部门的协同提出了更高要求?
原始的病根在于传统专业化分工模式的先天缺陷!这个缺陷是什么呢?
凡择一事,有其利处,也必有其弊处。专业化分工虽然有利于专业技能的深度发展,有利于形成规模化作业,但也有弊处:
第一,分工以后,各自的工作成果还是要再合起来。或者以串行形态合,即一个环节的工作要在前一个环节工作成果的基础上进行;或者以并行形态合,即两个环节的工作并行展开,然后两个环节的工作成果再合并为更高一层的工作成果。那么潜在的问题也就来了,串行工作中,上游输出是否与下游输入需求有可能不一致,这种不一致一方面可能体现在输出物的凸凹吻合度上,一方面可能体现在输出与输入的时间节奏匹配上,比如采购的物料不能及时到货,车间就无法开工。并行工作中,是各条线输出物的可拼合性也可能出现不一致,比如A生产线输出的螺钉和B生产线输出的螺母有可能不匹配,另外并行工作也可能出现时间节凑不一致,比如生产线人员与工艺准备都完成了,物料也准备好了,但是夹治具没有到位,那么就不能开工。
这类问题出现的概率除了取决于人员专业能力与工作态度,更取决于上下游接口与并行接口的可标准化程度。如果可以做到比较精准的标准化,就不容易出问题;如果不能做到足够精准的标准化,就容易出问题。生产线不同工序输出的零部件是可以进行足够精准标准化的,所以生产线上不容易出现这类问题。但在非生产线以外,各部门之间的接口一般难以做到生产工序之间那种精准的标准化,所以容易出现这种问题。我们把这一类问题称为分工失耦效应。其中,串行工作中前后环节之间的输出与输入不能匹配、并行工作中各条线输出不能拼合,称为错耦效应。串行工作中前后环节之间的输出与输入时间节凑不匹配、并行工作中各条线的推进进度不匹配,称为错律效应。
第二,一种业务本身内在逻辑是浑然一个整体的,有时分解、分工之后,会损伤业务本身的内在完整逻辑。这体现在前端的有些环节要按照业务逻辑做到位,是需要多种技能与多维信息支持的,但是分工分裂了多种技能、分裂了多维信息,从而对业务整体实现带来伤害。比如研发人员在设计出一款新产品并做出原型机时,应该同时确保这个产品是能够在车间进行规模化生产的,但因为研发和生产组织分离了,研发人员不一定对制造工程也很在行,这样就有可能出现新产品设计方案到了制造环节后问题百出,不能顺畅地进行规模化生产。销售人员向客户承诺交付日期时,应该同时确保这个承诺是可以准确无误实现的,但因为销售和供应链是两个部门,极易出现因信息不对称而导致承诺落空。计划人员制定的生产计划应该确保是可以执行的,但因为计划与制造部门分离了,计划人员对制造准备情况并不完全掌握,这样就极容易出现生产计划不能执行的情况。这就是专业化分工模式先天的缺陷。我们把这类问题称为决策分裂效应。
事实上,专业化分工分裂多种技能、分裂多维信息也不是乱分的,里面有内在逻辑,这个内在逻辑的存在也为我们寻求修补办法提供了可能。那么这个内在逻辑是什么呢?专业化分工把原来同时需要多种技能、多维信息的单个活动转变为多个串行关系活动,在后一个活动才能验证前一个活动的可行性,但是因为这种分解往往很难为分解后的活动设立标准化的接口,同时因为两个活动之间存在着时间差,一旦出错,纠错的时间成本和经济成本都很高。
比如研发人员在设计产品时自行选择了一个器件,他不具备采购人员的技能、不了解供应市场情况,等漫长的开发阶段结束,图纸确定了,BOM确定了,工作流传到了采购部门,采购部门可能会发现这个器件是个独家供应商器件,成本太高了,也可能发现这个器件的供应市场产能非常低,不能满足公司量产需要,也可能发现这个器件的量产质量很不稳定。产品上市时间表是一件很严肃的事情,一般情况下,采购部门不敢提出让研发做出设计变更,只好接受这个现实,后面再想办法救火或补救。万一错误很严重,必须做出设计变更,那么产品上市时间肯定要延迟。无论哪种情况,企业都会付出很大的代价。
不管是分工失耦效应,还是决策分裂效应,现实运作中都会受到一种普遍负面力量的影响,这种负面力量就是各专业部门之间的立场博弈。各个专业部门有了分工,就有了不同的权责属性,有了不同的权责属性就有了不同的部门立场,有了不同的部门立场就有了立场博弈。
比如销售部门总是希望备有充裕的库存以随时满足新的销售机会,而计划部门则要考虑控制库存,降低库存风险。采购部门总是把更低的采购价格作为优选维度,而质量部门则希望采购质量更好的物料。有个著名企业的老员工在本公司论坛中发表过一篇文章,摘录其中一段:
接到一个求助,得先看看这个问题是不是职责范围内的,接了这个求助对部门的业绩会不会有影响,还得看看解决这个问题要花多少精力,解决这个问题会给部门抹黑还是会出成绩。如果不管不顾地接了这个求助,轻则会被认为“思想上不成熟”,重则考核成绩受影响。很多时候虽然不是出自本心,但我们不得不学会“讲话留有余地”“PK和扯皮”。
总而言之,传统专业化分工模式的先天缺陷,与宏观角度可以观察到的各部门各自为政、缺乏沟通的现象,有着必然的内在关系。美国《金融时报》执行主编Gillian Tett 在其《谷仓效应》一书中,把这种现象称为“谷仓效应”。这个比喻应该源于用于储存粮食的谷仓,只能垂直填充,相互之间却无法横向沟通。“谷仓效应”其实就是我所定义的分工失耦效应、决策分裂效应在不可避免的跨部门博弈加持下的综合反映。本书后面我会提到多个供应链领域常见的命名为某某效应的现象,比如“长鞭效应”“博急效应”,而“谷仓效应”是这些效应的基础性诱导因素。
那么为什么有缺陷的传统专业化分工模式,在慢节律时代可以满足企业需求,而在快节律时代又不能满足了呢?
核心原因只有两个字,就是“试错”!试错就是一次没有做到位,就进行调整、返工重做,或者以降低工作质量的方式来凑合性满足,试错意味着增加时间成本和经济成本。
研发设计的新产品不能规模生产,那么就基于问题反馈对设计做出变更,然后再试,如此反复,直到消除问题;或者生产虽然不能完美生产,但是偏差勉强也可以接受,那就这样进行批量生产;或者购置新的设备(增加生产成本)、临时研究新的工艺来满足设计需求。比如缺料了,就赶紧多存货,库存大了,再慢慢消耗,从而造成很高的库存成本。供应商送的货不合格,就退回让供应商重新发货。
在慢节律时代,因为产品品种少、产品生命周期长、企业毛利也相对高,客户的容忍度也比较高,是有时间和空间容下这些试错的。另外,不断提高各专业的技能水平,激发各专业人员的能动性,也能一定程度上减少问题的发生,减少返工的次数。
而在快节律时代,产品生产批次多、批量少、产品更迭频率高、企业毛利低,客户对不能及时交付的容忍度也越来越低,试错过多,时间上是不允许的,试错的劳动成本也难以承担,而提前生产过多库存就意味着极大的财务风险。这种情况下,即使员工技能一再提升,员工激励逐步加码,依旧不能结构性解决问题,这意味着传统专业化分工模式已经不能匹配新时代、新环境的需求。另外,当企业规模比较小时,可以通过少数“关键先生”的能动作用一定程度上弥补传统分工模式的缺陷,而当企业规模日益增大后,分工会越来越细,业务链条也越来越长,少数“关键先生”的能动性也会鞭长莫及、无能为力。
小贴士:
特别值得一提,随着时代的持续延伸,专业化分工发展的趋势是越分越细的,这意味着“谷仓”越来越多,跨部门博弈复杂度也越来越高,也就是说“谷仓效应”是在不断增长的。同时,我们可以留意到,企业里面的高级管理人员无论是在自身“充电”时,还是在培训员工时,所关注的管理理论、管理知识依旧是多集中在职能化视角、技能化视角的,比如一个生产经理应该具备的专业知识是哪些?生产计划如何编制更好?生产成本的分类有哪些?而对如何消弭分工裂痕、如何应对“谷仓效应”、如何促进全局性的专业协同关注甚少。这是令人感到忧虑的局面。
那么应该如何应对呢?
集成!