社群线下活动在具体组织时，最容易遇到的问题便是现场秩序的混乱，其可能造成的危害可以体现在多方面。例如阻碍活动的正常进场、损害社群品牌形象，给嘉宾、与会人员等留下不良印象等。

产生这种情况的原因是多方面的，但最主要的是以下几点：

（一）现场多人指挥

在前文说过，社群线下活动在组建团队时，最关键的是确定活动项目的负责人。然后再根据实际情况组建其他需要的成员。但在实际项目中，有很多时候，当确定好项目总负责人之后，往往又会受到来自老板或者其他领导的指手画脚。这时候在活动现场就会出现多个指挥者。这就会让现场工作人员非常头疼，不知道到底该听谁的。这样很容易造成现场活动出现不协调，流程混乱等状况。

当我们确定了线下活动的总负责人之后，无论是老板还是其他领导，都应该做到有效放权，让项目负责人全权把控全场。出现任何问题，所有人员甚至包括老板自己，都应该优先听从负责人的建议。

另外，项目负责人一定是对整个社群线下活动最熟悉的人，不管是流程的熟悉程度还是细节的把控上。因此，在社群组织线下活动时，应该在第一时间就确定负责人，并尽可能保证不出现中途换人的情况。

（二）现场彩排

大部分社群线下活动，因受制于场地租赁等问题，没有办法提前去现场进行彩排。因此，不少社群活动都会直接忽略这一步。即便是没办法在实地现场进场彩排，这一步也是不可或缺的一环。无法在实地彩排，至少我们可以在其他地方，甚至是通过头脑风暴等形式进行沙盘演练。通过这样的方式，可以发现活动流程中可能存在的风险问题等。

之前某个社群在深圳举办了一场200人的大型线下活动。活动主办方在现场特意设置了一个甜品区，为参会人员免费提供美食品尝。这本来是一个很好的设定。结果却发生了一件让人啼笑皆非的事情：嘉宾在台上慷慨激昂地演讲，下面却时不时有人跑到食品区抢吃的。即便主办方已经事先在食品区张贴了“请在嘉宾演讲后食用”的标语，但起不到任何作用，现场工作人员也根本无力维持。因为破窗效应，只要有一个与会人员往食品区拿东西吃，就会有更多的人参与进来。

这种情况完全可以被预料，只要细心一点，通过事前活动流程的演练就能从中发现问题，进而避免出现这种让人尴尬的局面。例如当活动开始时就选择直接撤掉食品区，这样的举动也可以向与会人员传达活动开始的信号。

如果条件允许，最好是在实际场地进行活动流程的彩排；如果条件不允许，活动团队也应该通过其他方式，来对活动的整体流程进行预演。其核心目的一方面是可以从中发现流程中存在的各种问题；另一方面是可以有效预测参与活动的现场用户，可能出现的各种行为模式。比如是否会因为活动时间过长，导致用户情绪低落，甚至出现提前离开的情况。这样就可以提前安排一些活动内容来有效避免，例如有趣的现场互动，中场休息、用户答疑等。

（三）现场设备提前调试

最后关于现场组织过程中最重要，也是最有可能出现的突发事故就是现场设备出现故障。包括话筒、灯光设备、音响设备、调音台、音频文件保存不当，甚至电力系统不稳定等。可以毫不夸张地说，现场活动90%的问题都来源于此。这种故障发生的突然，且很难被事前预料到。因此，就需要活动团队谨慎处理。

如果现场的各种设备是外包给第三方公司的，那么社群团队至少需要安排一名工作人员对所有的设备操作有一定的了解，并且对于需要现场播放的所有音视频文件进行多重备份。活动开始时，工作人员绝不能擅离职守。什么时候该播放什么文件，均由这名工作人员来操作，绝不能假借他人之手。

如果现场设备是有场地方提供的，那么在活动开始前，必须要对所有设备进行现场调试。同时主办方最好自己也备一套，以免不时之需。另外，像话筒这类设备，即便是只有一个主持人，也至少需要备好两个，条件允许就尽可能多备，这样当出现故障时可以及时更换。