一、层级架构法

对一个流程变革项目来说,成功因素很多,但是业界一般认为,流程变革项目成功可分为七分规划,三分实施。也就是说核心影响因素是流程变革项目规划,层级架构法是将流程变革项目通过分层分类建立逻辑关系的方式来科学的规划流程变革项目。

首先我们介绍的是流程分层:

通过自上而下的构建层级关系,规划好将来要开展的流程建设规划,从最高阶的“为什么”,到中间层的“做什么”,最后是底层的“怎么做”,形成一个完整的逻辑关系。

下面对这三层架构做一下解释:

第一层:“为什么”。高阶的架构一般是基于战略和业务目标设置的业务架构,比如研发模块的业务架构设计可以基于战略的需求—提高研发效率,降低研发成本,那么就需要对研发的过程和时效进行分阶段,明确标准的管理。另外根据研发的实际业务形态,结合所在公司的实际情况,一般可以将研发模块的高阶架构定义为:研发需求、研发项目规划与实施,研发成果评价、研发成果交接。这些模块的划分就是基于“为什么”的思考。

第二层:“做什么”。第一层架构明确后,就要根据实际业务情况往下分解展开,要分解到可操作,可执行,能指导业务如何运行。比如研发模块中研发项目规划与实施就可以展开为研发立项、项目展开、项目实施、项目总结几个阶段。也就是为了实现第一层的业务要求而达到可执行、可操作的要求,明确做什么才能实现上一层的业务目标。

第三层:“怎么做”。明确做什么之后要对具体操作活动、步骤、输入输出尽量标准化,包括具体执行的表格表单模板,标准活动操作说明等。通过这样的标准化,让流程线条上的所有角色都知道“怎么做”才能实现“做什么”,流程才真正有效落地了。

下面我们介绍一个实际案例来说明如何按照层级架构法规划流程变革项目。

2019年底全国出现了新冠肺炎疫情,某公司于2020年4月复工,为了使公司在疫情未能完全消除的大环境下开展正常的经营活动,公司需要制定疫情防控管理体系建设,这就是一个流程治理项目。

根据层级架构法,首先要规划出高阶的“为什么”。

首先梳理战略要求:在疫情未完全消除的环境下使公司正常的开展各项经营活动。

然后是具体的业务实际,疫情防控需要经历发现问题、解决问题、预防问题这三个环节才能实现战略要求。

最后是做好配套的支撑要素,对疫情防控主业务流程需要的一些其他支持要素,结合公司实际情况而定。

综合以上因素,我们规划的一级业务架构如下:

设计这个业务架构的思路是:

首先,从战略的角度思考,为什么要做疫情防控,输入什么,输出什么?我认为从战略的角度就是要让在疫情的大背景下,保障公司的正常经营,这就是战略要求,因此输入的就是防疫要求,输出的就是防疫目标的达成。

其次,根据战略构思,规划主业务过程。为了达成防疫目标,我们从发现问题到解决问题,再到预防问题,将疫情防控的主业务分为三个阶段:疫情监测、应急处置、评价与改进三个环节。这三个环节就是疫情防控的主业务;

最后,整理一下支撑业务。为了保障主业务流程的达成,我们需要思考,疫情防控主业务流程的实现需要哪些支撑要素,这些支撑要素就是支撑主业务正常运转来提供的一些条件和环节氛围的营造。我结合公司实际情况,提出了组织管理、流程设计、技术支持、后勤保障几个方面;

然后梳理中间层的“做什么”。

为了实现第一层的管理要求,就要在第一层的业务模块中进行展开分解,要分解到能操作的环节,我们分解出的中间流程架构如下:

首先针对主业务模块进行架构分解:

然后针对支撑业务架构进行分解:

经过以上分解后,基本上疫情防控“做什么”就很清楚了,基于流程架构规划,可以输出流程建设计划:

到这个阶段,流程变革项目基本上就完成了规划方案。再到最底层的“怎么做”就要在具体的流程中往下展开了。直到分解到具体的表格表单模板,操作指导书这一层,整个流程变革项目的流程建设工作就算完成了。

流程文件全部输出后,后面就是如何推广和落地了,这里就不属于层级架构法的范畴,我们就不展开讲了。

层级架构法作为一种从上到下的构建业务逻辑,直到完全展开细节到可执行的环节,非常适用于流程变革项目,因此,流程治理体系的建设务必要掌握这个方法。

下面要介绍的是流程变革项目中需要用到的一些工具。