巴纳德指出，“实现共同目的可能性和存在着原意为这个共同目的做贡献的人们，是协作努力体系的两极。使这些可能性成为动态过程的是信息交流。”（P72）

这句话奠定了信息交流在组织理论中的地位。组织理论说到底，信息交流占据着中心地位。上面那段话包含了巴纳德提出的组织存在的三个充要条件——共同的目标、协作的意愿和信息的交流。如果非要对组织三要素的重要性进行区分，那么，从组织的角度，信息交流是核心要素，没有信息的交流，共同的目标不可能达成；没有信息的交流，人们也不会产生协作的意愿。当然，这种区分仅仅是突出信息交流的核心地位，缺了三要素中的任何一个，组织都不存在。

巴纳德指出，“信息交流技术使得组织采用某种形式并获得内部的经济性。”（P73）

巴纳德这句话里提到的“信息交流技术”并非仅仅指科技角度理解的软硬件组合，他是从组织角度讲的信息交流技术，包括语言、媒体、互联网、社区等等广义的信息交流技术，这些帮助组织能够以某种形式获得经济性。例如，很多跨国公司通常采用英语作为官方语言，就是为了从经济角度获得沟通的效率。再如，丰田汽车公司生产线，为了沟通的方便，发明看板，醒目明确，根据动态的变化为后道工序提供必要的信息。巴纳德提到的这种趋势，仍然在继续。当代组织，越来越具有柔性，与信息沟通方式的巨大变化相关，互联网的发展提供了新的可能性，知识社区可以使身处全球各个角落的专业人士相互交流、解决问题，顾客社区可以将企业与消费者联系起来，在互动中形成需求解决方案。

巴纳德指出，“组织的结构、广度和范围几乎全由信息交流技术所决定。”（P73）

为了避免与我们一般理解的狭义的“技术”概念混淆，可以采用信息交流的“方式”这个词语。比如，如果信息交流采用自下而上汇聚到某个职位的方式，并通过该职位自上而下传达，下层职位间很少进行横向的直接信息交流，那么，我们初步断定这是一个纵向型的结构；如果信息交流有很多横向传递路线，可以在一个团体内不同职位不同角色间发散传递，这可能就是团队方式，接近于横向型结构。这都说明，组织结构的设置要由信息交流的技术决定。现代信息技术、互联网技术的发展，可以帮助经理人员管理更多的下属，可以在更大地域范围内和更多的内部机构间进行交流，组织内外部成员间可以即时交流，大大拓展了组织的广度和范围。

巴纳德还指出，“组织内许多专业化的形成和维持，主要都是由于信息交流的需要。”（P73）

从现实角度讲，为什么我们往往将研发工作、生产工作、销售工作、财务工作、人力资源工作，这类具有某种特殊知识和技术、技能的活动放在一起进行？因为，从发展某个专业的角度来讲，从便于完成专业工作的角度看，专业人员之间需要进行频繁大量的信息交流，于是将这些类似活动放在一起，形成了某种专业化的能力。

比如，我们将作业方式，做工作的方法和过程看作是一种专业化，这是泰勒提出的工作方式问题。个体工作方式有两种，一种是细分专业化，每个人执行简单的操作，只大量进行同质化的重复操作，例如，将特定的情景进行编程、处理订单、摆放垫圈、对加工对象进行打磨倒角、开关信号灯、打扫宾馆房间，等等，在这类操作的工作设计中，每个单独设计的工序，与其他工序分开执行，由不同的人完成；还有一种是按照关联性组合的专业化，上下游的几个工序由一个人来完成，例如，对钢材进行切割、钻孔、打磨等几个操作合并为一个职位工作，对订单的接收、分发、跟踪和审核等几个活动合并成一个职务工作。在工作现场，有时为了避免上下游工序环节之间信息传递出现差错，可以采用合并活动的方式，以代替分工过细的单个工序专业化操作，当前流程再造的基本思路就是这个方式。在作业方式问题上，无论采用哪种专业化的方式，都考虑了信息交流的需要，分工过细，不同操作之间的信息联系容易出问题，于是采用了部分合共方式，可以减少不同操作之间传递信息的差错，加速信息传递。

需要注意，巴纳德说，组织内许多专业化的形成，主要是由于信息交流的需要。他没有说，“全部”专业化的形成，主要是信息交流的需要；他也没有说，许多专业化的形成，“全部”是由于信息交流的需要。类似于“许多”“主要”等限定词汇非常重要，在他的理论体系内，由于考虑多因多果的交互作用，由于考虑到组织多种力量的相互交织作用，很少使用绝对的词汇。

如上所述，信息交流对于一个组织如此重要，巴纳德在后面论述管理的职能时首先指出，“一个协作体系所必需的努力的协调需要一个信息交流的组织体系。这样一个信息交流体系就是相互联系的中心或联系点。只有被叫作经理人员的人位于这个中心时，这个中心才能发挥作用。因此可以这样说，只要信息交流必须通过中心点，经理人员的职能就是作为信息交流的渠道……信息交流职位和人员的工作的配置是同一件事的两个相互补充的方面。信息交流中心是该场所的人们的组织活动。不在职位的人不可能行使管理职能，只不过是潜在的能力。另一方面，没有人的职位如同已死的神经中枢一样，是不起作用的。”这段阐述，不仅说明信息交流对于组织的作用，还说明了管理活动的意义，以及管理者是干什么的。管理者的一个核心任务就是维持组织的信息交流。