项目风险并不可怕,做好风险管理就可以保障项目的成功。我们在完成项目的风险识别和风险分析后,需要后续制订风险应对计划,并时刻监控风险。一旦发生风险,可以按照风险应对计划执行,将风险的影响降到最低。有句话说得好,未雨绸缪,有备无患。
【案例】
8A公司的物流管理系统项目,项目经理杨凯组织项目组成员完成物流管理系统的风险登记册整理后,开始着手准备风险的应对计划。各个风险的特点不同,制订风险应对计划的策略也不一样。对于项目风险评估分值高的重点关注风险,都必须一一做好风险应对计划。
首先,政策风险。政府可能很快会有限期整改的要求,对项目进度和投入上有较大影响,必须要采用积极的应对策略。经过项目组全面分析,系统在3个月内上线的可能性低,如果采用赶工的方式,项目的质量无法保证,而且项目的成本投入将大幅提高,可能会导致拥堵无法缓解的同时,经营部门也会大受影响。经过与市场代表雨晴、制造代表贾珍、法务和政府关系代表菁菁全面沟通,制订了减轻风险影响的应对计划。
整个风险应对计划由政府关系代表菁菁和市场代表雨晴协同负责。菁菁增强政府沟通,及时与政府反馈进展,希望政府部门在了解到实际的改进进展和计划后,不会发出整改通知。考虑政府仍可能会发出整改通知,雨晴提前要求运营减缓月底发货量,同时安排在月初提前发货,减缓季末拥堵的可能性。该风险应对计划,被记录在风险登记册中,在每周的项目例会中,进行审视和持续跟进。
其次,供应商的技术风险。杨凯与采购专员丽琼专门进行了沟通,在合同层面,明确技术指标,并针对技术指标和人员保障上增加了相应的罚则条款。如果供应商无法达成要求,能够做财务风险转移。
为了确保所有风险得到持续监控,每个风险都在项目组内安排相应跟进人,跟进风险进展,如果风险发生,协同推进风险应对方案的负责人的执行。在每周的项目例会,由各风险跟进人汇报进展。
风险登记册上也登记了应对措施,负责人及状态信息:
表4-5 物流管理项目风险登记册
序号 | 风险描述 | 潜在影响 | 发生概率 | 影响程度 | 风险等级 | 风险应对 | 负责人 | 状态 |
001 | 政策风险-针对8A公司物流发货导致道路拥堵问题可能下个季度政府会有限期整改的要求 | 一旦被要求整改,项目则需要赶工在3个月完成,项目资源投入需要大幅度增加 | 0.7 | 0.8 | 高 | 减轻:(1)增强政府沟通,并及时反馈项目进展以争取政府不发整改通知。(2)雨晴提前要求运营减缓月底发货量,同时安排在月初提前发货,减缓季末拥堵的可能性 | 菁菁、 雨晴 | 进行中 |
002 | 技术风险-采购第三方系统,可能存在稳定性问题 | 系统不稳定可能导致无法安排物流发货 | 0.5 | 0.7 | 高 | 转移:在合同层面,明确技术指标,并针对技术指标和人员保障上增加了相应的罚则条款 | 杨凯、 丽琼 | 进行中 |
【案例分析】
上述案例,项目进行风险应对时,制订并实施风险应对策略和计划是非常重要的一点。
风险应对计划有多种,每种风险应对计划都有各自的特点,按照项目的特点和背景,选择合适类型的风险管理计划。
表4-6 风险应对计划类型
风险应对计划类型 | 说明 |
规避 | 选择其他的执行方案来避免该风险 当项目风险潜在威胁发生可能性太大,容易导致严重后果,又无其他应对策略时,主动放弃项目或改变项目目标 |
减轻 | 这是一种积极的风险处理手段。是通过缓和或预知等手段来减轻风险,降低风险发生的可能性或减缓风险带来的不利后果,以达到风险降低的目的 风险减轻措施需要具体可操作,例如汽车增加安全带,气囊属于风险减轻措施,降低车祸对生命的威胁 |
接受 | 不主动管理风险,而是听任风险发生后再进行补救和处理,或者准备一定量的应急储备来应对风险发生的后果 一旦项目实际进展情况与计划不同,就动用后备应急措施,项目风险应急措施主要有费用、进度和技术三种。在预算费用上预留风险准备金;在项目进度计划上预留一定时间应对风险导致的延期;在技术上准备多种替代方案,避免单一技术不可控的影响 |
转移 | 将风险转移至其他人或其他组织,其目的是借用合同或协议,在风险事故一旦发生时将损失的一部分转移到有能力承受或控制项目风险的个人或组织 具体实施时可表现为: 财务性风险转移,如购买意外保险属于一种风险转移措施 非财务性风险转移,例如以合同的形式把某些工作和责任外包给供应商,将相应风险转移到供应商等其他人或组织身上 |
制订了风险应对计划后,风险会随时项目的推进,出现变化。某些风险会因为风险应对计划的实施得到缓解。某些风险会随着外部环境的变化而消失,但也可能会带来的新的风险。在项目执行过程中,需要时刻监控风险的发展与变化情况并识别新的风险。风险的监控是一个实时的、连续的过程。当项目的情况发生变化时,要重新进行风险分析和调整应对计划,针对发现的问题,及时采取措施。
监控风险的进展,很多时候,具体落地执行是在的项目例会上,审视风险登记册上的每一个风险,并将发生在当前阶段的风险拿出来重点审视。按照风险的进展,实施风险应对计划中的行动。
每个风险的应对行动需要落实到人,只有把风险应对计划落实到“一个有资源、有权利的领导,加上一个有时间干活的项目成员”身上时,风险应对计划才更容易落地。
风险时刻存在,黑天鹅和灰犀牛事件也是不可避免。对风险有敬畏之心,做好风险识别和评估,提前做好风险应对计划,持续监控风险做出调整应对,遇到风险也能从容面对。