使用跨职能团队模型,通过定义项目经理和团队成员的角色,在项目中建立团队以取得成功。成功的公司还会控制一个项目与另一个项目之间复杂的依赖关系,从而节省资源,同时帮助防止项目相互妨碍。
单个项目管理的有效性一般通过三个方面来保证:
核心小组(Core Team):核心小组是指开发特定产品的一个小型跨部门项目组,一个典型的核心小组有5~8个成员;有权也有责任管理所有与开发该产品相关的任务;
阶段性审核过程;
结构化的管理方法:端到端的管理。
在项目管理上,如果一个项目的成功单纯依靠人的自觉性来保证,是很难取得持久性的成功。因为人是复杂性的,必须建立一套管理机制,用管理的确定性来应对人性的不确定性,才能带来持续的成功。
下面是一个经典的项目管理案例。
有一个植树搞绿化的企业,在公司内部设置有五个部门,分别是:
运输部门;
挖坑部门;
植树部门;
封土部门;
浇水部门。
在植树节前,公司总经理把各部门负责人召集在一起,召开了植树项目动员大会,要求各部门紧密配合把这个项目高质量完成。各部门经理回到部门后,又分别把任务分配给了部门中的小赵、小钱、小孙、小李、小周,也就是说在植树项目中:
小赵的职责是负责运输;
小钱的职责是负责挖坑;
小孙的职责是负责植树;
小李的职责是负责封土;
小周职责是负责浇水。
在植树项目现场,虽然部门之间人员配合存在着这样或那样的问题,比如:
小孙抱怨挖的树坑太浅影响了植树;
或者植树的小孙没有把树放直;
封土的小李对植树的质量不满意……
但大家最终还是能够配合起来,项目能够缓慢向前推进直至结束。几个月后,公司发现所种的树大面积枯萎死去,把死去的树拔出来后发现,树根上包的塑料布没有被去掉,树根最终因为吸收不到足够的水分而死亡。出了这么大的问题,公司要追究责任,为什么花了那么大的人力、物力、财力,种的树还没有成活?
企业开始实施项目复盘,复盘是指企业在项目中后期通过回溯的方式,总结成功经验或失败教训,为以后项目运作提供借鉴,防止以后项目再发生类似问题。在项目复盘会议上,各负责人陈述了职责与实际工作情况:
负责运输的小赵说辛苦地把树从购买地运到了植树现场,摆放得很整齐;
小钱说自己的职责是负责挖坑,我把坑挖得又圆又深,质量合格,出了这种事自己没有责任;
小孙说自己的职责是植树,负责把树在坑中立得直直的;
小李说按要求把土封上了,而且还用力踩上几脚,出了这种情况没有责任;
轮到小周发言了,他说自己的职责是浇水,已经按照要求浇了水,出了这种事也没有责任。
植树现场的每个人都没有问题,但结果是树没有成活。在企业项目过程中,类似的现象也时有发生,项目结果是失败的,但各个部门都能够把自己成功“洗白”。就上面植树的案例而言,往常情况下,运到现场的树没有包裹塑料膜,所以在以往的部门职责中,也没有明确要求哪个部门要把塑料膜解下来。因此,各个部门按照原来定义的各自清晰的职责去种树,树是种上了,但由于塑料膜的原因,成活率大打折扣。
项目管理是“端到端”的管理,在起点就要明确终点的目标。例如,种树的终点目标是把树种下去并且要成活。“端到端”管理的对立面是“段与段”,所谓“段与段”就是马路警察,各管一段,虽然每段都不错,但结果就是有问题。项目管理端到端的思想就是要指定端到端的项目管理人员,而不仅仅是指定段与段的负责人。
上面的种树,如果公司以项目管理模式管理此事,就会指定一个种树的项目经理,这个项目经理就是“端到端”管理者。其重要目标是种上树,并保证树的成活率,而且会作为一项绩效管理目标,甚至作为对其绩效管理的依据。
在项目实施过程中,由于项目是创新性的活动,就会出现这样或那样不可预知的现象,因为项目经理的职责是保证项目最终目标实现。作为端到端管理者,项目经理在项目现场,会根据项目现场出现的新情况进行管理和决策,直至最终目标实现。