我个人对流程治理的内涵理解主要包含以下三个方面:
第一,流程治理应该从构建管理体系上有具体的政策引导。为什么要有政策引导呢?我们基于人性来思考绩效驱动性,没有正面或者负面激励,如何激发人的主观能动性呢?不仅如此,任何一项措施的出台,都可能是一部分人得利,而另一部分会有所损失,为了减少失利群体的阻力,必然要出台一部分保护政策,对损失群体进行适当的补偿,这种补偿措施也是政策。
比如,国家层面要推进环保治理,其中对湖泊、林地的治理是环保治理的重要组成部分,这个时候就有必要出台类似关于退耕还林、退湖还田等相关政策。同理,在企业管理中,运营管理是一个较大的课题,流程治理是运营管理的一个重要模块,为了让流程治理更好的推广,有必要先从政策角度出台《关于推进流程治理能力建设的相关激励政策》,这样就能从政策层面保障流程治理的顺利推行。
具体的激励政策要包含哪些内容呢?
1.组织层面:首先要明确的是流程治理组织。比如国家为了推进环保治理,专门成立了环保治理督察小组。这一组织可能由各部委抽调专,以及一些环保专家参与的组织,这一组织成立的目的就是承接国家环保治理的相关要求,监督执行地方落实国家环保治理政策的力度。同理推知,流程治理也应该有一个专门的组织来承接这一工作,并且要取得公司的明确授权。一般情况下我建议成立流程治理办公室这样的组织,经过公司明确的政策授权后开展流程治理的各项工作。
2.绩效层面:有了组织之后,还要有明确的绩效驱动,要通过绩效驱动组织,驱动组织的成员。比如为了驱动流程owner(责任人)做好流程全生命周期的维护工作,有必要设计针对流程owner的绩效驱动政策,通过对流程owner的绩效考评,管理流程owner的升职、加薪、年终奖等,这样的绩效激励政策下,没有哪个流程owner会不重视流程管理工作;
第二,流程治理应该有制度保障。政策作为企业最高决策,发布一些指导性文件,能发挥很大作用。但是要指导具体工作,并为这些具体工作就必须出台合法的制度保障。比如国家为了推进环保治理,除了发布环保治理的政策外,还要出台或者修订环保治理相关的法律法规,这些法律法规就是推进环保治理的制度保障,为环保治理政策落地保驾护航。
那么关于流程治理的制度应该包含哪些内容呢?
1.明确权责:在授权、分权、集权之间如何平衡统一?这对流程治理是非常重要的,流程治理组织既包含公司流程治理最阶的组织—流程治理委员会,也有落实到最基层的管理角色--流程管理代表。对于一些大型企业,内部职能关系复杂,如何避免完全职能组织式的权责管理模式呢?我个人认为最好是从流程治理政策层面来明确流程治理权责,最好能经过公司运用管理委员会决策后给与各级流程治理组织明确的流程治理权责,并公开发布;
2.流程管理规则:流程管理的具体规则是流程治理的具体执行操作要求,比如流程变革项目应该怎么做,流程全生命周期应该怎么去管理,流程责任人管理规则,流程绩效评价与改进管理规则,这些都是流程管理的具体工作,这些工作应该有规章制度来保障,我们应该按照什么样的标准要求来操作,应该哪些组织、绩效机制来配套完成这些操作,如果违反了又应该怎样处理等等。只有这些规则通过制度保障,流程治理才能真正落地执行。
第三,流程治理应该做好能力建设工作。流程治理能力是流程治理体系建设的重要组成部分,主要包含以下几个方面的能力:
1.流程规划能力:流程规划好比建一幢大楼,首先应该做好整体架构规划,每一层应该放什么业务,并且确保各楼层(业务)之间能相互贯通,无缝对接。一般的企业做流程规划要先做好业务架构,然后再输出流程架构,比如某企业的一级架构如下:
这一架构基本上将这家企业的整体业务架构规划好了,后面开展流程建设时要让流程长在架构上,切勿让流程野蛮生长,并且要让各领域之间能无缝对接。
2.流程管理专业能力:流程管理作为管理学科中的一门细分领域,虽然出现时间不长,但是经过无数专家的研究探索已经总结出了一套流程管理的专业能力,比如流程文件标准化、流程生命周期管理、流程绩效、流程审计、流程图的表达、流程责任人的管理机制等,这些专业领域的应用能力也非常重要,这些能力还要同流程管理组织相结合,让流程管理组织在流程治理体系中发挥重要作用。
3.流程变革项目管理能力:流程变革项目,不仅需要懂流程方面的专业知识,更需要项目管理的专业知识,除此之外,还需要了解变革项目所涉及到的业务知识。将这三者结合才能形成流程变革项目管理能力,能完全精通这三类知识的复合型人才是非常少的,因此我们需要在日常工作中构建流程变革项目管理能力。
流程变革项目知识主要来源于项目管理的专业内容,包括5组流程,九大知识领域,要完全精通这些内容是不容易的,因此我们所有流程治理的从业人员,都应该虚心学习项目管理相关知识。
4.流程IT化应用能力:流程IT化主要涉及两个方面的IT化应用,一是流程管理软件应用,另一是流程审批流的IT化。
流程管理软件主要是通过IT系统将流程体系可视化,可以清楚的看到流程架构,流程文件,流程生命周期管理、流程知识库、流程审批数据等应用。
流程审批流IT化主要是将一些需要审批流转的流程通过电子流来固化,通常会用OA来实现电子审批,一些集成系统也可以实现审批功能,如ERP系统也是可以实现审批功能的。
以上两种流程IT化应用能力,主要受公司IT水平限制,因此为了让流程管理水平提升,势必要加强流程与IT的紧密联系,共同发展,相互融合。
5.流程文化氛围培养能力:文化氛围是一个企业所营造的一个工作环境,这种环境会深入影响每个人的思维方式和工作行为。比如官僚主义文化盛行的企业,大部分员工都是盯着领导看的,领导的任何一个指示远远比客户重要,最后造成眼睛盯着领导,屁股对着客户,这样的企业是难以在充分竞争的市场中发展的。
那么流程文化具有哪些特征呢?
首先,流程文化要强调以客户为中心的文化,因为流程的定义就是为客户创造价值。所以,我们在实施流程治理的一系列管理行为中一定要秉持以客户为中心的原则,在设计流程管理规则,以及具体流程方案时,一定要明确这个流程文化导向,这样才能达到流程治理的目的;
其次,流程文化强调的是协同,也就是流程从整体上布局,强调各模块,各职能组织的协同。国内著名流程管理专家胡云峰老师说过:“流程的本质是协同,流程的灵魂是为客户服务。”我非常赞同胡老师的观点,流程是通过各个岗位的串接,活动的衔接,才最终形成了一个链条,通过最佳实践来设计这些链条,才能真正为客户创造价值。流程不是归属哪个部门的,流程是需要整体协同的,是需要集合公司资源才能完成的业务活动串接,这样的流程才是有价值的。
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以上是关于流程治理内涵的总结,这一节内容,主要表达了我们对流程治理的总体印象和客观反映。把握住这个内涵,对于我们后面在设计流程治理业务模型时是非常重要的,具体内容将在后面的章节中展开详细讲解。