以下将从对账、付款、发票等环节逐一阐述操作要求，经销商可以对照日常的管理操作，不断完善对接管理标准，让财务对接工作更顺畅、更高效。

1.巧对账，及时反馈

厂商之间月度定期对账是例行工作，对当期发货量、货款金额做出确认。

首先，经销商要学会看懂对账单的框架。厂家的财务部门做出对账单，可能每个厂家的对账单格式不一，但总体至少包含：涵盖每次发货时间、发货品种、单价、数量、金额等，同时将本期已付款也一一列出，含付款时间、金额、付款形式。这样就形成了当期发货额、付款额，再加上期初余额，就得出了本期应付余额。经销商要知道每个版块的含义和内容，如“期初余额”或者“上期结存额”“本期发货额”“本期已付金额”“本期结存额”。相信大多数的经销商老板和财务人员都能理解这些概念，这就是厂商之间沟通的共同语言标准。

其次，经销商要仔细核对每行的具体数字，核对的依据就是日常发给经销商的订货单、每次收货的收货单、每次付款的凭据等，经销商要及时归纳整理所有业务往来凭证，并分类保管保存。遇到有差异的地方，就像法官判决一样，遵循“谁主张、谁举证”的原则。经销商要标注出来，并附带相关的凭证反馈给厂家，并予以核对更正。比如，某笔发货的产品价格有误，经销商当时向厂家申请的是产品价格折扣优惠支持，而厂家的对账单上是原件，这个时候经销商就要拿出经过厂家相关部门审批同意的书面价格申请报告作为凭证反馈给厂家财务部，如果厂家财务部确认此件的真实性，那么这事就解决了。有的时候，经销商没有书面凭据，只是说“某某领导当时口头同意的……”之类的话，这是没有一点作用的。因此，经销商对待与厂家的任何往来事项，都必须要有正式书面审批文件作为依据。

最后，核对正确的对账单（如表7-8所示），经销商一定要按照厂家的规定，签字或者盖章，并在规定的时间内回传给厂家相应人员。这也是关键性的环节，一是要在约定时间内回传，以免耽误后续的开票时间，同时经销商也要保存好；二是返回形式，一定要求具有可追溯性，确保厂家能够实时收到对账确认单。管理规范的厂家，一般都要求传真或者发送给厂家指定的专用电子邮箱和企业QQ号，以此作为唯一的接受方式。有些管理不规范的厂家，在形式上没有要求，现在网络发达，微信图片、QQ都是可以利用的工具。但也有异常情况，如厂家正好人员变动，那些为了一时方便而发送给个人QQ或者个人微信的经销商就有麻烦了，厂家说没有收到，就会增加沟通成本，为此事耽误时间，有可能引起当期开票延误。相信有些经销商就遇到过类似的情况，每到月底集中开票时，有时会出现厂家发票暂时用完当月额度，又无法临时增量的情况，那么本月的发票就无法开具了，就会影响相关经销商当月税务缴纳。

所以，经销商对于每月的定期对账事宜一定要严肃对待，在规定的时间内核对清楚往来账目，并保管好相关单据。当然，也有的经销商遇到这种情况，当月核对清楚了，而到了下个月或者更长时间后，再次核对时发现某笔交易有错误，并拿出相关凭据又要求厂家给予核对。这种情况下，很多厂家明文规定，已经确认的账务不承担后续错误的责任，这样经销商只能自认，为错误买单。而有的厂家规定只能往前追溯三个月的账务，可以再次核对更正。因此，经销商要严谨对账，发现问题及时处理，避免不必要的麻烦和损失。

表7-8 ××公司对账单

2.按时足额付款

管理规范的厂家一般都要求经销商向厂家付款至指定的公账账户，或者接受银行电子承兑汇票和银行纸质承兑汇票。因此，经销商在付款时一定要做到以下三点：

（1）​ 要保证在约定的付款期限内付款，并尽可能提前支付

准时付款和提前付款有时就差几天的时间，但给厂家人员带来的印象有很大的差别。相信很多经销商有时会听到厂家人员对某个经销商的评价“××经销商每次都提前付款，不用催……”，这样的经销商在厂家销售部门、生产部门、财务部门都是口碑很好的，相信这类经销商有时遇到一些需要厂家人员协助的事情，厂家人员也会积极配合。有时候，经销商抱怨厂家很多事情不配合，如要求加急订单，如果经销商是厂家各个部门公认的模范客户，厂家人员想必会给予更多的资源倾斜。不是厂家不配合支持你，而是作为经销商，你做了什么。所以，经销商要正确对待付款事宜，提前做好准备工作，筹集款项，争取提前支付，做一个厂家心目中的付款模范经销商。

（2）​ 一定要用厂家指定的形式付款

在快速消费品行业，经常发生厂家业务人员卷款不辞而别的事情，就是因为经销商有时小额回款，太信任厂家业务人员，将本来该电汇至厂家的货款通过汇至业务人员个人银行卡或者现金交给业务人员，有点业务人员一时贪财，卷款逃跑。相信现在很多经销商都有一定的防范意识，不会轻易将货款交给个人。

有的厂家不接受承兑付款付款，无论是商业承兑或者是银行承兑汇票。想必其中的道理经销商都非常清楚，持续的现金流对厂家发展的重要性。那么，经销商就要设法按照厂家的规定来执行，将手里的承兑汇票贴现为现金再汇给厂家。很多经销商认为这是厂家不合理的规定。其实，经销商可以朝积极的方面去考虑，未必是一个合作障碍，厂家的这种规定同时也在倒逼我们去调整和改善自己的经营理念和工作方式，未必不是一个好的管理措施。这就要求经销商在和客户谈判中敢于亮出自己的规则，提升自己的客户管理能力，有意识地通过付款条件的谈判来筛选优质客户。所以，任何一个管理措施都有双面性，看似是障碍和限制，如果经销商善于想办法，而不是和厂家讨价还价，自然会带来好的结果。

对于接受承兑汇票的厂家，经销商要按照基本的财务管理要求，做好汇票的背书工作，字迹手写清晰正确，财务专用章和法人私章要盖清晰，位置正确。稍有差错，就会给双方的工作带来不便。这些都是经销商能够轻而易举做到的事情，一定要在这些工作事项上给厂家便利。

（3）​ 按照对账单上的应付款余额足额一次性付款

有时候，经销商在付款周期内，由于资金筹措时间不一，可以采取分批形式付给厂家，一定要在截止时间之前支付完毕。当然，也有很多经销商由于资金周转问题导致不能在规定时间内支付，那么就要提前与厂家管理人员沟通，申请延期支付时间。而有的经销商遇到困难，不支付货款并且不向厂家人员告知，不管不问，以至于厂家人员多次电话提醒告知或者书面告知，这样就会给厂家人员留下不好的印象。

还有的经销商借口厂家有产品质量问题没有解决，或者代垫费用没有核销等，延后付款或者少付一部分款项。这种情况情有可原，但是作为长期的合作伙伴，经销商要将货款支付与质量问题处理看成是两件事情，负责任的厂家都是会按照规定处理好的，而付款是经销商应该做好的本质工作。

3.发票处理

厂商之间核对清楚账务，经销商也付款了，那么接下来的事情就是发票开具事宜。这个环节的操作，厂家除了准确开具发票外，经销商要配合以下事情，才能保证发票事宜处理得当。

（1）​ 经销商准确提供开票信息

通常说的开票信息，就是企业的工商税务登记信息，是开具发票的基本资料，务必正确，这样才能进行税务查询和抵扣使用。很多经销商都遇到过厂家开错发票的事情，多数是发票信息错误，有时是一个汉字、字母或者数据错误，导致不能正确使用，只能要求厂家作废并重新开具。

因此，经销商首先要做的工作就是将正确的开票信息正式地发给厂家。经销商一般的做法是将开票信息打印在一张纸上，传真给厂家，一定要记得盖公司财务专用章或者公章。如果经销商对发票有特殊要求，也要一并注明。比如，有的经销商财务管理比较规范，要求厂家开具的发票上显示的“开票人”“收款人”“复核人”都必须完整填写且是三个不同的人。这样操作后，让厂家感受到经销商很重视，如果厂家开错发票，也不会相互扯皮，责任不在经销商。

一些管理规范的经销商，对此非常重视。一旦经销商由于经营变更，如注册地址信息、开户银行信息、电话号码等变化后，一定要立即通知厂家进行更改，确保是最新的信息发给厂家，并注明内部版本号或者开始使用时间。特别是在2017年之前，由于实施企业统一信用代码代替税号时期，很多经销商办理了变更手续，但没有第一时间通知厂家，导致发票开错。经销商只有在办理与厂家相关的事项时，首先想到厂家的操作，才能保证双方的对接工作顺畅，得到厂家人员的认可和配合。

表7-9就是一份企业开票信息正确的告知模板，并注明时间、版本，同时盖章。

表7-9 企业开票信息正确的告知模板

（2）​ 经销商要求厂家开具发票后先拍照确认

很多经销商都遇到过收到厂家开具的发票后，发现开票信息错误、产品规格错误、数量或者金额错误、盖错印章等情况，不得不要求厂家重新开具正确的发票。一是浪费了时间；二是增加了双方的工作量和成本。

其实这些错误都是可以事先预防和避免的，并且是非常简单的操作。经销商可以要求厂家在开具发票后，拍照传给经销商先行核对，做到双重确认，保证发票信息正确。

（3）​ 发票接收后及时向厂家回传确认单

很多厂家都要求经销商在收到发票确认无误后签收发票确认单并盖章回传，类似收货确认单，以示双方完成发票交接。有些财务管理规范的厂家，要求经销商将发票签收单原件用快递返回厂家。想必很多经销商认为多此一举，没有必要，其实不然，因为很多时候经销商收到快递后随手一放，用的时候就找不到了，又要求厂家查询或者说没有接收到，要求重开。厂家肯定会拿出已经开具并且快递查询的证据，经销商实在找不到发票，按照常规的税务要求，就必须登报申明，同时要求厂家重新开具，厂家因此多缴纳的税款就必须由经销商承担了。

所以，一个很小的发票签收单回传，是非常重要的。经销商一定在收到发票后立即核对，按照厂家的要求回传确认单，避免不必要的麻烦。

【思考】

作为经销商或厂家，你在与厂家进行财务对接时，厂家肯定有很完善的管理制度，经销商也一定有一套行之有效的经验。请根据以上版块内容的阐述，总结提炼出属于自己的成功之道。

表7-10 厂商财务对接管理经验总结表

你的角色： 经销商 □ 厂家 □