采购执行指处理采购申请、下单、跟单、验收与结算等活动，不再包括寻源、供应商认证、供应商选择等活动。这本身隐含了一种采购运作模式，即对采购进行异步化处理。所谓异步化，就是基于产品开发流程那条线和对未来采购需求预期，事先进行寻源、供应商认证、供应商选择等活动，当采购申请到达采购部时，只需要按照已经确定的供应商、确定的商务条件进行订单处理即可。这种异步化模式一般还有组织分工配套，即把采购执行团队和供应商认证与管理团队进行了分离。

采购执行运作流程设计的关键在于效率和异常处理。因为供应商及交易商务条件已经事先确定，采购执行中核心宗旨在于以最高的效率进行订单处理，让供应商及时把物料送达我方仓库。效率的实现主要依靠两种手段：一是优化流程；二是流程IT化。这两种手段一般一体化实施。具体来说，就是减少不必要的冗余性审批环节，减少不增值的文书性或单证工作，减少手工作业，提前发放采购预测，与供应商互动IT化，去除付款程序中的冗余要求等。事实上，京东、淘宝等网购平台B2C模式中对采购订单与物流的处理模式已经非常极致，是企业采购进步与优化的标杆（现在很少有企业采购模式能够达到B2C网购模式那种高效与透明化）。在这个领域我们常见到的一些烦冗操作有：

​ 采购申请不明确，导致后期修改订单，流程进行不必要的返工操作。

​ PR审批、PO审批与报价单审批多层叠加，臃肿不堪。

​ PO处理流程与企业用章流程没有进行一体化设计，走完PO流程还要走用章流程，重复无价值。

​ 给供应商付款申请设置的条件与程序臃肿，不必要的纸面单据要求多，有的还把纸面要求与信息系统中的要求叠加起来。

​ PO进展状态黑盒化，问询工作浪费很多时间。

与供应商发放预测也属于采购执行中的内容，预测的准确性是关键问题，这需要采购上游的销售、计划协同努力才能确保预测的准确性。与供应商共享预测的方式应该实行IT化、结构化。

从提高采购效率角度而言，可以从标准订单模式拓展到一揽子订单（源自SAP和ORACLE ERP中的订单模式）模式，尽管20年前就有了一揽子订单这种模式，但以我的见闻，应用这种模式的企业还是不太多。一揽子订单以Release（指发放一揽子订单中的一条）替代标准PO，每个月度把整个订单作为一个大订单进行一次结算处理，可以大大提高订单处理与结算效率。JIT/VMI模式最应该借助一揽子订单来实现。

采购执行流程的另一个重点就是异常处理。这些异常包括PO更改、到货数量与PO数量不一致、不合格物料退货、有选择接受到货、供应商延迟交货、PO取消等情况。对待异常处理的原则并不复杂，那就是“例外的事情例行化、套路化”，为异常情况设置明确的处理标准、处理路径，会减少分歧、减少对采购员个人技能的依赖、加快处理效率。