打个形象的比喻，流程架构是树干，流程文件是树叶，所有的流程文件（树叶）要长在流程架构（树干）之上。基于流程架构建设的流程文件体系结构如图3-2所示：

图3-2 基于流程架构建设的流程文件体系结构图

（1）规划层

规划层定位为流程文件体系的纲领性文件，规划层与流程架构中一、二级流程相对应。要保证流程体系方向正确、策略或原则合理、结构适宜，主要包括各类管理手册及流程架构文件（包括流程架构图、流程视图、流程清单）。

管理手册：定位为一级流程系统性描述，包括基础的定义、管理体系架构（流程架构）、管理的目标、总体策略与原则、整体的管理要求、管理思路/方法论等；管理手册描述对象通常对应一级流程，必要时也可以针对二级流程制订相应管理手册。常见的管理手册有：质量管理手册、供应链管理手册、IPD管理手册、流程管理手册等。

流程架构图：包括流程架构总图及各一级流程架构图，以树形图的方式直观的呈现企业流程体系的分层分级关系。流程架构总图由企业各一级流程组成，根据这些一级流程的属性，分成了不同的类别；一级流程架构图则将一级流程分拆成若干二级流程，再将二级流程分拆为若干三级流程，三级以下的流程通常不在一级流程架构图中体现。

流程视图：是根据业务流程内在的逻辑关系，清晰地展现业务域内各三级流程之间的关联关系，便于读者理解业务域运作的全过程。流程视图绘制不受流程架构边界限制，根据业务对象需求，集成相关一级流程涉及的业务过程。通常流程视图是流程管理的作战地图，给使用者一图在手，总揽全局，并能提升各类解决方案设计的系统性，常用到端到端流程梳理、优化、内控建设中等。

流程清单：是以表格清单的形式将流程架构进行相对完整的展现，相比流程架构图，更细致，将流程架构图中的三级流程根据业务场景进行分类，或进一步细分，形成相应的四级流程；另外流程清单包含的内容更全面，在流程架构图的基础上可以增加管理责任、管理策略等要素。为公司流程管理提供一种清单管理方式，非常适用于对流程体系进行批量或系统调整，比如组织架构调整时，可以基于流程清单，快速地识别出组织架构调整影响到的流程清单，然后可以进行批量的处理，不至于由于考虑不周导致遗漏。

（2）管控层

规划层的流程文件是不可执行、不可管控的，为此流程文件需要进一步细化到管控层，管控层流程文件与三、四级流程相对应。管控层定位在实现业务管控，业务管控的目的在于有效控制各类业务风险，保证流程绩效目标的达成。管控层流程文件形式主要为：流程说明文件、管理规定。管控层的流程文件是公司的法律法规，是刚性的，是必须被执行的，不论执行人员职位、资历及能力高低。

流程说明文件：是以业务流程图为主线，描述业务开展过程，包括职责分配、活动操作说明、关键控制点管控措施等，是流程文件的主体部分。

高质量流程说明文件的六要素包括：目的明确、职责明晰、管控到位、接口顺畅、线路精简，管理配套。具体说明如下：

目的明确指的是流程的价值导向与绩效目标体现了一级流程的策略导向及绩效目标的要求，体现了流程客户的价值诉求，保证了流程运作方向的正确。

职责明晰指的是参与流程的相关角色之间职责界定清晰，保证每一项工作职责都有具体的角色承担，不存在重叠、不明确、空白的地带。

管控到位指的是在流程中识别流程的关键控制点，并在流程关键控制点中建立关键风险防范的管控措施。风险包括但不限于内控风险、质量风险、数据风险、信息安全风险等。

接口顺畅指的是理顺流程与外部流程之间的接口，确保流程之间能够无缝衔接，同时理顺流程内部各活动之间的接口，保证顺畅与闭环。

线路精简指的是从效率管控的角度，确保流程跨岗位流转活动线路是精简高效的，不增值环节得到了最大化去除或压缩，为流程高效运作奠定基础。

管理配套指的是流程设计过程中考虑了流程与其他管理要素相匹配，保证流程设计之后能够被有效执行并达成设计目标。例如流程与IT的匹配，流程与人员能力的匹配等。

管理规定：约束组织成员的行为规范与要求，包括原则、规则、标准与管理要求等。管理规定核心解决管控到位的问题，通过制订相应的管理原则、管理规则、管理要求与标准，来防止流程出现非预期的风险。

（3）作业层

如果说管控层流程解决了流程中跨岗位协同作战能力问题，那么作业层解决的是流程每一个节点的单兵作战能力，保证流程中每一个节点的能力，能够确保流程被执行到位，流程绩效水平达到目标要求。对于企业核心业务流程而言，企业流程管理不能停留在管控层，而应当精细化到作业层，作业层流程文件的丰富程度直接体现企业核心能力的高低。作业层流程文件表现为：表格、模板、作业指导书、管理细则等。

作业层的流程文件更多体现的是知识层面的，其管控严格度不如管控层流程文件，有些企业对于作业层的流程文件不作强制执行要求，定位在为操作人员提供操作指引，用来参考，而不是必须要遵照执行。如果你的能力强，在能够确保达成管控层流程文件要求前提下，可以不用遵从作业层流程文件的要求；如果你的能力弱，参考作业层流程文件操作，可以保证你能够达成管控层流程文件的要求。

不同成熟度的业务，对应的作业层流程文件表现形式及其管控要求是不一样的。对于成熟度较高且发生频率较高的业务，通常会固化为作业指导书，表格与模板、管理细则等，这些业务由于成熟，根据管控层流程文件的要求部分是必须要执行的，有些则是用于参照，可以不强制执行。

例如《合同评审申请表》，由于是合同评审流程的关键表单，而且成熟度高，通常是必须强制执行的；但流程梳理流程中的《流程问题分析表》则无须强制执行，只是用于参照借鉴，对于新手可以套用该表格，但对于熟手则不必要，但不论是否使用，最终，对于流程梳理流程而言要能够解决流程梳理立项时提出的目标。

对于成熟度低且发生频率低的业务而言，作业层流程文件则表现为培训教程、操作手册、FAQ，甚至是AAR（行动后反思）、案例总结等，这些文件则完全不具备可操作性，但具有指导与借鉴意义，也适用于能力培养用。