3.5.1 时间管理矩阵的定义

时间管理理论：把时间按照紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。如图3-7所示。

图3-7 时间管理优先矩阵

时间管理矩阵重要性：与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事。

时间管理矩阵紧急性：是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要。

A类事件紧急又重要，如有限期的计划、管理危机、安全事故、客户投诉等；B类事件不紧急但很重要，如公司战略形成、建立新型的人际关系、企业人才培养、学习新技能、保持身体健康等；C类事件不重要但很紧急，如接待不速之客、接电话、出席一些会议、写一些报告等；D类事件既不紧急又不重要，如看报纸、看电视连续剧、闲聊等。

现实生活中，我们一般不可能是ABCD类中的一种，事实上是错综复杂的，可能对于ABCD类的事件的时间分配存在差异。普通人和高效能人士对事件的时间安排如图3-8至图3-10所示。

图3-8 普通人与高效能人士的时间安排

图3-9 普通人时间管理柏拉图 图3-10 高效能人士时间管理柏拉图

3.5.2 GTD时间管理

GTD（Getting Things Done），翻译过来就是“把事情做完”，是一个管理时间的方法。这个工具在时间管理的领域拥有极高的影响力，可以说是一个一整套方法工具的集合，属于时间管理的高级工具。其包含五个阶段：

​ 收集阶段：填充工作篮

收集阶段就是要帮助你把所有的工作量列出来，同时让你清楚“隧道的终点”在哪里。

​ 处理阶段：清空工作篮

清空工作篮并不是要去全部把事情做完，而是确定每一项工作的内容和实质，就是给每个任务打上标签，并判断出下一步的具体措施，我们要判断出哪些任务需要马上做？哪些任务需要延后处理？哪些任务需要委托别人？只有对所有的任务打上标签，才能有条不紊地处理。

​ 管理阶段：建立好清单

在处理阶段，我们对各个任务进行了判定，也就是打了标签，下面要对各种任务放入不同的清单系统里。一般有四种清单：愿望清单、等待清单、项目清单、执行清单。

​ 检查阶段：回过头看看

检查阶段非常重要，回过头看看，哪些任务完成了？哪些任务遇到困难了？任务进行到什么程度？哪些任务需要调整？检查可以优化的时间管理系统，进而提升工作效率。

​ 行动阶段：选最佳方案

执行就是按照行动清单和日历进行任务的处理，通常需要考虑环境、时间、精力及重要性。

图3-11 GTD时间管理方法

3.5.3番茄工作法的掌握

前面讲了时间矩阵优先安排，是对事件重要程度的看法和如何分配时间处理相应的事情。下面介绍如何管理时间，在有效的时间内有效率地工作，方法有多种，因人而异，番茄工作法就是一种简单易行的时间管理方法。

​ 番茄工作法的定义

番茄工作法，简单地说，就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分：25分钟的工作学习和5分钟的休息。工作学习时间专注工作学习，中途不允许做任何与该任务无关的事情，直到该25分钟结束，然后短暂休息5分钟。

​ 番茄工作法的实施步骤

STEP1：每天开始的时候规划要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里）。

STEP2：设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。

STEP3：开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒（25分钟到）。

STEP4：停止工作，并在列表里该项任务后画个叉。

STEP5：休息3~5分钟，活动、喝水等。

STEP6：开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。

每四个番茄钟后，休息25分钟。在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情，那么：

第一，非得马上做的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开始同一个番茄钟。

第二，不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。

表3-7 番茄工作法实施表单