从会前策划——会中执行——会后总结收尾。数字化会议管理工具可以提供全流程帮助，提高流程效率，提升参会体验。

一、会前阶段

会前阶段主要是会议通知和参会人报名。通过统一的会议页面发布会议通知和在线报名，替代了传统的邮件发送，手工汇总，还可方便登记参会人的交通、住宿等个性化信息。

如有需要，还可提前调查参会对象对会议的期望和需求，包括举办地点、日程安排等，让会议组织者及时了解到，并提供针对性的服务，可以让参会人享受到个性化的服务

对于稍微复杂的一些会议，譬如中层管理干部会议、经销商大会等，就会涉及到会议主题、议题、议程、会议对象、规格、规模、会议的起讫时间，会期和日程安排、地点、配套活动以及辅助的日程安排，如参观、游览、聚餐等的协调和沟通。可以通过集成的短信和邮件工具，为参会人提供个性化的会议通知。可实现实时对每个人的不同安排、不同情况做个性化信息推送。

二、现场签到

大会现场来宾众多，可以采用电子签到提高签到效率。电子签到高效便捷，签到方式多式多样，可以用手机号、二维码、身份证等信息签到，也可以采用采用RFID( 无线射频识别) 签到系统，均可实现无停留、无纸化签到，参会人员只需持证通过感应区域，系统就能自动识别、自动统计，即时清点到会人数，改变了过去传统的人工签到方式，既省力省时，又体现了服务的真谛。两种签到方式的对比，如表7-1所示。

表7-1  传统签到与电子签到的对比表

三、场内互动

以往的参会者在会议议程中的参与方式比较单一，举手表决、传递纸条、话筒提问，或者填写纸质的反馈表，个别会用一些专业的投票器，总体上还是较为繁琐、不方便且响应延迟。如果灵活运用手机相关应用就可以比较便利地让参会者参与进来，通常有投票、抽奖、提问、图文讨论、抢答、摇一摇等方式。无论是哪一种互动形式，都可以让所有参会者参与其中，并获得实时反馈，提高用户的参与感。

投票：通过分发一个投票的二维码，参会者拿起手机扫码就可以进入投票页面。在线投票系统可以在很短的时间内，将不同时间的用户投票组合到一起，并进行结果反馈。在线投票系统可以用来统计参会者对某个主题、方案的意见，组织方也可以通过投票的方式了解参会人员的看法，或者通过在线投票系统去了解参会人员的思想、意见，并通过在线投票系统的结果反馈改进自己的方案。会议举办者也可以通过在线投票系统来调查参会者对会议的意见，然后根据系统自动统计生成的多维度报告，从而更准确地评估会议效果，进而依据统计报告做出更恰当的会议安排。

问卷调查：如果需要复杂的会前需求调研，或者会后的用户反馈，就可以采用问卷调查。在PC端创建问卷后, 通过二维码、邮件或者短信发送链接的方式进行传播，现在最流行的是通过微信朋友圈、微博或者qq空间等社交媒体发布和传播。如果是针对特定参会人员的，则可以基于名单推送邮件和短信，通过独立链接的方式将问卷调查的链接嵌入要发布的短信内，能快速提醒特定的用户填写问卷，更有效率。如果有会议app或者微信公众账号，可将问卷调查的链接嵌入用户的app或者微信公众帐号内的自定义菜单中。

抽奖和摇一摇：如何避免活动现场气氛太沉闷，可以尝试运用摇一摇等运用，用来活跃现场气氛。

四、会后统计

有了数字化会议系统的支持，关于到会率、迟到情况、会议满意度等的统计变得非常轻松。

对于面向外部客户的市场大会，更是可以从会前、会中、会后的用户行为中进行数据分析，以提升营销效果。譬如，我们可以从报名渠道分析用户来源和用户接受信息的习惯；从不同主题会议的用户数量来判断不同主题会议的受欢迎程度；从场内活跃程度可以看到大家的关注兴趣点等。

如何通过数字化工具和大数据分析，实现更技术范的精准营销，我们将在另一本书中进行阐述，此处不再展开。